1. Dezember 2023
Mitwirkende: Alexandria Iacoviello, Amanda Downie
Change Management (CM) ist die Methode, mit der ein Unternehmen Veränderungen kommuniziert und umsetzt. Dazu gehört ein strukturierter Ansatz, um Menschen und Prozesse durch den organisatorischen Wandel zu führen.
Ein Change-Management-Prozess hilft sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für den gesamten Übergangszeitraum gerüstet sind und unterstützt werden. Es gibt mehrere Gründe, die ein Change Management erforderlich machen. Fusionen und Übernahmen, Anpassungen in der Unternehmensführung und die Einführung neuer Technologien sind häufige Ursachen für Change Management. Der organisatorische Wandel, der notwendig ist, um mit der schnellen digitalen Transformation in der gesamten Branche zu konkurrieren, führt dazu, dass Unternehmen neue Produkte und neue Prozesse einführen. Diese Innovationen stören jedoch oft die Workflows, sodass ein effektives Change Management erforderlich ist.
Ein erfolgreicher Wandel geht über einen Kommunikationsplan hinaus; vielmehr geht es darum, den Wandel in der gesamten Unternehmenskultur umzusetzen. Der Einsatz einer Change-Management-Strategie kann dazu führen, dass die Stakeholder die Change-Initiativen annehmen. Indem Sie Ihre Mitarbeiter als Change Agents (Agenten des Wandels) aktivieren, indem Sie sie in den Workflow einbeziehen, können Sie geschäftliche Meilensteine erreichen. Führungskräfte können und sollten die Vorteile des Wandels durch die Entwicklung eines umfassenden Change-Management-Plans ermitteln.
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Change Management sollte ein durchdachter, strukturierter Plan sein, der sich an mögliche Verbesserungen anpassen lässt. Die Art und Weise, wie die Verantwortlichen an das Veränderungsmanagement herangehen, hängt von der Größe des Unternehmens, dem Bedarf und dem Potenzial für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ab.
Mitarbeiter, die noch keine Erfahrungen mit solchen Veränderungen gemacht haben, benötigen möglicherweise einen individuelleren Ansatz, wie z. B. Anleitung durch die Personalabteilung (HR). Mitarbeiter, die bereits Erfahrungen mit Veränderungen auf organisatorischer Ebene gemacht haben, können gute Kandidaten für das Change Management Team sein, da sie der Führungsebene und ihren Kollegen aufschlussreiche Unterstützung bieten.
Erfolgreiches Change Management ist das kumulative Ergebnis eines erfolgreichen Verständnisses der Veränderungsinitiativen durch alle wichtigen Stakeholder. Dies erfordert, dass Sie Ihre Mitarbeiter proaktiv einbinden und unterstützen, indem Sie sie auffordern, konstruktives Feedback zu geben, und indem Sie kontinuierlich über Änderungen der Geschäftsprozesse oder Aufgabenbereiche informieren.
Es gibt verschiedene Methoden des organisatorischen Change Managements, die von verschiedenen Psychologen und Change Leadern entwickelt wurden:
Der Schwerpunkt dieses vom Change-Berater William Bridges entwickelten Rahmenwerks liegt auf der Reaktion der Menschen auf Veränderungen. Die Anpassung der wichtigsten Stakeholder an den Wandel wird oft mit den fünf Phasen der Trauer verglichen, aber stattdessen wird das Modell von Bridges durch drei Phasen beschrieben:
- Endings: Das Loslassen von alten Prozessen.
- Neutrale Zone: Die Ungewissheit und Verwirrung bei der Festlegung neuer Rollen.
- Neuanfänge: Die Akzeptanz neuer Wege.
Axelos ist ein Joint Venture zwischen Capita und dem britischen Cabinet Office und hat ITIL entwickelt. Das Framework dient der Verwaltung des IT-Betriebs und der Infrastruktur anhand eines detaillierten Leitfadens. Das Ziel ist die erfolgreiche digitale Transformation durch eine störungsfreie Implementierung von IT-Services während des gesamten Change-Management-Prozesses.
Im Laufe der Jahre wurde ITIL immer wieder überarbeitet, um den Prozess zu verbessern und die Änderungen zu erweitern. Es gibt vier Versionen und die neueste, ITIL v4, konzentriert sich auf die Implementierung von DevOps, Automatisierung und anderen notwendigen IT-Prozessen.1 ITIL v4 wurde zur Unterstützung der modernen digitalen Transformation geschaffen und wurde durch die vierte industrielle Revolution ausgelöst.
John Kotter, ein Harvard-Professor, hat seinen Prozess für Fachleute entwickelt, die mit der Leitung von Veränderungen betraut sind.2 Er sammelte die gemeinsamen Erfolgsfaktoren von zahlreichen Führungskräften, die Veränderungen beaufsichtigten, und entwickelte den folgenden achtstufigen Prozess:
- Ein Gefühl der Dringlichkeit für Veränderungen schaffen.
- Aufbau einer leitenden Koalition.
- Erarbeitung einer strategischen Vision und von Initiativen.
- Rekrutierung einer Freiwilligenarmee.
- Handlungsermöglichung durch Beseitigung von Barrieren.
- Kurzfristige Erfolge generieren.
- Anhaltende Beschleunigung.
- Den Wandel einleiten.
Diese Methode, die oft als „Unfreeze-Change-Refreeze“-Framework bezeichnet wird, wurde von dem Psychologen Kurt Lewin in den 1940er Jahren entwickelt.3 Die Metapher bedeutet, dass ein Eisblock seine Form nicht ändern kann, ohne zu zerbrechen. Sie können jedoch einen Eisblock umformen, ohne ihn zu zerbrechen, indem Sie das Eis schmelzen, das Wasser in eine neue Form gießen und den Block in der neuen Form wieder einfrieren. Lewin zog diesen Vergleich für die Strategie des Change Managements und wies darauf hin, dass die schrittweise Einführung von Veränderungen eines Unternehmens helfen kann, die Akzeptanz der Mitarbeiter und einen reibungsloseren Veränderungsprozess zu erreichen.
In den späten 1970er Jahren schrieben die McKinsey-Berater Thomas J. Peters und Robert H. Waterman ein Buch mit dem Titel In Search of Excellence.4 In diesem Buch wurde ein Framework vorgestellt, das die Fähigkeit besitzt, zusammenhängende Faktoren darzustellen, die die Fähigkeit eines Unternehmens zu Veränderung beeinflussen können. Rund 30 Jahre später wurde dieses Framework als „McKinsey 7-S“-Framework bekannt. Die Elemente des Frameworks überschneiden sich je nach Kultur und/oder Institution auf unterschiedliche Weise. Diese sieben Elemente sind ohne hierarchische Reihenfolge aufgelistet:
Die von der Firma Prosci entwickelte Prosci-Methodik basiert auf verschiedenen Studien, in denen untersucht wurde, wie Menschen auf Veränderungen reagieren. Die Methodik besteht aus drei Hauptkomponenten: dem Prosci Change Triangle (PCT), dem ADKAR-Modell und dem Prosci 3-Phasen-Prozess.
PCT-Modell
Das PCT-Modell ist ein Framework, das auf Sponsoring, Projektmanagement und Change Management basiert. Dieses Modell stellt den Erfolg in den Mittelpunkt dieser drei Elemente und wird in der gesamten Prosci-Methodik verwendet.
ADKAR-Modell
Das ADKAR-Modell befasst sich mit einem der wichtigsten Bestandteile des Veränderungsmanagements, den Stakeholdern. Das Framework ist ein Akronym, das Change Leader mit den richtigen Strategien ausstattet:
- Das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen
- Der Wunsch, sich an der Veränderung zu beteiligen und sie zu unterstützen
- Das Wissen, wie man sich verändert
- Die Fähigkeit, gewünschte Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen
- Verstärkung zur Aufrechterhaltung der Veränderung
Der 3-Phasen-Prozess von Prosci
Ein 3-Phasen-Prozess mit einem strukturierten, aber flexiblen Framework Die drei Phasen der Prosci-Methodik sind die Vorbereitung des Ansatzes, das Management des Wandels und die Nachhaltigkeit der Ergebnisse.5
Die Stakeholder können je nach Größe des Unternehmens und der Art der Veränderung variieren. Wenn Sie zum Beispiel einen Prozess ändern, der sich direkt auf ein Produkt auswirkt, das Sie Ihren Kunden anbieten, dann sind Ihre Kunden ein wichtiger Stakeholder in diesem Prozess. Wenn Sie hingegen ein internes technologisches Tool ändern, sind Ihre Kunden möglicherweise nicht die Haupt-Stakeholder an dieser Änderung.
Um die Stakeholder zu bestimmen, die für Ihre Change-Management-Strategie wichtig sind, definieren Sie zunächst den Umfang der Änderung. Als Nächstes sollten Sie herausfinden, von wem diese aktuellen Prozesse durchgängig betrieben und genutzt werden. Beginnen Sie damit, diese Stakeholder einzubeziehen, denn im Laufe der Zeit kann festgestellt werden, dass es weitere wichtige Stakeholder gibt, die berücksichtigt werden müssen. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass Sie bei der Anpassung Ihres Change-Management-Prozesses flexibel sind. Möglicherweise müssen in verschiedenen Phasen zusätzliche Stakeholder in die Strategie für das Änderungsmanagement einbezogen werden.
Zu den Stakeholdern am Veränderungsmanagement gehören in der Regel Führungskräfte und leitende Angestellte, mittlere Führungskräfte, Mitarbeiter an der Front, Entwickler, Projektmanager, Fachleute (Subject Matter Experts, SMEs) und möglicherweise auch Kunden. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie die am Change Management beteiligten Stakeholder ermitteln:
- Wer leitet den Geschäftsbereich, der sich im Wandel befindet?
- Wer ist Eigentümer des Prozesses, der sich verändert?
- Wer sind die Menschen, die den Wandel fördern?
- Wer sind die Menschen, die die Veränderungen umsetzen?
- Wer sind die Menschen, die täglich am stärksten von der Veränderung betroffen sind?
Durch die rasante digitale Transformation und die immer innovativere Welt ist das Change Management zu einem wichtigen Instrument für den Erfolg von Unternehmen geworden. Unter den verschiedenen Methoden des Change Management finden Sie hier einige Best Practices, die Sie berücksichtigen sollten:
- Formulieren Sie Ihre Vision klar und machen Sie Ihre Ziele messbar.
- Die Beteiligung der Mitarbeiter ist ebenso wichtig wie die Unterstützung durch die Geschäftsführung.
- Seien Sie bereit, Ihren Prozess anzupassen, insbesondere wenn er nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt.
- Zu einer effektiven Kommunikation gehört auch, dass die Mitarbeiter bei Bedarf in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.
- Arbeiten Sie bei der Automatisierung von Prozessen mit dem Projektmanagement zusammen.
- Erstellen Sie Ihren Plan für das Change Management auf der Grundlage der Risikotoleranz Ihres Unternehmens.
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Fußnoten
1 ITIL-Definition, technisches Ziel
2 Definitio, Kotter Inc.
3 Kurt Lewins Change Management , Tech Target
4 7-S Framework, McKinsey, 2008
5 Übersicht über Methodik, Prosci