O quão dependente do e-mail é nosso trabalho hoje em dia? Poucas são as profissões em que e-mails diários não ditam a rotina laboral.
Esse é apenas um dos motivos pelo qual é essencial aprender como enviar um e-mail formal solicitando algo. Não importa se é para um colega, um cliente, um professor, uma agência do governo, ou qualquer outra situação formal, o artigo abaixo te ensinará todos os detalhes de como escrever um e-mail formal com exemplos.
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Quer aprender como enviar um currículo por e-mail? Ou gostaria de dicas sobre como redigir uma carta de apresentação? Veja nossos artigos:
- Como fazer um e-mail para enviar um currículo
- Como mandar um currículo por Gmail (no celular ou computador)
- Carta de apresentação pronta para copiar
- Como fazer uma carta de apresentação
- Frases para colocar no currículo
- Quem sou eu texto pronto
- O que é referência profissional
- Currículo pronto para editar
Como escrever um e-mail formal
Siga o passo a passo abaixo para garantir que você enviará o melhor e-mail formal possível.
1. Envie o e-mail de um endereço profissional
O primeiro passo é determinar de qual endereço de e-mail você mandará a mensagem.
É capaz que você tenha mais de um endereço eletrônico, e para enviar um e-mail formal, utilize um endereço formal. O ideal é que o endereço seja uma variação do seu nome. Nada de “AlbErto_MetalliCa@hotmail.com”.
Se você tem um e-mail da empresa onde trabalha, não o use para enviar mensagens pessoais, e não use seu e-mail particular para assuntos da companhia.
2. Ajuste o nível de formalidade
Identifique o nível de formalidade necessário para o e-mail.
O quão formal você deve ser no e-mail varia entre um colega no trabalho que você já conhece, o recrutador de um banco, um cliente, um juiz, um professor, e assim por diante. É preciso ter bom senso ao pensar em como escrever um e-mail formal.
3. Coloque os destinatários certos
Ao enviar um e-mail formal, é preciso decidir quem deve estar incluído no e-mail.
Envie o e-mail somente para quem o e-mail é relevante, seja porque você espera uma ação da pessoa ou porque ela precisa saber que este e-mail foi enviado.
O ideal é conhecer seus destinatários para saber se eles se importam em estar copiados em e-mails que não precisam tomar ações. Se você não os conhece, uma boa prática é colocar nos destinatários do e-mail somente quem precisa tomar uma ação ao ler a mensagem, e colocar em cópia quem deve apenas saber que o e-mail foi enviado.
4. Escreva um assunto claro
O assunto do e-mail é importantíssimo. Muita gente julga se deve ou não abrir um e-mail baseando-se no assunto.
No assunto, deixe claro do que se trata o e-mail e a importância da mensagem. Tente comunicar:
- A urgência;
- A importância;
- O tema;
- Se há uma ação para ser tomada ou se é apenas informativo.
5. Formate os anexos corretamente
Ao anexar um arquivo no seu e-mail, preste atenção nos seguintes pontos:
- Nome do arquivo: o nome do documento deve deixar claro o que a pessoa encontrará ao abri-lo;
- Corpo do e-mail: comente na mensagem sobre o anexo, e explique o motivo pelo qual o está enviando. Deixe claro, também, o que espera que o destinatário faça com aquele arquivo.
- Tamanho: enviar arquivos grandes por e-mail pode ser complicado. O Gmail, por exemplo, permite anexos de até 25 MB. Você pode checar o tamanho limite dos anexos no seu provedor de e-mail neste artigo, ou buscando na internet. É possível também que seu provedor de internet tenha um limite de transferência menor. Neste caso, tente usar uma alternativa, como enviar a informação em e-mails diferente, transferir pela nuvem, ou usar uma ferramenta para compactar o arquivo, como WinZip e WinRAR.
- Formato: tente utilizar um formato de arquivo que será facilmente aberto em qualquer tipo de computadores ou celulares. Ao enviar um curriculum vitae, por exemplo, salve o currículo em PDF para que ele não desformate ao ser aberto e para garantir que ele não será editado sem querer.
- Segurança: se estiver enviando dados confidenciais, sejam seus ou de outras pessoas/empresas, é importantíssimo se preocupar com isso. “Zipe” o arquivo, coloque uma senha e envie encriptado. Não envie a senha no corpo do mesmo e-mail, e de preferência dê a senha por telefone.
6. Faça uma saudação adequada
Ao contrário das mensagens que você troca com amigos, os e-mails formais necessitam de uma saudação apropriada.
Evite começar com “oi” ou “olá”, a não ser que conheça o destinatário e saiba que ele estará confortável com essa saudação.
Comece o e-mail com “Caro [nome]”, “Prezado [nome]”, “Senhor [nome]” ou “Senhora [nome]”.
Sempre tente encontrar o nome de quem vai ler seu e-mail, pois isso torna a mensagem mais pessoal e garante que a pessoa lerá com atenção. Áreas do nosso cérebro se ativam ao ouvir nosso nome, e algo parecido acontece quando o lemos.
Se não for possível encontrar o nome de quem lerá o e-mail, use outras saudações formais como: “Ao diretor de recursos humanos da [nome da empresa]”, ou em último caso “A quem possa interessar”.
7. Apresente-se na introdução
Se você está enviando um e-mail formal e não conhece a pessoa que vai ler, é necessário se apresentar, para que a pessoa entenda quem você é e por que está enviando o e-mail. Pode ser algo simples como:
Meu nome é Maria da Silva e sou a encarregada do projeto de pesquisa de marketing.
Ainda assim, mantenha a segurança dos seus dados. Não inclua dados confidenciais no e-mail, sempre assuma que alguém que você não espera pode ler a mensagem.
8. Escreva a mensagem e o corpo do e-mail
Ao escrever o corpo do e-mail, tenha em mente os pontos a seguir:
- Use o preheader sabiamente. Ele é aquele pequeno trecho do e-mail que você consegue ler antes mesmo de abri-lo, da sua caixa de entrada, normalmente abaixo do assunto. É o melhor lugar pra se colocar uma “call to action”, ou seja, dizer o que o leitor deve fazer. Se o e-mail for urgente, use o preheader para convencer que é importante abri-lo. Para ter certeza de como o preheader aparecerá, você pode enviar o e-mail para si mesmo antes de enviar aos outros.
- Mande um e-mail bem estruturado. O texto do e-mail deve seguir um raciocínio lógico, com começo, meio e fim.
- Utilize a mensagem para comunicar exatamente o que precisa ser comunicado, nada menos e nada mais que isso. Deixe claro o que é esperado do recipiente e o prazo.
- Evite gírias e jargões técnicos ao escrever um e-mail formal. Se você tem certeza que a pessoa que lerá entenderá aqueles jargões, não tem problema usá-los, mas como regra, evite-os.
- A mensagem deve ser o mais curta possível. Explique o máximo possível em menos linhas.
- Não use abreviações nem gírias de internet.
- Seja educado.
- Não estilize. Use letra preta e uma fonte séria. Normalmente, a fonte padrão do e-mail já é profissional o suficiente. Não escreva tudo em caps lock, itálico ou negrito.
- Objetividade e clareza devem ser seu foco ao enviar um e-mail formal.
- Não use reticências. Muita gente é viciada em terminar frases com reticências, mas os três pontinhos não têm lugar em um e-mail formal.
- Não use emojis nem emoticons.
- Use bem parágrafos. Ninguém gosta de ler um bloco de texto.
- Prefira listar itens em bullet points do que listá-los em um parágrafo. Isso torna qualquer texto mais simples de ler e mais “mapeável”, mas é especialmente verdadeiro para um e-mail, já que ele tem mais chances de ser aberto em um celular do que em um computador.
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Ao terminar, o gerador de currículos da Zety avaliará o seu currículo e te dirá o que você precisa corrigir para fazer um currículo ainda melhor.
9. Faça um encerramento simples
No parágrafo de encerramento do e-mail, inclua suas expectativas em relação a prazos e um agradecimento. Para um e-mail formal, a melhor despedida é sempre:
Atenciosamente,
Sua assinatura
Você também pode criar uma assinatura automática no seu provedor de e-mails. Assim você economizará tempo, em vez de ter que assinar todos os seus e-mails. Alternativamente, basta escrever seu nome ou título do cargo manualmente abaixo do “Atenciosamente,”.
Para passar um toque extra de profissionalismo, você pode salvar uma assinatura feita à mão e digitalizada para aparecer abaixo do seu nome.
10. Revise o que escreveu
Muita gente tem a mania de, assim que envia um e-mail, ir para a seção de enviados e ler a mensagem algumas vezes, procurando erros.
Em vez disso, é sempre uma boa ideia revisar seu e-mail formal lendo e relendo antes de enviar. Três problemas comuns em e-mails que você deve revisar especialmente são:
- Quem está em cópia;
- Ortografia;
- Se o anexo está lá.
Como iniciar um e-mail formal
Inicie seu e-mail com uma saudação adequada para a situação. Se você está enviando um e-mail formal e não conhece o destinatário, opte por "Prezado(a)" ou "Caro(a)". Coloque o nome da pessoa para quem você está dirigindo o e-mail, e considere usar o sobrenome para um grau maior de formalidade.
Como finalizar um e-mail
Veja exemplos de encerramento para o seu e-mail:
1. Atenciosamente;
2. Cordialmente;
3. Respeitosamente;
4. Com os melhores cumprimentos;
5. Obrigado(a);
6. Agradeço pela atenção;
7. Aguardo sua resposta;
8. Estou à disposição para mais esclarecimentos.
Em seguida, coloque a sua assinatura, se você não tiver uma automática já configurada.
Como mandar um e-mail formal solicitando algo
Ao mandar um e-mail formal solicitando algo, deixe claro no assunto e no corpo do e-mail o que você espera que seja feito, a urgência e os prazos. Mencione apenas o necessário no e-mail, nada a menos e nada a mais. Seja educado e profissional, use “por favor” e “obrigado”.
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Resumo — Como mandar um e-mail formal
Para enviar um e-mail formal, siga os passos abaixo:
- Destinatários — inclua apenas quem deve ler a mensagem;
- Assunto — deixe claro sobre o que se trata o e-mail;
- Anexos — tome cuidado com arquivos confidenciais;
- Saudação — comece o e-mail com “Prezado…”;
- Introdução — apresente-se caso não conheça o leitor;
- Mensagem — deixe claro qual a ação que deve ser tomada;
- Encerramento — termine o e-mail com “Atenciosamente…”;
- Assinatura — inclua seu nome e seu cargo.
Obrigado por ler. Espero que o artigo sobre como escrever um e-mail formal tenha te ajudado. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, use a caixa abaixo para deixar seu comentário!
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