I. ¿En qué consiste el expediente de contratación?
El expediente en contratación pública, es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento de un contrato a formalizar con el sector público.
Encuentra su regulación en los artículos 116 a 120 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 (en lo sucesivo, LCSP).
En el seno del mismo, se pueden diferenciar dos fases consecutivas. En primer lugar, una primera fase de preparación de la licitación y, en segundo lugar, la selección del contratista, adjudicación y formalización del contrato.
No obstante, previamente a las anteriores, es necesario efectuar una fase preliminar consistente en tramitar una serie de información para poder elaborar los documentos contractuales.
En este sentido, en ocasiones, el órgano de contratación precisa de terceros especializados que proporcionen esa información, por ejemplo, para saber qué productos pueden satisfacer la necesidad que se han puesto de manifiesto y por la que se recurre a la contratación, cuáles son los costes o las novedades tecnológicas en ese sector.
En estos últimos supuestos, puede acudirse a las consultas preliminares del mercado reguladas en el artículo 115 de la LCSP. Las mismas constituyen un recurso valiosísimo por medio del cual, el órgano de contratación puede solicitar asesoramiento a expertos, autoridades independientes, a colegios profesionales o incluso a operadores económicos que se encuentren activos en el mercado.
II. Primera fase del expediente: La preparación del contrato
Una vez disponemos de la información previa necesaria para poder elaborar los documentos contractuales entramos en la fase de preparación del contrato.
Esta fase abarca desde que el órgano de contratación dicta la resolución que da inicio al expediente en contratación pública, hasta que el mismo órgano lo aprueba, junto con el gasto correspondiente, debiendo ser dicha aprobación, en todo caso, objeto de publicación en el perfil del contratante (artículo 117 de la LCSP).
Entre la resolución de inicio y la de la aprobación, entre otras cosas, se elaboran los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, se fiscaliza el gasto y, en su caso, se emiten los informes correspondientes por la secretaría o asesoría jurídica.
III. Segunda fase del expediente: La selección, adjudicación y formalización del contrato
Una vez el órgano de contratación ha aprobado el expediente en contratación pública, nos situamos en una segunda etapa: la de selección del contratista y adjudicación del contrato.
Es importante precisar, que no existe una única alternativa para la selección del contratista, pues existen diversos procedimientos de adjudicación. No obstante, lo común es que se empleé el procedimiento abierto o alguna de sus modalidades: el abierto simplificado o el procedimiento abierto simplificado abreviado.
En el caso del procedimiento abierto -nos situamos en el mismo a modo de ejemplo-, esta fase constaría de las siguientes actuaciones:
(i) Publicación del anuncio de licitación en la plataforma de contratación del sector público, en la que se otorga a los licitadores un plazo estipulado para que presenten sus ofertas.
(ii) La proposición de los licitadores se contiene en tres archivos distintos o dos, según el caso. El primero contiene la documentación administrativa relativa a la aptitud de los licitadores, el segundo la documentación valorada mediante juicios de valor, y, por último; la documentación relativa a la oferta que debe ser calificada en base a cifras o porcentajes, dentro de la cual se incluye la oferta económica.
En el supuesto de que no se hayan incluido criterios de adjudicación evaluables por medio de juicio de valor en el pliego, solo dispondremos de dos archivos: uno que contiene la documentación administrativa y otro que contiene la documentación que debe ser valorada de manera objetiva en base a cifras o porcentajes.
(iii) Tras lo anterior, la mesa de contratación procederá a la apertura y valoración de los archivos, en el orden descrito anteriormente pudiendo otorgar al licitador un trámite de subsanación en el caso de que aprecie defectos subsanables.
(iv) Tras la valoración de las ofertas, la mesa de contratación propondrá la adjudicación del contrato a favor de aquel licitador que haya presentado la mejor oferta, entendiéndose ésta, la que resulte más conveniente con relación a la calidad-precio.
(v) Hecha la propuesta, el órgano de contratación requerirá a la empresa mejor valorada para que presente los documentos acreditativos de su aptitud, dado que anteriormente solo presentó una declaración responsable.
(vi) Una vez presentada la documentación, se procede a la comprobación de que efectivamente el licitador cumple los requisitos de aptitud contenidos en el pliego y en caso de que así sea, el órgano de contratación procederá a la adjudicación del contrato a favor de aquel licitador.
(vii) Finalmente, se formaliza el contrato con el adjudicatario procediéndose a iniciar la ejecución del contrato.
IV. Tramitación ordinaria del expediente de contratación
De conformidad con el artículo 116 de la LCSP, el expediente de contratación siempre se iniciará de oficio por el órgano de contratación y se justificará y motivará adecuadamente el procedimiento de adjudicación elegido.
Merece especial atención a lo dispuesto por el legislador sobre la inclusión de una previsión en materia de protección de datos, al indicar que, en los casos en los que, para la ejecución del contrato, se requiera la cesión de datos personales al contratista por parte de entidades del sector público, el órgano contratante deberá especificar en el expediente de contratación cuál será la finalidad del tratamiento de los datos que vayan a ser cedidos.
Por otro lado, según el apartado tercero del artículo 116 de la LCSP, el expediente de contratación se compone de los siguientes documentos:
(i) El pliego de cláusulas administrativas particulares.
(ii) El pliego de prescripciones técnicas.
(iii) En sustitución de los anteriores: bien un documento descriptivo cuando el procedimiento para adjudicar el contrato sea mediante el diálogo competitivo, o bien un documento específico de licitación en el que se incluya la regulación aplicable a los contratos basados en acuerdos marco invitando a una nueva licitación a las empresas parte del mismo.
(v) El certificado de existencia de crédito adecuado y suficiente (en el caso de entidades del sector público estatal con presupuesto estimativo, este documento, se sustituirá por el equivalente que acredite la existencia de financiación, y la fiscalización previa de la intervención).
(vi) La fiscalización previa de la Intervención cuando sea exigible.
(vii) En el caso de tramitación urgente, se incluiría la declaración motivada de urgencia hecha por el órgano de contratación (artículo 119 de la LCSP).
También, hay que tener en cuenta que el expediente de contratación siempre comprenderá lo atinente al objeto del contrato debiendo justificar el órgano de contratación en el mismo, los siguientes extremos:
(i) La elección de uno u otro procedimiento de licitación.
(ii) La clasificación exigida a los licitadores.
(iii) Los criterios de solvencia técnica o profesional, y económica y financiera, junto a aquellos otros que se tengan en cuenta de cara a la adjudicación y las condiciones especiales de su ejecución.
(iv) El valor estimado del contrato (se deben indicar todos los conceptos que lo conforman y si existen también se concretarán los costes laborales).
(v) La concreta necesidad de la Administración que se pretende satisfacer con la contratación de las prestaciones, y la relación directa, clara y proporcional con el objeto del contrato a adjudicar.
(vi) En su caso, la decisión de no dividir en lotes el objeto del contrato
V. El expediente de contratación en contratos menores
Conforme al artículo 118 de la LCSP, en el caso de contratos menores (contratos de obra de valor estimado inferior a 40.000 euros, o contratos de suministro o servicios de valor estimado inferior a 15.000 euros), la tramitación del expediente exige:
(i) La emisión de un informe del órgano de contratación en el que justifique y motive la necesidad del contrato y la invariabilidad de su objeto.
(ii) La aprobación del gasto y su incorporación a la factura correspondiente.
(ii) Se añadirá el presupuesto de las obras pudiendo existir un proyecto cuando sea requerido por las disposiciones vigentes.
(iii) En algunos casos se requiere solicitar un informe adicional a las oficinas de supervisión que refiere el artículo 235 de la LCSP, cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra.
VI. Tramitación urgente y tramitación de emergencia
Además de la tramitación ordinaria del expediente de contratación, en algunos supuestos es de aplicación la tramitación urgente, así como la tramitación de emergencia.
En este sentido, pueden ser objeto de la tramitación urgente prevista en el artículo 119 de la LCSP, los expedientes de contratación relativos a contratos cuya celebración responda a una necesidad inaplazable o cuya adjudicación haya que acelerar por motivos de interés público. De este modo, se tramitan siguiendo el procedimiento ordinario, pero con las especialidades previstas en el apartado segundo del referido precepto.
Por último, se aplicará el régimen excepcional de emergencia del artículo 120 de la LCSP cuando la Administración tenga que actuar de manera inmediata debido a acontecimientos catastróficos u otras situaciones de peligro o que afecten a la defensa nacional. En este caso, el órgano de contratación puede ordenar la ejecución necesaria sin la obligación de tramitar el expediente de contratación.
VII. Una cuestión de interés: El derecho de la vista y copia del expediente de contratación
El acceso a los expedientes de licitación pública viene siendo resuelta por los Tribunales en el marco de lo establecido por el Real Decreto 814/2015 dado que en sus artículos 16 a 29 se recoge la obligación del órgano de contratación de poner de manifiesto el expediente a los interesados que lo soliciten.
En definitiva, la norma otorga derecho a los interesados a acceder a los documentos del expediente teniendo siempre como límite, el derecho a la confidencialidad de las ofertas que deberá de ser determinado en cada caso.
Lo anterior podemos verlo reflejado, a efectos ilustrativo, en el Informe 46/2009 de la Junta Estatal, de 26 de febrero o en resoluciones del Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales, tales como las n.º 349/2016, 245/2016 y, por todas, la n.º 272/2011, sobre la fase del Informe 40/1996, de la Junta Consultiva del Estado.
