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Die Deadline sitzt im Nacken? Keine Angst vor Abgabefristen!
Nahezu jeder kennt in seinem persönlichen Umfeld Kollegen, Freunde oder Familienmitglieder, die von sich behaupten, unter Stress am besten arbeiten zu können. Tatsächlich laufen viele Menschen zu Höchstform auf, wenn die Deadline für die Erledigung einer Aufgabe oder einen Abgabetermin näher rückt.
Permanenter Druck kann jedoch auch regelmäßig Stress mit all seinen negativen Nebenwirkungen auslösen. Wie Sie souverän mit Deadlines umgehen und die Angst vor Abgabefristen in den Griff bekommen, erfahren Sie an dieser Stelle.
Sind Deadlines etwas Schlechtes?
Fußballfans kennen die Situation: In einem entscheidenden Spiel steht es fünf Minuten vor dem Abpfiff 1:1 unentschieden. Die Heimmannschaft benötigt unbedingt ein zweites Tor, um die nächste Runde zu erreichen und wirft alles nach vorn, um das übergeordnete Ziel zu verwirklichen. Letzte Kräfte werden mobilisiert, die Verteidiger schalten sich in den Angriff ein und tatsächlich gelingt in der letzten Minute der regulären Spielzeit der wichtige Treffer zum 2:1.
Die Deadline gab in diesem Fall den entscheidenden Impuls für eine Fokussierung der gesamten Mannschaft auf das gemeinsame Ziel. Das Beispiel belegt, dass Deadlines nicht grundsätzlich etwas Schlechtes sind. Sie geben die Gelegenheit, Aufgaben zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Betrachten Sie Deadlines nicht als Belastung, sondern als einen Weg, produktiver und effizienter zu arbeiten. Eine Deadline zeigt darüber hinaus das eindeutige Ende einer Aufgabe an. Sie definiert, wann ein Thema abgeschlossen ist und die Beschäftigung mit anderen Dingen beginnen kann.
Wann sind Deadlines schädlich?
Permanenter Druck führt zu Frust und dem Gefühl, einer Aufgabe nicht gewachsen zu sein. Deadlines können durchaus schädlich sein, wenn von vornherein feststeht, dass das Ziel unerreichbar ist. Wird der Termindruck zu einem Dauerzustand, leidet über kurz oder lang die Psyche. Demotivation ist die Folge und die einst als Herausforderung angenommene Zielstellung wird als unlösbare Aufgabe wahrgenommen. Deadlines haben auch das Potenzial zum Stressfaktor zu werden, wenn zu viel davon in zu kurzer Zeit auf dem Schreibtisch landen. Unwillkürlich führt der Berg an Terminaufgaben zu einem Überdenken der Prioritäten und es beginnt das Jonglieren mit der Reihenfolge der Abarbeitung.
Unterschiedlicher Umgang mit Deadlines
Jeder Mensch geht mit Deadlines unterschiedlich um. Einige Personengruppen laufen unter Stress zur Höchstform auf, andere bauen von vornherein einen Puffer ein und erledigen die Aufgabe bereits lange vor dem Ablauf der Frist. Wieder anderen fällt es schwer, dem Termindruck standzuhalten. Für sie ist die Deadline im wörtlichen Sinne eine „Galgenfrist“, bei der nicht klar ist, ob es gelingt, den Kopf noch einmal aus der Schlinge zu ziehen. Da die Charaktere so unterschiedlich sind, gibt es keine allgemeingültigen Regeln für den Umgang mit Deadlines. Dennoch gibt es einige Tricks und Kniffe, die Ihnen helfen, souverän mit Termindruck umzugehen.
Organisation und Zeitmanagement
Für einen souveränen Umgang mit Deadlines sind Selbstorganisation und ein effizientes Zeitmanagement die entscheidenden Faktoren. Manche Terminaufgaben landen vielleicht aus reiner Routine auf Ihrem Schreibtisch und könnten unter Umständen auch von Teammitgliedern erledigt werden. Scheuen Sie sich nicht, Arbeit zu delegieren. Wichtig: Zeit für Pausen einplanen! Ohne bewusste Arbeitsunterbrechungen wächst der Stress und es droht mentale und/oder physische Überlastung. Für eine effiziente Organisation müssen Sie Ihren individuellen Arbeitsrhythmus kennen und berücksichtigen. Für die Erledigung komplexer Terminaufgaben nutzen Sie die Zeit, in der Sie die meisten Energiereserven mobilisieren können. Bei den meisten Menschen ist dies der Vormittag.
Techniken zur Erhöhung der Produktivität
Um die eigene Produktivität zu erhöhen, können Sie verschiedene Techniken anwenden, die in der Praxis erprobt wurden. Beispiel Eat-that-Frog-Methode: Kern der Eat-that-Frog-Methode ist es, die unangenehmsten Aufgaben zuerst und ohne Verzögerung zu erledigen. Die Methode beruht auf einem Gedankenexperiment, bei dem Sie sich vorstellen, einen Frosch bei lebendigem Leib zu verspeisen. Statt dieses abstoßende und unangenehme Vorhaben auf die lange Bank zu schieben, erledigen Sie es sofort, um den Kopf freizubekommen für kommende Aufgaben.
Eine andere Methode zur Produktivitätssteigerung ist die Pomodoro-Technik. Bei diesem System kommt ein Kurzzeitwecker zum Einsatz, der die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte (Pomodori) unterteilt. Auf jeden Arbeitsabschnitt folgt eine Pause. Diese Methode geht auf den Italiener Francesco Cirillo zurück und basiert auf der Annahme, dass häufige Pausen zu einer Erhöhung der geistigen Beweglichkeit führen.
Fazit: Realistische Deadlines sind eine effiziente Unterstützung, die dabei helfen, die gesteckten Ziele zu erreichen. Mit einer sinnvollen Planung wird der Termindruck nicht zum Stress, sondern erweist sich als nützliche Organisationshilfe.
