Systemlösung aus Deutschland und Belgien bearbeitet jetzt Rechnungen im luxemburgischen Bankwesen

Das Bankhaus Sal. Oppenheim aus Luxemburg hat sich für eine Klassifizierungslösung der Docutec AG (Aachen, Deutschland), der WMD Vertrieb GmbH (Ahrensburg, Deutschland) und der I.R.I.S.-Group (Louvain- la-Neuve, Belgien) entschieden. Die führende, unabhängige Privatbank Europas mit Hauptsitz in Luxemburg bearbeitet damit ihre täglich eingehenden Rechnungsdokumente jetzt wesentlich effizienter und schneller. Mit der Lösung, die auf der Docutec-Software Xtract for Documents, den I.R.I.S.-Lösungen Powerscan und Documentum sowie dem WMD-Produkt xFlow® Invoice basiert, werden in der luxemburgischen Bankhauptzentrale nun jährlich 30.000 Rechnungen im Jahr klassifiziert.

Die Vorteile für das Bankhaus mit Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Ungarn, USA, Tschechien, Hongkong, Frankreich und Schweiz liegen auf der Hand: "Da aufgrund der neuen Docutec/I.R.I.S.-WMD-Anwenderlösung alle eingehenden Rechnungsdokumente nun zentral in Luxemburg verarbeitet werden, bedeutet dies für unsere Bank eine starke Optimierung sowie vereinfachte Arbeitsabläufe beim Erfassen und Bearbeiten der eingehenden Dokumente mit nur einer einzigen Lösung", weiß George Wantz, Head of IT bei Sal. Oppenheim.

Bereits vor Installation des deutsch-belgischen Lösungsszenarios hat Sal.Oppenheim eine automatische Rechnungsverarbeitung für seine Niederlassung in Deutschland verwendet. Das Hauptaugenmerk für das luxemburgische Bankhaus lag nun darauf, den ganzen Geschäftsprozess komplett abzubilden - angefangen beim Scannen der eingehenden Rechnungen bis hin zu deren automatisierter Verarbeitung mit anschließender Weiterleitung in ein entsprechendes Workflow-System.

Bereits im Januar 2008 gab es die ersten Kontakte zwischen I.R.I.S. in Luxemburg und Sal.Oppenheim. In Anbetracht der Tatsache, dass die Bank sich für einen kompletten Workflow-Prozess interessierte, wurde schnell klar, dass Docutec der richtige Anbieter für die Rechnungsverarbeitung ist. Um die klassifizierten Daten anschließend in einen SAP-basierten Workflow zu übermitteln, fiel die Wahl auf die WMD Vertrieb GmbH, einen langjährigen Partner von Docutec.

Die internationale Präsenz der drei beteiligten Firmen und verschiedene erfolgreiche gemeinsame Projekte in der Vergangenheit waren zwei der Hauptgründe, warum Sal.Oppenheim sich für die Lösung der Docutec, I.R.I.S. und WMD entschied. Dafür sprach weiterhin auch die Tatsache, dass die beteiligten Firmen ihre Prozesslösung individuellen Kundenwünschen genau anpassen können - und das mit einer sehr schnellen Reaktionszeit.

Die bei Sal.Oppenheim installierte Lösung beinhaltet, dass zuerst die eingehenden Rechnungen mit "IRISPowerscan" eingescannt und danach mit dem Docutec Solution Package "Accounts Payable" klassifiziert werden. Die Workflow-Lösung "xFlow" von WMD garantiert anschließend die Übertragung der ausgelesenen Daten in das SAP ERP-System sowie die elektronische Abwicklung des gesamten Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozesses. Die endgültige Archivierung erfolgt abschließend mit "Documentum".

Docutec, I.R.I.S. und WMD sind sich einig über die Vorteile ihrer Systemlösung: "Kunden wie Sal. Oppenheim erwarten fertige Lösungen für den Digital Mailroom, die sowohl flexibel als auch passgenau sind. Eine Antwort auf diese Anforderungen sind maßgeschneiderte Solution Packages, basierend auf den Dokumentenklassifikations-Technologien der Docutec AG und den Scan-Lösungen der I.R.I.S.", erläutert Leo Vondenbusch - Vorstandsmitglied der Docutec AG.

Christophe Sorians, I.R.I.S.-Account Manager für Luxemburg, ergänzt noch einen weiteren wichtigen Punkt: "Seit November 2007 ist die deutsche Docutec AG ein Mitglied der I.R.I.S.-Group. Durch die Installation bei Sal. Oppenheim können Docutec und I.R.I.S. ihre Internationalisierung, die von Beginn der Zusammenarbeit an geplant war, weiter fortführen".

Andreas Karge, Geschäftsführer der WMD Vertrieb GmbH: "Mit "xFlow" geben wir Unternehmen eine erweiterbare Lösung an die Hand, die es ihnen ermöglicht, langfristig die geschäftsrelevanten internen Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren".