Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Odblokuj korzyści związane z BPM

Przed rozpoczęciem tworzenia strategii BPM ważne jest zrozumienie, dlaczego wydajne procesy biznesowe są tak ważne, jak działają różne typy procesów biznesowych, kto w firmie za nie odpowiada oraz jakie problemy można rozwiązywać przy użyciu BPM.

Poznaj lepiej swoje procesy biznesowe

Proces biznesowy to szereg powtarzalnych zadań wykonywanych kolejno w celu osiągnięcia rutynowego celu. Procesy biznesowe mogą trwać kilka minut lub kilka tygodni i obejmują działania proste, takiej jak wnioski urlopowe pracownika, oraz skomplikowane, takie jak logistyka łańcucha zaopatrzenia. Wydajne i efektywne procesy pomagają zwiększyć produktywność pracowników, zaangażowanie klientów i ulepszyć każdy inny aspekt firmy. Nieefektywne, nieprawidłowo działające procesy powodują frustrację pracowników, zbędne koszty, niezadowolenie odbiorców, a w konsekwencji utratę przychodów.

Procesy biznesowe można podzielić na trzy główne kategorie:

• Procesy operacyjne obejmują podstawowe strumienie wartości firmy i inne, takie jak zamówienia klientów, tworzenie kont i optymalizacja produkcji.
• Procesy zarządzania obejmują elementy takie jak ład firmy, budżety i przepływy pracy dotyczące zasobów ludzkich.
• Procesy uzupełniające stanowią podstawę większych procesów w obszarach takich jak księgowość, rekrutacja czy pomoc techniczna.

Automatyzując wszystkie typy procesów biznesowych, można zwiększyć efektywność pracy, zmniejszyć ryzyko i sprawić, że firma będzie bardziej koncentrować się na działaniach strategicznych.

Buduj zespół BPM

Pracownicy, którzy są odpowiedzialni za każdy proces biznesowy, są nazywani właścicielami procesów biznesowych. Ponieważ zarządzają oni procesem od początku do końca, wiedzą, jak wpływa on na procesy następujące przed i po nim oraz jak procesy te wpływają na należący do nich proces. Przekazanie własności dyskretnych procesów biznesowych kluczowym pracownikom, którzy pracują z innymi działami, umożliwia lepsze zrozumienie i prowadzi do lepszego zarządzania BPM w całej organizacji.

Na przykład zespół BPM, który osiągnie sukces w dużej firmie, może mieć członków pełniących wszystkie następujące role:

• Lider ds. procesów biznesowych. Lider rozumie długoterminowe korzyści i przekazuje całej organizacji informacje dotyczące wartości BPM.
• Właściciel procesu. Osoba lub zespół biznesowy, który ma stawiać czoła wyzwaniom biznesowym, usprawniać przepływy pracy oraz wykorzystywać szanse, może przedstawić perspektywę i dane wejściowe o kluczowym znaczeniu — istotne dla akceptacji użytkowników i sukcesów BPM.
• Dyrektor ds. procesów biznesowych. Dyrektor prowadzi działania z zakresu BPM w całej organizacji.
• Konsultant ds. procesów biznesowych. Konsultant używa umiejętności technicznych i wiedzy w zakresie BPM i pełni rolę doradcy dyrektora ds. procesów biznesowych.
• Menedżer projektu. Menedżer projektu pomaga tworzyć i implementować plan projektu oraz zarządza komunikacją z zespołami, kamieniami milowymi, dostawami i terminami.
• Analityk biznesowy. Analityk dokładnie definiuje niezbędne usprawnienia procesów.
• Architekt rozwiązania. Architekt rozwiązań zapewnia pomoc techniczną, zwłaszcza jeśli chodzi o współdziałanie z istniejącymi aplikacjami LOB.
• Osoby wytyczające trendy. Osoby wytyczające trendy, które często są liderami wśród swoich współpracowników, szybko przyjmują nowe pomysły, praktyki i narzędzia, stają mistrzami w ich zakresie oraz pomagają ulepszać procesy biznesowe i wspierają zmiany.
• Grupa pomocy technicznej BPM. Grupa ta składa się z kluczowych informatyków, kierownictwa ds. planowania korporacyjnego i innych liderów, którzy pomagają instytucjonalizować standardy, metody, ład i technologię BPM.

Buduj strategię zarządzania procesami biznesowymi

Jeśli firma ma problem z procesami operacyjnymi oraz związanymi z zarządzaniem i pomocą techniczną, które są skomplikowane, nadmiarowe, zbyt długie, zbyt wolne lub zbyt drogie, pomocne może okazać utworzenie kompleksowej strategii BPM. Następujące najlepsze rozwiązania pomogą Ci rozpocząć inicjatywę w zakresie BPM i ocenić jej powodzenie:

• Uzyskaj wsparcie kierownictwa. Ma to krytyczne znaczenie, jeśli potrzebujesz zasobów do obsługi swoich planów ulepszania procesów biznesowych.
• Analizuj i mapuj określony proces. Korzystaj z oprogramowania do obsługi wykresów przepływów, tworzenia map myśli lub eksploracji procesów, aby znajdować wąskie gardła, zduplikowane nakłady pracy i niepotrzebne opóźnienia. Pytaj o opinię osoby najbardziej zaangażowane w proces, aby zrozumieć, co możesz poprawić — to od nich rozpoczyna się akceptacja zmian.
• Zmieniaj projekt procesu. Proś interesariuszy o ich wkład i upewniaj się, że wszyscy rozumieją wartość usprawniania procesu. Uwzględniaj wnioski z map myśli i analiz. Bierz pod uwagę analizę wpływu w przypadku krytycznych lub złożonych przepływów pracy.
• Zbieraj zasoby i implementuj zmiany. Zbieraj zasoby potrzebne do budowania efektywnej platformy BPM, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami, narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i pulpity nawigacyjne obsługiwane w czasie rzeczywistym. Wybierz zasoby zgodne z wartością biznesową, którą chcesz wygenerować, i zarządzaj zmianami za pomocą określonych dostaw i osi czasu. Wdrażając najpierw niewielki program pilotażowy, można zidentyfikować usterki, zbudować pozytywny obraz poprawionych rozwiązań i stymulować implementację.
• Kontroluj i optymalizuj. Monitoruj sposób działania nowych procesów, kontaktując się z interesariuszami, i przygotuj się do wprowadzenia ewentualnych ulepszeń.

Generuj wartość BPM

Jeśli skorzystasz z opisanych powyżej najlepszych rozwiązań, stworzysz niezawodny zespól ds. BPM i zrozumiesz, jak usprawnić procesy w celu wygenerowania większej wartości, zarządzanie procesami biznesowymi pozwoli Ci uzyskać wymierne korzyści, takie jak:

• Większa produktywność. Bardziej efektywne procesy powodują zwiększenie efektywności pracowników — a metryki ich wydajności można ocenić za pomocą oprogramowania zajmującego się analityką miejsca pracy.
• Krótszy czas uzyskiwania korzyści. Usprawnienie procesów IT może wpłynąć na szybkość opracowywania aplikacji i wdrażania ich w Twojej firmie.
• Lepsza jakość. Oprócz przyspieszania developmentu testowane ulepszenia mogą szybko rozwiązać problemy z wydajnością lub zabezpieczeniami, co poprawi jakość produktu lub usługi.
• Większe zadowolenie klientów. Usprawnienie procesów obsługi klienta w firmie może pomóc Ci zdobyć klientów i zwiększyć ich lojalność.
• Ulepszone środowiska pracy w firmie. Efektywne procesy biznesowe są podstawą satysfakcji w miejscu pracy, co poprawia wydajność i potencjalnie zmniejsza rotację pracowników.