搞不清楚「CC」和「BCC」嗎?四個技巧教你寫出一封專業的工作email
我們想讓你知道的是
以上是我總結的關於如何寫出一封「專業的郵件」的4個速成技巧,供大家學習交流。希望能對剛入社會的「新人」有所幫助。
作為在職場待了多年的「老江湖」,其實我一直都在期待有一篇這樣類似的文章,可以教人輕鬆掌握寫一封「看起來很專業的郵件」。對任何員工來說,寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度,也是代表你公司的形象。
尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來說,以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。今天我列了以下幾個小小的意見,希望能對剛入社會的「新人」有所幫助。
技巧1:郵件的送出——何謂To(發送給)、CC(Carbon Copy,副本)、BCC(Blind Carbon Copy,密件副本)
我發現很多人搞不清楚誰是「要對話的對象」,他們的郵件常常「To」很多人,結果郵件沒人回應,還有甚至因為不注意這些副本用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。
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To的人
淺顯易懂是「你所溝通的對象」。但是除了這個「已經明確的人」之外,還能To 的人是直接關聯的人,或是跟這件事有緊密聯繫的人,還可能是你上下游任務接口的人。 -
CC的人
CC的是「希望讓他知道這事,但是跟他並無直接責任關係」的人。通常對方會是你的直屬領導,或者是你To的人的直屬領導;也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人,卻是希望他知曉的對象。 -
BCC的人
BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心,因為我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事,所以除非有特殊原因,建議使用Forward(轉發)。
注意事項:
- 很多人喜歡使用群組來發郵件,我個人認為——除非你很清楚群組內的每一個人,不然建議少用群組發送,這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。
- 盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在To List,因為這樣就意謂你跟對方是平等,以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因,不然請放CC。
技巧2:郵件標題
郵件的標題需要一目了然。建議按照「主旨+敘述」的格式來撰寫。比如:「【新聞稿】輕鬆掌握寫郵件要旨」。這裡的「【新聞稿】」是主旨,「輕鬆掌握寫郵件要旨」則是比較詳細的敘述。
1. 標題的「主旨」
- 方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件,並且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。
- 方便搜尋。許多人郵箱裡都躺著上千封郵件,所以當你想要找特定內容的郵件時,你會發現你能利用「主旨」的關鍵字將相關郵件全部篩選出來,郵件列表非常清晰。這對於主管級的人真是一個超好用的小功能。
2. 標題的「敘述」
- 建議標題的敘述部分,不要超過10個中文字,因為字數多,反而不會有人看或是抓不住重點。簡潔的敘述是使郵件看上去很專業的一個要領。
技巧3:郵件的正文
1. 收件人
在英文中我們會常用「Dear」、「Hi」或者「Hello」當作開頭,不過在中文,目前似乎常看見的就是「某某長官」或是「某某你好」這樣的敬稱,因為沒有敬語很容易會產生「命令口吻」或是「平等地位」等誤會。所以收件人稱謂要很注意。
如果可以,請一定明確收件人,盡量不要用「All」來取代。收件人明確了,這樣才能確保對方能回覆並且執行。如果郵件內是超過一個人來負責不同任務,那麼請分段寫,這樣更清晰。
2. 主要內容
郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容,所以需要保證以下三點:
- 郵件正文內容不要超過800字。如果800字都無法說清楚,請直接溝通,確定雙方都達到共識後再發郵件。
- 如果需要傳遞的內容比較複雜,建議提供附件。其他的輔助說明,提供網路連結。
- 郵件內容如果能條列說明是最好,這能讓看郵件的人快速領會。
3. 注意小細節
- 我常常發現很多人喜歡轉發郵件給直屬領導或是附上附件卻不加說明。我個人覺得這是很不專業的表現。如果郵件轉發,請提列轉發內容的重點;如果是附件,也需要簡單說明這個附件並且提供此附件的重點。
- 有時候所提供的附件很大。因為現在很多人已經習慣在手機上看郵件,故有個小建議——當附件郵件過大,建議將附件單獨提供給「需要的人」。或是在郵件上說明「如果需要,單獨索取」,尤其郵件To & CC人員很多的時候,特別注意這一點。
- 我有時候會發現有些人喜歡把郵件的內容標註為不同大小的字體、不同的顏色,甚至還使用粗體細體斜體的字型。我個人覺得這樣會讓郵件看起來亂七八糟,所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。
技巧4:結尾署名
署名對於對外聯繫人員其實非常重要,因為它包含著個人信息,比如姓名、職稱、部門、電話、郵箱/ IM(即時通訊)、公司網址等等。現在很多人還會加上個人二維條碼(QR Code)。署名也是代表公司身份,所以不要加上太多有個人色彩的內容及敘述。
以上是我總結的關於如何寫出一封「專業的郵件」的4個速成技巧,供大家學習交流。因為僅為個人觀點,相信還存在很多疏漏,希望職場的高手有更多補充。
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Pitch For Good:2024 FUBON Talks富邦演說秀,尋覓永續轉型新座標!
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富邦集團年度重點活動「2024 FUBON Talks富邦演說秀」4月30日於松菸誠品表演廳圓滿落幕。富邦集團董事長蔡明忠、富邦金控董事長蔡明興更親自出席,鼓勵員工發揮創新思維、深植企業永續文化,攜手集團同仁共創永續未來可能性!
富邦集團一年一度的內部重點活動「FUBON Talks 富邦演說秀」,日前於松菸誠品表演廳圓滿落幕。活動過程富邦集團董事長蔡明忠、富邦金控董事長蔡明興也聯袂參與,擔任集團內部評審,與員工一同實踐企業永續承諾,展現集團貫徹永續發展、深耕ESG的決心。
本屆富邦演說秀承繼富邦金控2021年擘劃的永續願景藍圖,以「永續」與「低碳」為主題,圍繞集團永續願景工程的「低碳、數位、激勵、影響」四大策略,邀請富邦集團旗下各大事業群員工參與,從日常工作洞察永續行動與創新的可能。藉由富邦演說秀,也希望讓同仁們看見個人的永續影響力,一起成為「地球隊」的行動者,響應迫在眉睫的全球永續議題,追求人與環境雙贏的共好共榮。
深植永續企業DNA,發揮正向影響力:從富邦演說秀看見淨零永續新世界
富邦深耕台灣超過60年,富邦演說秀更是集團內連續舉辦將近40年的重要活動。富邦集團董事長蔡明忠表示,不只比賽場地幾經輾轉,每一屆演說秀的主題也緊扣趨勢潮流,代表著富邦集團所關注的議題,而演說秀的舞台,就是集團同仁發揮創意、激發創新能量,為社會永續共盡心力的焦點。「希望你們的點子讓我更大方地打開荷包,和社會一起共享,把永續的觀念刻入骨髓、成為企業文化的DNA。從你我開始,踏出永續的每一小步。」蔡明忠董事長勉勵道。
既然聚焦永續與ESG議題,本屆FUBON Talks富邦演說秀的評審陣容也特別邀請擁有諸多永續發展經驗、或強大社會影響力的重量級來賓擔任。包括我國永續議題推動先驅KPMG安侯永續董事總經理黃正忠、最具積極影響力的ESG平台「天下永續會」負責人熊毅晰,以及百萬訂閱議題評論型YouTuber張志祺,並由富邦集團董事長蔡明忠、富邦金控董事長蔡明興與三位來賓共同組成評審團,講評集團參賽員工精彩絕倫的演說內容。
活動中,KPMG安侯永續董事總經理黃正忠也表示,全球距離暖化1.5度的「氣候逃命線」已經不遠,我們迫切需要包括能源、交通、運具、建築甚至材料等系統性的轉型,而富邦集團就是鉅變之下能夠做出改變的角色。期待在演說秀當中,看到更多能幫助臺灣系統性轉型的產品和服務,「我們不僅要活命,還要找出臺灣新的路,我相信富邦一定可以在低碳淨零的趨勢,為臺灣找到新的座標。」
選擇每一個對地球好的決定,就是創造永續影響力的關鍵
今年度富邦集團各公司報名踴躍,內部初選後共有23名集團同仁脫穎而出,包括來自台灣大哥大、台北富邦銀行、富邦華一銀行、富邦證券、富邦人壽、富邦財險、富邦產險、富邦投信、富邦媒體科技與凱擘大寬頻的12名企業同仁;以及來自富邦產險、富邦人壽與凱擘大寬頻的3組團隊,前後站上演說秀舞台,分享他們的永續行動與減碳提案。
雖說「永續」是個巨大的命題,許多事務的執行與推動都要仰賴政府、企業的力量,不過演說秀中,許多集團同仁們都提到了兩項關鍵──影響力及累積。例如來自台北富邦銀行的許家豪就提到,過去富邦集團舉辦內部活動「FUBON綠行動」,透過簡單的永續任務,就號召全集團超過3,000人參與、完成了超過30,000件永續行動,這項微小行動展現出影響力的傳遞與累積。許多選手也不約而同地提到,只要將對永續的理解植入企業DNA,把每一次工作、每一件微不足道的事情做好,選擇一個又一個對地球好的決定就能成就永續。
評審講評時,天下永續會負責人熊毅晰特別引用聯合利華前執行長波曼(Paul Polman)主張的淨正效益(Net Positive),讚賞本次演說秀上富邦人的積極與主動。「過往企業的永續行動大多都是被法遵要求、或出自『補償』心態,而淨正效益指的是更積極、主動地為地球、為社會做更多。不論是凱擘寬頻做交通訊號、還是momo綠活會員做包裝減量,這些都是你們(富邦同仁們)主動發現社會有需求、或是該行動對永續發展有幫助,所以你們積極去做,這真的非常難得。」他說道。
富邦金控董事長蔡明興也表示,富邦演說秀是早期富邦演講比賽演變而來,但在富邦不斷進步的過程裡,演說秀既保持著傳統的形式,又在傳統形式當中持續尋求創新。他也笑稱,雖然內容一年比一年精采,但評審評分也變得越來越困難,選手們的表現真的都非常精彩,可見同仁們對富邦演說秀的重視程度。
深耕臺灣超過一甲子:富邦集團持續實踐ESG,為社會與環境創造更多可能!
經過評審激烈燒腦的討論與評分,最終由台北富邦銀行許家豪、富邦財險高禹珩、富邦產險黃欣儀、凱擘大寬頻張芳琪,分別拿下個人演說的分組冠軍;團體組則由富邦人壽的「碳錢幸福隊」(吳宜軒、王一平、蔡沂錚)拿下冠軍獎盃。
作為富邦集團最受矚目的重點活動,演說秀除了台上高潮迭起的演說內容,台下亦有超過百位啦啦隊同事到場為選手加油,每場演講開始前更有融入ESG理念的應援打油詩,同一時間線上還有許多集團員工在聊天室喊話加油。不只展現富邦集團上下一體凝聚力,更讓所有人看見富邦人面對永續議題源源不絕的創意與活力──這個下午,所有富邦人都成為了集團ESG議題的主角。展望未來,富邦集團也將以永續經營為使命,Run For Green™,持續在ESG領域努力,為社會與環境創造更多正向的可能!