Sekretärin: Ausbildung & Aufgaben

Was ist eine Sekretärin?

Eine Sekretärin ist für allgemeine Büro- und Routinearbeiten in einem Unternehmen oder einer Behörde verantwortlich. Dazu zählen zum Beispiel der Telefonverkehr, die Terminplanung und die Vorbereitung von Geschäftsreisen. Darüber hinaus erfüllt sie repräsentative Pflichten. Als erste Ansprechpartnerin trägt sie grundlegend zur Außenwirkung ihres Arbeitgebers bei. Damit fungiert eine Sekretärin als Schnittstelle und Filter zwischen Geschäftsführung, Personal und Kunden.

Sekretärin und Sekretär sind keine geschützten Berufsbezeichnungen. Jeder, der im Büro arbeitet und dort sekretariatsähnliche Arbeiten ausübt, kann sich so nennen.

Was macht eine Sekretärin?

Als Sekretärin oder Sekretär unterstützt Du die Unternehmensführung oder die Abteilung eines Geschäftsbereichs, indem Du organisatorische und repräsentative Aufgaben wahrnimmst. Dazu bearbeitest Du E-Mails, telefonierst, machst Termine für Mitarbeiter und Führungskräfte, verfasst Protokolle, bereitest Konferenzen vor und planst Geschäftsreisen. Dafür stehst Du in regelmäßigem Kontakt mit Deinen Vorgesetzten.

Darüber hinaus bist Du der Ansprechpartner für Mitarbeiter. Sie kommen mit Anfragen und Problemen auf Dich zu, bei deren Lösung Du behilflich bist. Insgesamt liegen Deine Aufgaben als Sekretärin damit im Bereich der Verwaltung und Kommunikation.

Wie wird man Sekretärin?

Es gibt keine einheitliche Sekretärin-Ausbildung in Deutschland. Dir stehen daher mehrere Wege offen, eine qualifizierte Ausbildung zur Sekretärin zu erlangen:

Ausbildung

In der Regel machst Du eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, um Sekretärin oder Sekretär zu werden. Du kannst dazu zum Beispiel eine Ausbildung als Kauffrau für Bürokommunikation, als Kauffrau für Marketingkommunikation oder als Industriekauffrau absolvieren. Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretärin ist für den Beruf geeignet.

Zulassungsvoraussetzungen

Um eine Ausbildung im Hinblick des Sekretärinnen-Berufes beginnen zu können, musst Du keinen bestimmten Schulabschluss mitbringen. Bei der Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement werden überwiegend Bewerber mit einem Realschulabschluss zugelassen. Bei den Ausbildungen als Kauffrau für Marketingkommunikation und als Industriekauffrau hast Du mit einem Realabschluss ebenfalls gute Chancen auf die Zulassung, besser stehen diese jedoch mit einem Fachabitur und einem Abitur.

Ausbildungsablauf

Die Ausbildungen, die Dich für den Beruf qualifizieren, laufen alle nach dem dualen Prinzip ab. Das heißt: Einen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in der Berufsschule ab. Hier eignest Du Dir die theoretischen Inhalte des Berufs an, indem Du zum Beispiel Kurse zu den Themen Buchhaltung, Assistenz und Sekretariat sowie Verwaltung und Recht belegst. Den anderen Teil Deiner Ausbildung leistest Du in einem Ausbildungsbetrieb ab. Hier lernst Du die Aufgaben einer Sekretärin in der Praxis kennen.

Unabhängig vom gewählten Bildungsweg dauert die Sekretärinnen-Ausbildung 3 Jahre. In einigen Ausbildungen ist es möglich, die Dauer durch gute Noten zu verkürzen.

Quereinsteiger

Du musst nicht unbedingt eine relevante Ausbildung zur Sekretärin absolviert haben, um in dem Beruf arbeiten zu können. Die Branche weist viele Quereinsteiger auf, sodass Du Dich auch mit einer Ausbildung oder Berufserfahrung in einem anderen Bereich dafür qualifizieren kannst. Oftmals entdecken Berufstätige in einem anderen Job, dass sie außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten aufweisen und wechseln dann in den Sekretärinnen-Beruf.

Weiterbildung

Nach Deiner Sekretärin-Ausbildung kannst Du Dich weiter für den Job qualifizieren, indem Du Fortbildungen absolvierst. Fortbildungen sind bei Arbeitgebern besonders gern gesehen, da sie Dich konkret auf Deine Sekretärin-Aufgaben vorbereiten. Du kannst dabei zum Beispiel eine Weiterbildung im Bereich Büromanagement machen. Dann können unter anderem Fächer wie Sekretariatskunde, Textformulierung, Protokollführung, EDV und Briefgestaltung auf Deinem Stundenplan stehen.

Die Fortbildungen sind je nach gewähltem Thema und Anbieter unterschiedlich lang. In der Regel schließt Du diese mit einer Prüfung ab und erhältst dann ein Zertifikat. Besonders angesehen ist dabei das Zertifikat der Industrie- und Handelskammer. Es ist deutschlandweit anerkannt.

Wo arbeitet eine Sekretärin?

Eine Sekretärin wird überall dort gebraucht, wo allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten geleistet werden müssen. Daher kannst Du mit einer Ausbildung zur Sekretärin unter anderem bei diesen Arbeitgebern tätig werden:

Handelsunternehmen
Industrieunternehmen
Handwerksfirmen
Behörden
Verbände

Wie sieht der Arbeitsalltag aus?

In Deinem Arbeitsalltag warten unter anderem diese Sekretärin-Aufgaben auf Dich:

Terminvergabe

Kunden Deines Arbeitgebers melden sich bei Dir im Sekretariat, wenn Sie einen Termin mit einer Führungskraft oder der Geschäftsführung haben möchten. Du bist dann dafür zuständig, Termine so zu vergeben, dass sie in den Plan des Betreffenden passen.

Reisemanagement

Gehen Geschäftsführung oder Mitarbeiter auf Reise, beispielsweise zu einem Kunden oder zu einem Event, planst Du diese für sie. Dafür organisierst Du den Transport, die Übernachtung in einem Hotel und gegebenenfalls Treffen mit Geschäftspartnern.

Büromaterialbeschaffung

Material wie Papier, Stifte und Ordner müssen für das gesamte Unternehmen stets zur Verfügung stehen. Daher gehört es auch zu den Aufgaben einer Sekretärin, rechtzeitig Bürobedarf nachzubestellen.

Buchführung

Damit Unternehmen einen Überblick über ihre Kosten haben, kümmerst Du Dich gegebenenfalls um die Buchführung. Du sorgst so dafür, dass Einnahmen, Ausgaben und alle weiteren steuerlichen Positionen sauber dokumentiert werden.

Übersetzungen

Zu den Aufgaben einer Sekretärin zählen auch Übersetzungen. Denn: Nicht immer erhalten Mitarbeiter oder Geschäftsführung Korrespondenzen in deutscher Sprache. Du bist dann verantwortlich, diese zu übersetzen. Auf diese Weise sparst Du ihnen viel Zeit.

Protokollführung

Die Protokollführung gehört zu den wesentlichen Sekretärin-Aufgaben. Viele Treffen mit Geschäftspartner müssen schriftlich dokumentiert werden, sodass diese auch später noch nachvollzogen werden können. Du bist daher verantwortlich, Gespräch und Treffen zu protokollieren und aufzubereiten.

Korrespondenzen

Jeden Tag erhält Dein Arbeitgeber dutzende Mails und Anrufe. Du kümmerst Dich um diese und erledigst somit die Korrespondenzen in Vertretung der Geschäftsleitung.

Eventplanung

Ob Weihnachtsfeier, Geburtstag oder Incentive – es gehört zu Deinen Sekretärin-Aufgaben, wichtige Feiern und Events für Deinen Arbeitgeber zu organisieren. Dafür buchst Du zum Beispiel Locations, Catering oder bestimmte Programme oder Besuche.

Wie sieht der Arbeitsplatz aus?

Einen Großteil Deiner Zeit verbringst Du am Computer und am Telefon. Hier organisierst Du alle Aufgaben rund um die Verwaltung und Kommunikation Deines Arbeitgebers. Ab und zu nimmst Du an wichtigen Gesprächen und Meetings teil, um Dich dabei um die Protokollführung zu kümmern. Gelegentlich übernimmst Du auch Botengänge, um zum Beispiel Büromaterial zu beschaffen.

Was verdient eine Sekretärin?

Je nachdem, für welche Ausbildung zur Sekretärin Du Dich entschieden hast, variiert Dein Gehalt während der Ausbildungszeit. Grundsätzlich erhältst Du im ersten Lehrjahr einen Lohn zwischen 649 Euro und 1.218 Euro. Im zweiten Lehrjahr landen dann 750 Euro bis 1.268 Euro auf Deinem Konto. Im letzten Lehrjahr warten auf Dich 876 Euro bis 1.314 Euro auf Dich.

Hast Du Deine Sekretärinnen-Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, hängt Dein Einkommen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen unter anderem die Branche, Deine Ausbildung, eventuelle Fortbildungen, Deine Berufserfahrung und die Größe und der Standort Deines Arbeitgebers. Durchschnittlich liegt das Einstiegsgehalt bei 2.500 Euro brutto im Monat. Nach ca. 3 bis 6 Jahren im Beruf kommst Du auf ca. 2.900 Euro. Bist Du 9 Jahre und länger dabei, sind 3.500 Euro brutto im Monat realistisch.