Aber all diese Eigenschaften sind nur mit einer intakten, gut gewarteten Infrastruktur möglich. Das Department of Enterprise Assets Management (DEAM) der Stadt spielt eine zentrale Rolle bei der Aufrechterhaltung einer reibungslos funktionierenden Infrastruktur.

Die Abteilung kümmert sich um physische Assets, die unter den allgemeinen Fonds der Stadt fallen, wie z. B. das Rathaus, das Stadtgericht, Gemeindezentren, Feuerwachen und Polizeireviere. Insgesamt unterhält die Abteilung 51 Einrichtungen. Darüber hinaus verwaltet sie die Kapitalprogramme für neue städtische Bauprojekte.

Das Engagement für die Bürger und die Mitarbeiter der Stadt ist für das DEAM von entscheidender Bedeutung. „Das Rückgrat der Wartung von Einrichtungen ist ihr Kundenservice“, sagt Remy Saintil, Commissioner des DEAM. „Die Feuerwehrleute in den Feuerwachen brauchen zum Beispiel eine Umgebung, in der sie produktiv sein können und bereit sind, zur Brandbekämpfung auszurücken. Sie sollten sich keine Sorgen darüber machen müssen, dass das Dach undicht ist oder die Klimaanlage nicht funktioniert.“

Als Saintil im Jahr 2020 zum DEAM kam, war das Asset-Management-System der Abteilung veraltet. „Wir brauchten ein System, mit dem wir Wartungsprogramme erstellen, Arbeitsaufträge entgegennehmen und dann kontinuierlich mit den Antragstellern kommunizieren konnten“, sagt Saintil. „Enterprise Asset Management ist der Name unserer Abteilung. Wir wollten die Experten in diesem Bereich sein und unsere ISO 55001-Zertifizierung erhalten.“

Eine Zertifizierung hat für eine Stadt viele Vorteile. Durch die Förderung des Asset-Managements trägt sie dazu bei, dass die Einrichtungen gut gewartet und die Steuergelder sinnvoll eingesetzt werden. Und durch die Verbesserung von Anleihe- und Versicherungsratings kann eine Stadt Geld sparen.

Der Zertifizierungsprozess ist streng und umfasst zahlreiche Audits über mehrere Jahre. Nur acht Einrichtungen in den USA sind derzeit zertifiziert, zwei davon im Großraum Atlanta: die Metropolitan Atlanta Rapid Transit Authority (MARTA) und der Flughafen von Atlanta. Saintil und sein Team wollten ein Atlanta-Dreigespann daraus machen, mit DEAM als drittem Beteiligten.

Saintil gehörte zu dem Team, das die Zertifizierungsinitiative bei MARTA leitete und ein separates Proof-of-Concept-Projekt mit den Funktionen zur vorausschauenden Wartung von IBM durchführte.Er kannte die Stärken der Lösung sehr genau, insbesondere im Hinblick auf die Zertifizierungsanforderungen, die streng sind und Jahre dauern.„Ich brauchte ein stabiles Enterprise-Management-System mit den neuesten Funktionen“, sagt er.„Ich wusste, dass diese Funktionen bei IBM und der IBM® Maximo® Application Suite verfügbar waren, also haben wir uns für diesen Weg entschieden.“

Glücklicherweise hatte die Stadt bereits einen Vertrag über die Nutzung der IBM Maximo Application Suite für das Asset-Management abgeschlossen, die in mehreren Behörden sehr erfolgreich vor Ort eingesetzt wird. Die Lösung bietet eine einzige, integrierte Plattform mit Zugang zu umfassenden Anwendungen für Überwachung, Wartung und Zuverlässigkeit in den jeweiligen Abteilungen. Diese Abteilungen können die Plattform nutzen, um Wartungsarbeiten zu planen und zu terminieren, Arbeitsaufträge zu verfolgen und den Bestand an Wartungs-, Reparatur- und Betriebsmitteln auf einer einzigen Plattform zu verwalten.

Aber Saintil wollte die Möglichkeiten der Lösung noch weiter ausschöpfen. Er interessierte sich besonders für die Nutzung als cloudbasierter Managed Service, bei dem IBM die Plattform in der IBM^® Cloud hostet und verwaltet, sowie für die Funktionen zur vorausschauenden Wartung, die IBM^® Watson Machine Learning nutzen.

Die Vorbereitung war der Schlüssel zum Erfolg des Projekts. Das DEAM-Team arbeitete gemeinsam mit IBM Expert Labs an der Ausarbeitung eines Plans. Der erste Schritt bestand darin, die Mitarbeiter darüber aufzuklären, was Enterprise-Asset-Management überhaupt ist und wie es ihnen dabei helfen kann, ihre Aufgaben zu erledigen. Zusätzlich zu den Schulungen für das Asset-Management arbeitete Saintil mit seinem Team zusammen, damit sie sich für Maximo zertifizieren lassen konnten.

Da die früheren IBM Maximo-Implementierungen der Stadt ausschließlich lokal ausgeführt wurden, musste das Team den Vertrag mit IBM aktualisieren, damit es die Lösung als Managed Service in der IBM Cloud einsetzen konnte. Es dauerte eine Weile, bis die Details mit der städtischen Rechtsabteilung ausgearbeitet waren, aber die Bemühungen zahlten sich aus und der Vertrag wurde 2021 genehmigt.

Als der aktualisierte Vertrag vorlag, kam das Projektteam ins Spiel. Das IBM Team zog den IBM Business Partner Aquitas Solutions zur Unterstützung bei der Implementierung hinzu. „Aquitas überprüfte den Prozessplan, die Art der Informationen über unsere Assets, die wir sammeln mussten, und die Art und Weise, wie wir diese Informationen sammeln und in Maximo einpflegen würden“, sagt Saintil. „Wir beschlossen, die Synergie zu nutzen und gleichzeitig Informationen über die Zustandsbewertung der Anlagen zu sammeln.“

Während der gesamten Planungs- und Implementierungsphase war IBM Customer Success im Hintergrund tätig, arbeitete kontinuierlich mit den Teams von DEAM und Aquitas zusammen, führte monatliche Überprüfungen durch und stellte Erkenntnisse und Input zur Verfügung.

Das Sammeln der Daten kostete Zeit und Mühe. „Es war eine zermürbende Aufgabe, für die wir viele Arbeitsstunden aufwenden mussten“, sagt Tiffany Burden, Director of Administration bei DEAM. „Aber nachdem wir die Informationen gesammelt hatten, haben wir mit Aquitas zusammengearbeitet, um sie in das System zu übertragen. Und wir sind immer noch dabei. Das ist kein Prozess, der irgendwann aufhört – er läuft kontinuierlich weiter. Das System ist nur so gut wie die Informationen, die man einpflegt. Deshalb haben wir auch ein Team von Mitarbeitern, die die Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen.“

Der Prozess des Hochladens der Informationen in Maximo begann Mitte 2022 und im März 2023 startete DEAM sein neues Asset-Management-System.

Das neue Asset-Management-System bildet die solide Grundlage, die DEAM für die ISO 55001-Zertifizierung benötigt, und ermöglicht es der Abteilung, Dinge zu tun, die sie bisher nicht getan hat.

„Mit diesem System können Benutzer – egal ob Direktor, Beauftragter, Vorgesetzter oder Mechaniker für die Wartung von Einrichtungen – auf ein Dashboard zugreifen, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen“, sagt Burden. „Unsere Mechaniker können ihre Tickets sofort sehen und Vorgesetzte erhalten Einblick in den Standort und den Status aller offenen und geschlossenen Tickets. Wir können auch Leistungsmetriken erfassen und Berichte erstellen.“

Daten sind das Herzstück dieser Innovation. „Man kann keine Berichte ohne Historie erstellen“, sagt Saintil. „Mit den Informationen, die wir jetzt sammeln, erstellen wir diese Historie. Darin liegt der wahre Wert: Daten zu haben, die wir nutzen und mit denen wir etwas anfangen können. Wir freuen uns also, dass wir diese Möglichkeit haben – Daten zu sammeln, zu formatieren und in einem Asset-Management-System zu speichern – all diese Dinge, die es vorher nicht gab. Jetzt, wo wir diese Möglichkeit haben, ist es einfach großartig. Es ist wunderbar.“

Laut Saintil sind die Reaktionen der städtischen Angestellten inzwischen sehr positiv. „Am besten ist es, die Begeisterung der Mitarbeiter in den Feuerwachen und Polizeirevieren zu sehen, denn sie wissen, dass sie jetzt eine Möglichkeit haben, ihre Probleme zu kommunizieren.“

Die Lösung wird letztendlich auch zu den Nachhaltigkeitsinitiativen der Stadt beitragen. Sie wird DEAM nicht nur dabei helfen, die Assets der Stadt zu pflegen und zu erhalten, sondern auch, die Einrichtungen effizienter zu betreiben und den Technikern Zeit und der Stadt Geld zu sparen, da sie weniger reisen müssen, um defektes Equipment zu überprüfen und zu reparieren.

Das Team plant, die Fähigkeiten von Maximo weiter auszubauen, insbesondere im Bereich der KI. „Der Einsatz von IBM Watson wird für uns von großer Bedeutung sein“, sagt Saintil. „Zum Beispiel die Möglichkeit, ein Asset-Handbuch in Maximo hochzuladen, dann Abfragen zu stellen und auf der Grundlage von Fragen und Eingaben eine Antwort darauf zu erhalten, was falsch ist. Ein System zu haben, das uns bei der Suche nach der Ursache eines Problems unterstützt, wird uns enorm helfen.“

Das Konzept der vorausschauenden Wartung kann auch sehr wertvolle Informationen liefern, z. B. wann ein Techniker mehr Schulung benötigt, wie Equipment an einem bestimmten Tag bei bestimmten Wetterbedingungen läuft und wie die Leistung sein wird – alles basierend auf den gesammelten Informationen.

„Sobald dies der Fall ist, werden wir ein wirklich stabiles System haben, bei dem wir nicht mehr so stark von den Umweltbedingungen beeinflusst werden“, sagt Saintil. „Das wird der eigentliche Beweis für den Erfolg sein.“

Das Fundament für den zukünftigen Erfolg ist stark und wird durch die Zusammenarbeit zwischen DEAM und IBM noch weiter gefestigt. „IBM ist im Moment unser bester Freund“, sagt Saintil. „Die Beziehung ist fantastisch. Es war nicht immer einfach, die Vorschriften der Stadtverwaltung zu erfüllen. Aber selbst in meiner Zeit bei MARTA war die Beziehung zu IBM phänomenal.“

DEAM (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist eine Zweigstelle der Stadtverwaltung von Atlanta, die für das Asset-Management von 51 städtischen Einrichtungen zuständig ist, darunter das Rathaus von Atlanta, das Stadtgericht von Atlanta, das Hauptquartier für öffentliche Sicherheit, Feuerwachen und Polizeireviere. Die Abteilung überwacht auch neue städtische Bauprojekte und verwaltet den Bestand der Stadt an eigenen und gepachteten Immobilien. 

Über Aquitas Solutions

Der in Atlanta im US-Bundesstaat Georgia ansässige IBM Business Partner Aquitas Solutions (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein Anbieter von Asset-Management- und IoT-Lösungen für Unternehmen. Das Unternehmen wurde 2006 gegründet.