揭開影印機成本的計算真相！2大關鍵算給你聽!影印機的使用成本遠比想像中還要複雜！
首先，我們必須正確區分影印機「硬體成本」與「使用成本」這兩大部分：*清楚計算並拆分這兩大部分，才能真正控制成本。
影印機成本
影印機硬體成本 ＝ 月租費 × 租賃總期數（簡單說，就是這台機器到底要花多少錢）
影印機使用成本 ＝ 每份影印單價 × 每月影印張數
舉例來說，若您租用一台月租費 3,000 元、租期 5 年的影印機，硬體成本就是： 3,000 × 60 = 180,000 元（這就是機器本身的費用，總價 18 萬，以每月 3,000 元分 60 期支付）
假設每月平均影印 1,000 張黑白及 100 張彩色，且超印費用黑白單價 0.3 元、彩色單價 3 元計算，那麼每月的使用成本就是： (1,000 × 0.3) + (100 × 3) = 600 元
所以，每月的總費用就是： 3,000 + 600 = 3,600 元
然而，影印機廠商常使用一種極易混淆的報價方式，那就是：
「XXXX元/月，包含 XXX 張黑白及 XXX 張彩色列印」
例如，廠商報價給您： 4,000 元/月，包含 1,000 張黑白及 100 張彩色列印。超過此上限，便須額外支付每張的超量費用（黑白 0.3 元，彩色 3 元）。
表面上這報價看似相當划算，但實際上卻難以評估成本價值。尤其廠商常用”贈送張數”字眼包裝，其實就是期望透過規定您至少要列印 1,000 張黑白及 100 張彩色，來提高總體租金。
根據此報價內容，其實可先拆分「使用成本」： (1,000 × 0.3) + (100 × 3) = 600 元
也就是說，4,000 元在扣除 600 元使用成本後，3,400 元就是「機器租金」，比起上例則多付了 400 元！
這種模糊報價方式，使得消費者難以清楚看見實際的硬體與使用成本，長期下來勢必將支付過多冤枉費用。
影印機費用
因此，我建議企業主在評估採購時，務必注意以下兩點：
若比較不同廠商的報價，一定要將租賃總期數（年限）設為相同基準，才能準確評比機器硬體成本。
計算每月總費用時，先將「包含張數」的使用成本扣除，再分別比較機器租金和使用成本。
這麼做的好處不只能夠明確的區分兩種費用，甚至有時候還能避免中古機被當成全新機來賣情況。
曾經有案例，廠商為了取得訂單，在月租金內贈送超額的免費張數，拆算後發現，硬體成本是0，一查之下才得知，原來廠商報的是10年以上的中古機，卻謊稱是新機器。
所以當下次，你在進行拆算時，發現機器租金遠低於市場行情太多，就要懷疑對方是否在使用中古機了。
Darren的建議與想法：
透過公式和數值計算，我們可以快速評估影印機的實際使用成本。然而，選購影印機絕不僅僅是看數字那麼簡單。企業主們還必須注意廠商的規模和服務質量，才能確保日後使用體驗無虞。
若付了昂貴的月租金，卻因故障率過高，原本每月能使用 22 天的設備，有超過 3 天以上都在等待維修或更換零件。甚至有些廠商為了圖利，可能會使用品質差的零件或副廠碳粉維修，這當然無法解決根本問題。
影印機費用
曾經有消費者跟我說，機器常常壞是廠商的問題，反正他們要處理好就行，用什麼品質的零件對我們而言無所謂
但我還是很有耐心的與他溝通。因為到最後，受影響的仍是消費者自己。儘管付了整月租金，卻無法完整使用影印機。
最後我想提醒一下，當有多家廠商同時報價時，採購人員首先要先設定一個非常重要的基準點──這此採購到底是否需要全新機呢？還是中古機也可以？如果選擇中古機，那其標準又是幾年內或是總歷史印量需要多少以內？
唯有先將這個起始基準控制好，接下來的費用評估才有意義。就好比你要比較一輛全新車和一輛開了5年的中古車，如果沒有先設定好基準，整個評估過程根本就已經失去公平性。
總之，影印機雖小，卻攸關企業的營運效率和成本控管。準確掌握成本計算細節，勢必能為公司省下一大筆冤枉錢。希望每位企業主都能透過正確方式評估，把影印機這個好夥伴發揮提升效率、節省成本的應有價值。
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