Ordner

Ratgeber Ordner � wenn die Ablage sortiert und strukturiert sein soll

Sie sind DER Klassiker unter den Ablagesystemen. Ganz gleich, ob im B�ro, im Haushalt oder in der Schule � um Unterlagen sortiert und strukturiert abzulegen, f�hrt (fast) kein Weg an Ordnern vorbei.

Welche Unterschiede gibt es bei Ordnern und auf welche Aspekte sollte ich beim Kauf achten? Wie gestaltet sich die Ablage mit den Ordnern besonders �bersichtlich? Und wie kann ich die Ordner beschriften? In diesem Ratgeber haben wir alle wichtigen Informationen zum Thema Ordner f�r Sie zusammengestellt: Im Folgenden finden Sie Antworten auf die h�ufigsten Fragen und erhalten zudem praktische Tipps rund um die sortierte Ablage im B�ro und im Haushalt.

Was ist ein Ordner?

Als �Hefter mit steifen Deckeln, breitem R�cken und einer mechanischen Vorrichtung zum Abheften von gelochten Bl�ttern� beschreibt der Duden den Ordner mit seinem typischen und unverkennbaren Erscheinungsbild. Ordner dienen dabei zur �bersichtlichen und strukturierten Ablage und Archivierung von Dokumenten und Unterlagen aller Art. Die stabile Hebelmechanik erm�glicht es dabei, die Bl�tter einzeln und sogar nachtr�glich an jeder beliebigen Stelle einzuf�gen oder zu entnehmen. F�r Struktur bei diesem Ordnungssystem k�nnen mehrere Elemente sorgen: Dazu geh�ren unter anderem die Beschriftungsetiketten, ein Register sowie unterschiedliche Farben bei den Ordnern. Praktische Funktionen bieten die Raumsparschlitze, das Griffloch sowie ein Kantenschutz.

Seit wann gibt es Ordner?

Die erste Version eines Ordners wurde bereits im Jahr 1886 erfunden. Der Sauerl�nder Friedrich Soennecken meldete seine Erfindung als Briefordner zum Patent an � und als wichtige Erg�nzung etwas sp�ter sogar noch den Locher. Nur wenige Jahre sp�ter entwickelte dann Louis Leitz in seinem Unternehmen in Stuttgart-Feuerbach den Aktenordner so weiter, wie wir ihn in der heutigen Form kennen. Aus diesem Grund ist die Bezeichnung �Leitz-Ordner� als �berbegriff noch heute weit verbreitet.

Aufgrund mehrerer Modifikationen konnte Emil Mehle, ein Unternehmer aus G�ttingen, im Jahr 1905 ebenfalls ein Patent auf seinen �MEHLE�-Ordner anmelden. Auch die Firma ELBA war an der Entwicklung beteiligt. So lie� sich ihr Inhaber Erich Kraut im Jahr 1953 die Raumsparschlitze patentieren.

Welche Arten von Ordnern gibt es?

Aktenordner, B�roordner, Schulordner, Briefordner � f�r den klassischen Ordner gibt es mehrere Bezeichnungen, die abh�ngig von ihrer Nutzung verwendet werden: So legt man in einem Aktenordner Akten ab, ein Schulordner ist f�r die Verwendung von Unterlagen aus der Schule gedacht und in einem Briefordner wird die schriftliche Korrespondenz verstaut � Funktionale und optische Unterscheidungsmerkmale bestehen jedoch nicht. Dementsprechend sind B�roordner im Grunde nichts anderes als Schul- oder Ringordner.

Es gibt aber Ordner-Sonderformen, die von der klassischen Form etwas abweichen. Das sind:

• Doppelordner haben zwei Hebelmechaniken, sodass zwei Schriftst�cke in halber Gr��e �bereinander darin Platz finden. Abheftbar sind zudem vierfach gelochte Bl�tter.
• H�ngeordner lassen sich aufh�ngen und eignen sich zur Ablage im H�ngeregister
• Kontoauszugsordner sind Ordner im Format DIN A5, die speziell zum Abheften von Kontoausz�gen konzipiert sind.
• Motivordner zeichnen sich durch ihr buntes Design teils mit farbigen Motiven aus.
• Ringbuch und Ringhefter sind in der Regel schmaler als Ringordner und k�nnen daher weniger Bl�tter aufnehmen.
• Pr�sentationsordner garantieren eine gesch�tzte Ablage und sind gleichzeitig optisch ansprechend. Typisch f�r diesen Ordner ist die Einsteckh�lle auf der Vorderseite.

In welchen Bereichen kommen Ordner zum Einsatz?

Genauso wie Locher und Heftger�te geh�ren Ordner unbedingt zum standardm��igen B�robedarf � kaum ein Arbeitsplatz, an dem nicht mehrere Ordner f�r die praktische und sortierte Ablage genutzt werden. Man findet die Ordner dabei vor allen in den B�ros von Unternehmen und das unabh�ngig von der Branche und dem Arbeitsbereich. Zum Einsatz kommen sie genauso in Kanzleien, Arztpraxen, Krankenh�usern, Schulen, �mtern und Beh�rden. Die Aufz�hlung lie�e sich beinahe beliebig fortf�hren, schlie�lich bieten Ordner eine gesch�tzte und platzsparende M�glichkeit zur Ablage von Unterlagen aller Art � abgelegt werden hier Rechnungen und Angebote genauso wie Kalkulationen, Vertr�ge, Personalakten sowie Zeugnisse, Arbeitsbl�tter und allgemeiner Schriftverkehr. Untergebracht werden k�nnen neben gelochten Zetteln zudem schmale Gegenst�nde, wie beispielsweise Speicherkarten, CDs, Schl�ssel oder �hnliches. Diese Sachen legt man einfach in Klarsichth�llen, die dann abgeheftet werden.

Nicht weniger h�ufig gefragt sind die Ordner im privaten Bereich. F�r die pers�nliche Ablage stellen sie sogar das Ordnungssystem Nummer eins im Haushalt dar. F�r die relevanten Themen � von Steuer, Wohnen und Finanzen �ber Versicherungen und Beruf bis hin zu Vertr�gen und Fahrzeugen � legt man jeweils einen Ordner an und verstaut neue Dokumente und Unterlagen dann schnell darin. H�ufig verwendet werden hier die Kontoauszugsordner zur Ablage der wichtigen Bankunterlagen. Auch f�r die Schule und das Studium sind die Aktenordner eine gute Sache. Sortiert nach Unterrichtsf�chern landen darin alle Arbeitsmaterialien f�r die langfristige Ablage beziehungsweise Archivierung.

Dar�ber hinaus lassen sich Ordner als Pr�sentationsmedium nutzen, um anderen Personen �bersichtlich zusammengestellt bestimmte Informationen zu pr�sentieren. Das kann zum Beispiel bei Seminaren, Fortbildungen, Pr�sentationen und anderen Veranstaltungen sinnvoll sein. Aber auch an Rezeptionen, in Empfangsbereichen oder in Hotelzimmern und Ferienwohnungen findet man h�ufig die mit Tipps und Informationen best�ckten Ordner.

Welche Vorteile bieten Ordner?

Wer sich f�r Ordner als passendes Ablage- und Ordnungssystem entscheidet, profitiert von einer Vielzahl an Pluspunkten. Hier ein �berblick �ber die Vorteile:

Ordner

• garantieren eine langfristige und dauerhafte Ablage und Archivierung von Dokumenten.
• sind eine vergleichsweise kosteng�nstige L�sung.
• k�nnen bei Bedarf ein gro�es Papiervolumen fassen.
• sind vielseitig f�r Unterlagen aller Art einsetzbar.
• bieten die M�glichkeit einer klaren Ablagestruktur f�r einen guten �berblick.
• sind einfach und unkompliziert in der Handhabung � Papiere sind mit wenigen Handgriffen schnell abgeheftet.
• sorgen f�r Ordnung und ein einheitliches Erscheinungsbild im Schrank und Regal.
• sind sehr stabil verarbeitet und verzeihen (unter anderem aufgrund ihres Kantenschutzes) auch mal einen etwas raueren Umgang.
• passen im Hinblick auf ihre Gr��e in (fast) alle Regale. Anders als beispielsweise H�ngeregister brauchen sie keine Vorrichtung, sondern k�nnen im Grunde �berall abgelegt beziehungsweise abgestellt werden.
• sind in verschiedenen Formaten und Farben und mit unterschiedlichen R�ckenbreiten und Hebelmechaniken erh�ltlich.
• bieten dank ihrer Hebel-Ringmechanik die Option, einzelne Unterlagen nachtr�glich und zwischendrin abzuheften. Eine �nderung der Sortierung ist ebenfalls jederzeit m�glich.
• besitzen eine stabile Hebelmechanik mit einer unkomplizierten Handhabung. Diese erm�glicht es zum Beispiel, einzelne Bl�tter einfach herauszunehmen.
• lassen sich problemlos mehrfach verwenden.
• sind aufgrund der Raumsparschlitze raumsparend und nehmen nicht mehr Platz als notwendig weg.
• k�nnen individuell beschriftet werden.

Aus welchem Material sind Ordner?

Im Hinblick auf das Material haben Sie beim Einband der Ordner die Wahl zwischen

• Pappe

Der klassische Ordner besteht aus Karton. F�r die hohe Stabilit�t wird Papier zu fester Pappe zusammengepresst. Diese Ordner-Variante punktet mit ihrer Umweltfreundlichkeit und einem g�nstigen Preis.

• Kunststoff

Diese Ordner haben in der Regel eine Basis aus Papier, die mit Kunststoff (meist PP oder PVC) beschichtet ist. Ordner aus Kunststoff sind besonders robust, langlebig und unempfindlicher gegen �u�eren Einfl�ssen, wie beispielsweise Feuchtigkeit. Verschmutzungen lassen sich zudem unkompliziert wieder entfernen.

Unabh�ngig vom Material des Einbands besteht die Hebel-Ringmechanik bei einem klassischen Ordner immer aus Metall.

In welchen Formaten sind Ordner erh�ltlich?

Ordner gibt es in vielen Formaten f�r die unterschiedlichen Papiergr��en und Verwendungszwecke. Mit Abstand am h�ufigsten genutzt werden dabei die Ordner, die passend f�r das Papierformat DIN A4 konzipiert sind. Damit die einzelnen Bl�tter hierbei nicht an den Seiten �berstehen, sind die Ordner etwas gr��er. Ihre Ma�e betragen circa 32 cm in der H�he und 28 cm in der Breite. Die Tatsache, dass die Gr��e nahezu immer, auch unabh�ngig vom Hersteller gleich ist, garantiert ein einheitliches Erscheinungsbild bei der Ablage, wenn mehrere Ordner nebeneinander stehen.

Dar�ber hinaus gibt es weitere gr��ere und kleinere Ordnerformate. Das sind:

• DIN A3 hoch
• DIN A3 quer
• DIN A5 hoch
• DIN A5 quer
• DIN A6 quer

Wie breit ist ein Ordner?

Die unterschiedlichen Ordnerformate erhalten Sie in diversen R�ckenbreiten zwischen circa 5 und 8 cm. Hierbei gilt grunds�tzlich: Je breiter ein Ordner ist, desto mehr Dokumente lassen sich darin abheften. In der Regel gibt es die unterschiedlichen Modelle jeweils in den zwei Ausf�hrungen schmal und breit.

Die breiten DIN-A4-Ordner sind dabei in der Regel 8 cm breit und bieten Platz f�r bis zu 600 Blatt Papier mit einer Standardgrammatur von 80 g/m�. Schmale Modelle haben eine Standard-R�ckenbreite von 5 oder 5,2 cm und k�nnen bis zu 350 Blatt aufnehmen.

Alle erh�ltlichen R�ckenbreiten bei den Ordnern sind:

• 3,5 cm
• 4,5 cm
• 5 cm
• 5,2
• 7 cm
• 7,5 cm
• 7,7 cm
• 7,8 cm
• 8 cm
• 8,5 cm

Welche Hebelmechaniken stehen bei Ordnern zur Auswahl?

Damit alle Dokumente ihren festen Platz haben und nicht herausrutschen, ist die Hebelmechanik ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Ordners. �ber die Ringe lassen sich die gelochten Bl�tter sauber abheften. Hebelmechanik ist jedoch nicht gleich Hebelmechanik. Man unterscheidet:

• Qualit�ts-Hebelmechanik:

Dies ist die Standard-Mechanik im klassischen Ordner, die sich f�r den allt�glichen Gebrauch eignet. Die stabile Mechanik ist vergleichsweise g�nstig.

• Pr�zisions-Hebelmechanik:

Diese Luxus-Version der Qualit�ts-Hebelmechanik hebt sich durch ihre hochwertige Verarbeitung hervor, sodass eine lange Lebensdauer selbst bei h�ufiger Nutzung garantiert ist. Der etwas h�here Anschaffungspreis macht sich daher meist schnell bezahlt.

• 2-Hebelmechanik:

Bei diesem Modell verf�gt der sogenannte Doppelordner �ber zwei Hebelmechaniken, sodass ein doppeltes Abheften von schmaleren Dokumenten m�glich ist. Es k�nnen hier alternativ auch Dokumente mit Vierfachlochung abgeheftet werden.

• Leitz 180-Grad-Mechanik:

Diese Konstruktion finden Sie ausschlie�lich bei den Ordnern aus dem Hause Leitz. Aufgrund einer weiteren �ffnung der Ringe lassen sich die einzelnen Dokumente von beiden Seiten in den Ordner einlegen.

Wie beschriftet man Ordner?

Damit bereits von au�en und auf den ersten Blick ersichtlich ist, welcher Inhalt sich im Ordner befindet, lohnt sich f�r die sortierte und strukturierte Ablage eine eindeutige Beschriftung � und die macht nat�rlich auf der R�ckenseite am meisten Sinn. Schlie�lich ist sie selbst dann noch sichtbar, wenn mehrere Ordner eng nebeneinander stehen. F�r die Beschriftung gibt es dabei die zwei folgenden M�glichkeiten:

• selbstklebende Ordneretiketten

Standardm��ig befindet sich bei vielen Ordnern bereits ein Etikett auf dem Ordnerr�cken. Sobald neue Unterlagen abgelegt werden, klebt man einfach ein neues selbstklebendes R�ckenschild mit der passenden Beschriftung auf.

• Folientaschen mit Einstecketiketten

Bei dieser Variante befindet sich eine transparente Folientasche auf dem Ordner-R�cken. Durch einen Schlitz l�sst sich ein zuvor beschriftetes Etikett darin einschieben. Bei Bedarf tauscht man es einfach aus. Vor allem dann, wenn ein Ordner h�ufig seinen Inhalt wechselt, sind die Folientaschen empfehlenswert, da keine Etiketten �bereinander geklebt werden m�ssen.

Die Beschriftung selbst ist mit jedem beliebigen Stift m�glich. Bevor Sie ein Papieretikett in die Folientasche schieben, sollten Sie darauf achten, dass die Tinte bereits getrocknet ist, um ein Verschmieren zu verhindern. Alternativ k�nnen Sie die Etiketten auch bedrucken oder ein Beschriftungsger�t nutzen.

In welchen Farben gibt es die Aktenordner?

�Wolkenmarmorbezug� nennt sich das klassische Design eines Ordners in grau-schwarzer Optik mit wei�en �Wolken�, die man heute noch in vielen B�ros findet. Wer m�chte, kann aber auch auf Farbe setzen. Rote, gr�ne, gelbe und blaue Ordner sehen dabei nicht nur gut aus, sondern sie sorgen zudem f�r zus�tzliche Struktur und �bersicht im eigenen Ordnungssystem, wenn man bestimmten Themen oder Projekten jeweils andere Farben zuordnet. Dar�ber hinaus gibt es die Ordner auch in bunten Designs mit verschiedenen Motiven.

Warum haben manche Ordner ein Loch am Ordnerr�cken?

Es dient weniger zur Dekoration und hat auch nichts mit einer Bel�ftung der Papiere zu tun, das sogenannte Griffloch erf�llt vielmehr einen ganz praktischen Zweck. In diese kreisrunde Aussparung am unteren Bereich vieler Ordnerr�cken l�sst sich gut ein Finger stecken, mit dem man den Ordner dann zum Beispiel aus einem Regal oder aus dem Schrank ziehen kann. Praktisch ist diese Vorrichtung vor allem dann, wenn mehrere Ordner sehr eng nebeneinander stehen und sonst nur schwer zu fassen w�ren oder (in der H�he) schwer erreichbar sind.

Was hat es mit den zwei Schlitzen auf dem Ordnerdeckel auf sich?

�hnlich wie das Griffloch sind die zwei kleinen Schlitze mit ihrer Metallverst�rkung auf dem Einband des Ordners auf den ersten Blick nicht immer selbsterkl�rend. Es handelt sich hierbei um sogenannte Raumsparschlitze die ihrem Namen entsprechend unter anderem dazu dienen, Platz einzusparen. Da dank dieser Konstruktion die zwei breiten Ringe der Verschlussmechanik durch die Schlitze ragen, lassen sich die Ordner keilf�rmig zusammenklappen. Vorder- und R�ckendeckel werden so fixiert und der Ordner erh�lt mehr Stabilit�t. Die Raumsparschlitze sorgen zudem f�r eine geringere Breite der Ordner. Diese Platzersparnis macht sich vor allem f�r die Ablage in der Drehs�ule bemerkbar.

K�nnen Ordner wiederverwendet werden?

Aufgrund ihrer festen Struktur und ihrer stabilen Verarbeitung ist es problemlos m�glich, bereits verwendete Ordner auch ein zweites, drittes, vielleicht sogar viertes Mal f�r eine neue Ablage zu nutzen. Nat�rlich ist das nur dann empfehlenswert, wenn der Ordner noch unbesch�digt und funktional ist und sich die Dokumente weiterhin ordentlich abheften lassen.

F�r eine bereits bestehende Beschriftung gibt es in der Regel immer eine L�sung: Bei einem Einschubsichtfenster wechseln Sie einfach den Papierstreifen aus oder � noch einfacher � drehen ihn um und beschriften ihn neu. Selbstklebende Ordneretiketten lassen sich einfach mit einem neuen R�ckenschild oder einem anderen Aufkleber �berkleben.

Wo kann man alte Ordner entsorgen?

Alte, leere und nicht mehr gebrauchte Ordner k�nnen grunds�tzlich im Restm�ll entsorgt werden. Das ist jedoch nicht die beste und schon gar nicht die umweltfreundlichste L�sung. Zu beachten ist schlie�lich, dass Ordner aus verschiedenen Materialien bestehen: W�hrend der Einband aus Pappe oder Kunststoff ist, besteht die Heftmechanik aus Metall. Auch beim Kantenschutz handelt es sich in der Regel um Metallteile. Falls m�glich, ist es daher ratsam, den Ordner in seine einzelnen Bestandteile zu zerlegen und diese getrennt zu entsorgen.

W�hrend Karton und Pappe im Papierm�ll in der blauen Tonne richtig sind, geh�ren die Kunststoff- und Metallteile in die gelbe Wertstofftonne. Aufgrund der stabilen Verarbeitung ist es unter Umst�nden notwendig, auf passende Werkzeuge, zum Beispiel Zangen oder Seitenschneider, zur�ckzugreifen. Wer sich nicht die M�he machen m�chte, der hat alternativ die M�glichkeit, die Ordner beim Wertstoff- beziehungsweise Recyclinghof der Stadt oder Gemeinde abzugeben � h�ufig ist das kostenlos m�glich.

Tipp: Ganz gleich, wie und wo Sie einen Ordner entsorgen, vergessen Sie nicht, die Dokumente vorher aus dem Ordner zu nehmen. Wichtig ist das vor allem bei sensiblen und vertraulichen Daten.

Wie l�sst sich die Ablage mit Ordnern optimal organisieren?

F�r mehr �bersichtlichkeit und Ordnung bei der Ablage haben wir einige praktische Tipps f�r die Organisation f�r Sie zusammengestellt:

• Ablage: Idealerweise w�hlen Sie f�r die Ordner einen zentralen Ablageort. Daf�r gibt es Aktenschr�nke, Ordner-Regale und Drehs�ulen, die speziell auf die Gr��e und das Gewicht der Ringordner ausgerichtet sind.
• Register: Innerhalb eines Ordners lohnt es sich, mit Registern zu arbeiten. Auf diese Weise schaffen Sie mehr Struktur und finden bei Bedarf die passenden Dokumente sehr schnell. M�glich ist daf�r beispielsweise eine alphabetische, chronologische oder eine themenbezogene Sortierung.
• Farben: Ein farbiges Ordnungssystem f�llt direkt ins Auge. Die unterschiedlichen Farben k�nnen zum Beispiel Themen, Projekten, Personen oder Daten zugeordnet werden.
• Beschriftung: Sind mehrere Ordner im Gebrauch und stehen nebeneinander im Regal, dann ist eine einheitliche Beschriftung der Etiketten empfehlenswert. Im Idealfall sind sogar die Schriftgr��e und -farbe m�glichst auf allen Ordnern gleich. Wichtig ist dar�ber hinaus die Bezeichnung. Achten Sie darauf, dass aus der Beschriftung klar und eindeutig hervorgeht, was sich im Aktenordner befindet.
• Reihenfolge: Damit Sie bestimmte Ordner und Unterlagen ohne lange Sucherei wiederfinden, macht es Sinn, auch die Ordner selbst zu sortieren und eine Reihenfolge mit System zu finden. Ordnen Sie die einzelnen Ordner beispielsweise nach Namen, nach Kunden- oder Rechnungsnummern, in zeitlicher Reihenfolge nach Monaten oder Jahren oder alphabetisch nach Themen oder Projekten.

Welches Zubeh�r brauche ich f�r einen Ordner?

Grunds�tzlich ben�tigt man zun�chst einmal nur die Dokumente und Unterlagen f�r die Ablage, um einen Ordner nutzen zu k�nnen. F�r die einfache Handhabung, die saubere Ablage und die �bersichtlichkeit kann sich das eine oder andere Zubeh�r aber durchaus lohnen. Dazu geh�ren:

• Ordnerr�cken-Etiketten: Sinnvoll sind diese Aufkleber immer dann, wenn der Inhalt ausgetauscht wird und der Ordner neu beschriftet werden soll.
• ein Locher: Als Standard-B�robedarf darf ein Locher nicht fehlen. Eine Abheftung im Ordner ist zudem ausschlie�lich mit gelochten Papieren m�glich.
• Niederhalter: Zwar verf�gen die meisten Ordner bereits �ber einen Niederhalter beziehungsweise einen Tippklemmer. Es lohnt sich aber, einige Ersatzteile f�r den Verlust oder eine Besch�digung parat zu haben.
• Lochverst�rker: Wird h�ufig in den Ringordnern gebl�ttert, dann sind Lochverst�rker empfehlenswert. Diese klebt man auf den Rand der L�cher. Hier verhindern sie dann ein Einrei�en oder Ausfransen des Papiers.
• Trennbl�tter: F�r Ordnung innerhalb der Ablage ist ein Register mithilfe von Trennbl�ttern, Trennstreifen oder Trennlaschen eine praktische Angelegenheit.

Mappen und Hefter: Welche Unterschiede gibt es?

Neben Ordnern gibt es weitere Ablagesysteme. Gerne verwendet werden vor allem Hefter und Mappen. Auch wenn die Begriffe h�ufig synonym verwendet werden, bestehen dennoch Unterschiede:

• Hefter: In Heftern werden genau wie in einem Ordner ebenfalls gelochte Unterlagen abgeheftet, sie stellen jedoch die deutlich schlankere Variante dar. Die H�lle ist dabei flexibel und nicht steif. Eine Abheftung ist immer nur obendrauf und nicht variabel an jeder beliebigen Stelle m�glich.
• Mappen: Anders als bei einem Ordner werden die Bl�tter lose ohne vorherige Lochung in eine Mappe abgelegt. Die H�lle ist meist zudem weniger stabil als bei Ordnern.