El Servicio Ventanilla Digital es un canal 100% digital donde usted podrá presentar documentos digitalmente. Toda presentación de documentos que se realice por medio de este servicio se tramita en su totalidad digitalmente. Podrá presentar nuevos documentos para los registros de Bienes Inmuebles, Bienes Muebles y Personas Jurídicas, revisar los estados del documento, recibir correos de notificación de cada evento y realizar las siguientes acciones sobre documentos en trámite:

• Reingresar con una Razón Notarial
• Reingresar sin Razón Notarial
• Presentar Adicional
• Presentar Retiro sin Inscribir
• Presentar un Ocurso
• Presentar una Calificación Formal

Prepárese !! , antes de utilizar el Servicio de Ventanilla Digital debe tener los siguientes componentes en su computadora:

• Java Versión 8
• Firmador BCCR
• Adobe Acrobat Reader DC
• Aplicar la guía de configuración del MICITT para firmar digitalmente el documento PDF

Ventanilla Digital está disponible para los Notarios registrados ante la Dirección Nacional de Notariado que cuenten con una Firma Digital al día y se encuentren debidamente habilitados.

En Ventanilla Digital ya no se requiere utilizar el papel ni la boleta de seguridad en sus documentos, ahora su firma digital es la herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría, no repudio e integridad de los documentos digitales.

En Ventanilla Digital se admiten únicamente archivos PDF firmados digitalmente por el notario cartulante, excepto en el caso específico de presentación de ciertos documentos privados ante el Registro de Bienes Muebles, que, debido a su naturaleza, son imprescindibles para concretar una determinada inscripción.

Si, en Ventanilla Digital se solicita únicamente que el PDF contenga al menos la firma digital del notario cartulante, además de esta, el PDF puede contener otras firmas.

Usted puede ingresar y navegar en cualquier momento en el Servicio de Ventanilla Digital, únicamente la presentación de documentos está limitada en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de lunes a viernes, conforme al artículo 29 del Reglamento del Registro Nacional respetando el Principio de Prioridad Registral.

Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

Para subsanar el defecto de un documento mediante razón notarial solo debo adjuntar la razón notarial en formato PDF y no la integridad del documento.

Si el documento es calificado como defectuoso y requiere adjuntar documentación anexa (como boleta de RTV), en esta fase debe realizarlo en la opción “Reingresar con razón notarial” y se procederá a adjuntar lo requerido.

Con interpretación homóloga conforme a los artículos 114 y 115 del Código Notarial debe incluirse el engrose en todos documentos digitales.

La Firma Digital es una solución tecnológica que le permite autenticarse en Internet y firmar documentos electrónicos con todo el respaldo legal, al garantizar su identidad en la red. Dicho de otra forma, es como su cédula de identidad, pero para el mundo digital, con ella puede realizar trámites institucionales de una forma conveniente y novedosa.

La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al firmante como autor de ésta de manera única, como si se tratara de una firma manuscrita. Por sus características brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los usuarios, ya que con su uso se puede identificar al autor de la firma y además verificar que no se ha modificado el contenido firmado.

La firma digital avanzada contiene información que permite determinar con certeza su validez incluso después que el certificado digital ha vencido. Para lograr esto la firma digital incluye una estampa de tiempo e información de validación que permiten determinar la existencia y validez de la firma digital en un momento del tiempo anterior al vencimiento o revocación del certificado. La estampa de tiempo que incluye la firma digital avanzada permite determinar que la firma digital existía antes de la fecha y hora dada por la estampa.

Una firma digital básica pierde la certeza de su validez cuando expira el certificado. Una firma digital avanzada sigue siendo válida durante plazos largos que van más allá de la expiración del certificado. Para la presentación de sus documentos en Ventanilla Digital lo apropiado es utilizar la firma digital avanzada.

La Ley 8454 establece que la firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada tiene la equivalencia jurídica de una firma manuscrita.

• Genere el documento en Word
• Desde Word guarde el documento como PDF
• Abra el documento PDF en Adobe Acrobat Reader DC
• Seleccione Herramientas en la barra de menú
• Seleccione Certificados
• Seleccione Firmar Digitalmente
• Cree un recuadro de texto en el lugar donde desee estampar su firma digital
• Seleccione su firma y asegúrese de que junto a su nombre aparezca "CA SINPE - PERSONA FISICA"
• De clic en Firmar
• Coloque el nombre del nuevo PDF firmado digitalmente
• De clic en Guardar
• Coloque el PIN de su firma digital
• De clic en Aceptar

El documento PDF ahora está firmado digitalmente por usted con una firma avanzada LTV !

Para firmar un documento PDF con su firma digital puede utilizar Adobe Acrobat Reader DC u otra herramienta para firmar documentos que cumpla con la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente de Costa Rica.

Debe seguir la guía del MICITT para configurar su Adobe Acrobat Reader DC para firmar sus documentos digitalmente con firma avanzada. La misma la puede encontrar en la sección Requisitos, es uno de los 4 requisitos para utilizar correctamente el Servicio de Ventanilla Digital.