Ordnen

Vielseitige und umfassende Ordnung

Zweifelsohne hat trotz der fortschreitenden Technisierung des B�roalltags das nicht elektronische Material in vielen F�llen eher zugenommen. B�roorganisation ist daher nicht nur eine Frage der �sthetik, sondern notwendig, damit betriebliche Abl�ufe optimal funktionieren. Die B�roorganisation muss somit zwangsl�ufig vielf�ltig sein, will sie Strukturen in das gesamte System bringen. Zum Gl�ck stehen mit

• Heftern,
• H�ngeregistern,
• Karteien,
• Klebern
• Klarsichth�llen,
• Lochern und Tackern,
• Mappen,
• Ordnern,
• Registern,
• Ringb�chern und Ringmappen sowie
• Schreibtischzubeh�r

jede Menge Artikel zur Verf�gung, um die B�roorganisation in den Griff zu bekommen. Nat�rlich ist auch die Technik nicht ganz unbeteiligt, wie das Thema Medienaufbewahrung belegt.
Um den Geheimnissen der Ordnungspsychologie auf die Spur zu kommen, erscheint es durchaus hilfreich, das Thema Ordnen auch durch die wissenschaftliche Brille zu betrachten. Zu trennen ist dabei die B�roorganisation im Sinne der allgemeinen Verwaltung von jenen Bereichen, die zentral mit der eigentlichen T�tigkeit in Verbindung stehen. Dabei k�nnen und werden sich viele Bereiche �berlappen. Einfach kann dies am Beispiel eines kleinen Kunsthandwerk-Betriebes verdeutlicht werden. Ordnen geschieht im administrativen Bereich, wo Bestellungen, Belege, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen verkehren. Ordnen dient aber auch dem Handwerker, an seinem Arbeitsplatz die h�chstm�gliche Effektivit�t zu erhalten. F�r gezeichnete Vorlagen k�nnen dann ebenso DIN A4 Ordner verwendet werden wie f�r die Zwischenlagerung von Rechnungsvorg�ngen oder die Archivierung von Gesch�ftspapieren. Grunds�tzlich besteht in diesem Sinne ein Produkt oder eine Dienstleistung zum einen sowie zum anderen der Verwaltungsbereich um dieses Produkt herum. Darin enthalten sind auch Stundenzettel, Einkommenssteuerbelege, Kfz-Briefe, Mietvertr�ge usw. Auch wer im praktischen Handwerk ein geringf�giges Ma� an Verwaltungsarbeit zu leisten hat, gewinnt kaum einen Eindruck von der Vielseitigkeit und Vielschichtigkeit in der Administration. Ein besonderer Aspekt ist dabei auch noch darin zu sehen, dass viele Teilbereiche der B�roorganisation miteinander verwoben sind. Ordnen verlangt dann nicht selten kreative H�chstleistungen bei der Bew�ltigung der Aufgaben.

Praktisch und ansprechend

In erster Linie widmet sich die B�roorganisation nat�rlich den ordnenden Betriebsabl�ufen. Sie ist also unbedingt praktisch orientiert. Es gibt letztlich keinen Grund, die B�roorganisation vorrangig optischen Aspekten unterzuordnen. Sofern aber die Betriebsabl�ufe durch das entsprechende Equipment, von der Halterung f�r Stempel bis zum Wandschrank, bereits im wahrsten Sinne des Wortes ordentlich gestaltet sind, hat die �sthetik noch ein geh�riges W�rtchen mitzureden. Dies gilt nicht nur, wenn auch Kundschaft die B�ror�ume frequentiert und damit einen Blick auf die angewandte B�roorganisation erheischen kann. Sicherlich birgt dies immer die Gefahr einer vorschnellen Bewertung.
Aber auch das Auge des Werkenden isst sozusagen mit. Eine optisch ansprechende Ordnung gibt der B�roorganisation den letzten Schliff. Da kann auch die Haptik von Bedeutung sein. Ordner mit einer hochwertigen Aufmachung und einer soliden Mechanik werden nicht selten mit erheblich mehr Respekt behandelt. Wirkt alles nur billig, so ist oft auch der Umgang mit den ordnenden Systemen unerfreulich. Klapprige Karteik�stchen aus der Grabbelkiste sind wenig f�rderlich.

Was mit der Akte geschieht

Schon erw�hnt wurde die Psychologie. Betriebspsychologie ist noch eine relativ junge Disziplin, leistet aber wesentliche Beitr�ge zur Verbesserung des Betriebsklimas sowie zur Optimierung betrieblicher Abl�ufe. Akten, also Vorg�nge wie Bestellungen, Rechnungen usw. durchlaufen diverse Filter, die immer wieder f�r neue Einstufungen im Sinne des Ordnens sorgen. Mancher Vorgang kommt erst in der Archivieren, ein anderer erst im M�lleimer zur Ruhe. Ein gut durchdachtes und bew�hrtes System sichert den zu jeder Zeit ordnungsgem��en Umgang mit den Akten. Wo dagegen die Administration als notwendiges �bel betrieben wird, schleichen sich Lustlosigkeit und letztlich Fehler ein.