Matéria atualizada dia 29/04/24
Os servidores da Prefeitura de Curitiba passam a contar, a partir deste mês, com novas funcionalidades no e-mail corporativo, usado profissionalmente pelos cerca de 27 mil funcionários. Ferramentas de colaboração para a edição de documentos ou divisão de tarefas, por exemplo, reuniões por videochamada, possibilidade de salvamento de documentos para acesso de qualquer lugar e videoconferência são alguns dos novos recursos.
A partir das 19h desta sexta-feira (26/4) e durante o fim de semana (27 e 28/4), será realizada a última etapa de migração: as novidades do Zimbra entram em funcionamento nos endereços eletrônicos que têm o domínio @curitiba. Elas já foram implantadas com sucesso, ao longo do mês, nos domínios @urbs, @ics, @ippuc, @sms (Saúde), @feas e @sme (Educação), que reúnem mais de 20,6 mil contas ativas, do total de 31,2 mil.
Além de contas corporativas individuais, existem contas de unidades municipais (escolas, por exemplo) ou de áreas ou setores das secretarias e órgãos (atendimento do IPMC, por exemplo).
Utilizado na Prefeitura de Curitiba desde 2012, a substituição do Zimbra por uma versão mais moderna permitirá as atualizações de segurança necessárias para que os usuários tenham a certeza de que as suas informações estão protegidas. A mudança possibilita ainda a utilização do aplicativo Zimbra pelo celular (Android ou iOS).
“Quanto mais as pessoas usarem, melhor será. Este é um investimento na segurança e na mobilidade para uso do e-mail corporativo, mas também em ferramentas modernas adequadas às rotinas de trabalho nos dias de hoje”, define o superintendente de Tecnologia da Informação da Secretaria de Administração, Gestão de Pessoal e TI (Smap), Antonio Carlos Pires Rebello.
O que há de novo
O novo Zimbra reúne funcionalidades para a colaboração, o compartilhamento de informações e apoio na gestão de tarefas.
Uma das novidades é a possibilidade de criar e editar documentos, planilhas e apresentações, que poderão ser feitas de forma online e colaborativa, se o usuário desejar. O recurso permite o acesso remoto, pelo celular, tablet ou computador, de onde o servidor estiver, num porta-arquivos bastante robusto.
A plataforma Onlyoffice está integrada ao e-mail e cria versões automaticamente, permitindo identificar, por data e horário, as mais antigas e as mais recentes. O arquivo criado pode ser anexado ou compartilhado. O porta-arquivos funciona, portanto, como um drive que guarda os arquivos na caixa postal do servidor. O acesso é pela aba Porta-arquivos > Novo documento.
“Os servidores contarão com uma ferramenta bem completa na sua mesa de trabalho. Terão um serviço otimizado e inteligente. E poderão organizar de acordo com a sua necessidade”, assegura o diretor de Infraestrutura e Operações do Instituto das Cidades Inteligentes, Fernando Matesco. O ICI é contratado pela Prefeitura de Curitiba.
Com esta nova versão, será possível utilizar o aplicativo Zimbra no celular Android ou iOS. Basta baixar por meio da loja de aplicativos e realizar as configurações básicas.
A mudança também traz de volta alguns recursos úteis e já conhecidos de parte dos servidores que o utilizavam, como a função tarefas, que permite o compartilhamento com pessoas envolvidas numa mesma entrega. Os lembretes podem ser gravados na agenda.
Proteção e outros recursos
Por razões de segurança, em breve, a nova versão do Zimbra terá dupla autenticação dos usuários. Os servidores deverão confirmar que estão usando a ferramenta, sempre que solicitado.
“Nossa recomendação é para que que os servidores criem o hábito de atualizar a sua senha periodicamente e que não passem para outras pessoas”, alerta o superintendente de TI da Smap, Antonio Carlos Rebello.
A Smap e o ICI chamam a atenção dos usuários para recursos que já estavam disponíveis e eram pouco utilizados, tais como o de enviar mais tarde (disponível no botão “enviar” do e-mail).
Outra funcionalidade com baixa utilização é a que permite a gestão de espaços das secretarias e órgãos, como salas de reuniões e auditórios.
Desde que estejam cadastrados previamente, a ocupação destes locais pode ser agendada, sem conflito entre agendas de servidores que queiram utilizar o mesmo espaço. Nestes casos, a ocupação pode estar vinculada à liberação de alguém autorizado pela secretaria ou órgão responsável pelo espaço.
O cadastro das salas pode ser solicitado ao representante do ICI responsável por cada sede da Prefeitura (ambiente informatizado – AI local). Além de espaços físicos, o recurso também pode ser usado para equipamentos de uso comum que precisam ser compartilhados.
Gestores
Aos gestores das diversas secretarias serão disponibilizados alguns serviços adicionais. Haverá 2 mil licenças habilitadas para a realização de videoconferência.
Com esse recurso, os titulares poderão abrir e gerenciar salas para as reuniões como anfitriões e receber número ilimitado de participantes, mesmo que os demais integrantes não tenham licença ou tenham e-mail de outro domínio (Gmail ou Hotmail, por exemplo), o que permitirá a integração de pessoas de fora da Prefeitura, quando necessário.
Se tiverem até 100 minutos, as reuniões podem ser gravadas no computador do anfitrião, sem ocupar espaço do e-mail. A reunião também pode ser conduzida pelo aplicativo Jitsi Meet pelo celular.
Além disso, os gestores que usam a assinatura digital de documentos da Prefeitura poderão validá-la para sua utilização. Para isso, ela será importada para o e-mail corporativo.
Alerta aos que têm o @Curitiba
A Smap e o ICI fazem um alerta aos usuários do Zimbra que terão suas contas de e-mail do domínio @curitiba migradas neste fim de semana: quem precisar utilizar o e-mail a partir das 19h de sexta-feira (26/4), já estará com a nova versão implementada, porém, poderá sentir falta de parte das mensagens.
Os técnicos tranquilizam os servidores, pois todas as mensagens serão migradas.
Outra informação importante é que as pastas existentes no e-mail atualmente serão transferidas integralmente para o novo Zimbra. Basta o usuário clicar em Porta-arquivos, e depois na seta de Novo documento. As pastas estarão recolhidas nesta área.
Duas funcionalidades precisarão ser refeitas após a migração. Os servidores que costumam utilizar a assinatura padrão da Prefeitura deverão fazer uma nova. E caso o servidor já utilize o compartilhamento, o procedimento deverá ser refeito, cadastrando os endereços com os quais queira compartilhar arquivos.
Dúvidas
Quem tiver dúvidas, poderá acionar a equipe técnica dos ambientes informatizados (AI) nas respectivas sedes, ou o Service Desk do ICI pelos telefones (41) 3074-6262 ou (41) 3350-6262. O serviço funciona 24 horas.
Acesse os links abaixo e confira o passo a passo de alguns procedimentos do novo Zimbra: