Hàm IFS trong Excel là một công cụ hữu ích cho việc phân tích dữ liệu, đặc biệt là khi làm việc với các điều kiện phức tạp. Với khả năng xử lý nhiều điều kiện logic khác nhau trong một hàm, IFS giúp rút ngắn thời gian và đơn giản hóa các công thức phức tạp thông qua việc loại bỏ sự lồng ghép của các hàm như IF, AND, OR và các hàm khác.

Hàm IFS giúp bạn kiểm tra danh sách điều kiện và trả về một giá trị tương ứng với kết quả TRUE đầu tiên tính từ điều kiện bên trái qua. Sử dụng hàm IFS để đánh giá nhiều điều kiện sẽ giúp bạn không phải sử dụng nhiều câu lệnh IF lồng nhau phức tạp. IFS về bản chất là IF lồng, nhưng cho phép các công thức ngắn hơn, dễ đọc hơn.

Với bài viết này chúng mình sẽ giới thiệu với các bạn về hàm IFS và cách sử dụng hàm này trong các trường hợp thông dụng. Chúng ta cùng bắt đầu thôi.

Cú pháp hàm IFS trong Excel

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3],…)

(Tùy cài đặt máy, dấu ngăn cách có thể là phẩy (,) hay chấm phẩy (;))

Trong đó:

• Logical_test1 (bắt buộc có) là điều kiện đánh giá kết quả.
• Value_if_true1 (bắt buộc) kết quả cần trả về nếu thỏa điều kiện
• Logical_test2…logical_test127 (tùy chọn) điều kiện đánh giá kết quả tiếp theo
• Value_if_true2…value_if_true127 (tùy chọn) kết quả cần trả về nếu logical_testn thỏa điều kiện. Mỗi kết quả value_if_truen tương ứng với một điều kiện logical_testn.

Cách sử dụng hàm IFS trong Excel

IFS là một hàm mới, chỉ có trong Office 365 và Excel 2019 và Google Sheets. Sử dụng hàm IFS để kiểm tra nhiều điều kiện và trả về một giá trị tương ứng với kết quả TRUE đầu tiên (tính từ điều kiện bên trái qua).

Không giống như hàm IF, hàm IFS có thể kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc mà không cần lồng nhiều câu lệnh IF. Do đó, công thức dựa trên IFS ngắn hơn, dễ đọc và dễ viết hơn.

Các điều kiện được nhập vào các cặp giá trị / kết quả. Mỗi phép thử đại diện cho một phép thử logic trả về TRUE hoặc FALSE và giá trị theo sau sẽ được trả về khi kết quả là TRUE.

Ví dụ 1: Xếp loại học lực của các sinh viên sau

• Sinh viên có điểm trung bình từ 9 điểm trở lên xếp loại "Giỏi".
• Sinh viên có điểm trung bình từ 7 điểm đến dưới 9 điểm xếp loại "Khá".
• Sinh viên có điểm trung bình từ 5 điểm đến dưới 7 điểm xếp loại "Trung bình".
• Sinh viên có điểm trung bình dưới 5 điểm xếp loại "Yếu".

Hàm IFS không có giá trị mặc định cài sẵn để sử dụng khi tất cả các điều kiện là FALSE

Tuy nhiên, để cung cấp giá trị mặc định, bạn có thể nhập TRUE làm test cuối cùng, theo sau là giá trị để sử dụng làm giá trị mặc định.

Ví dụ 2:

• Mã NV là TP chức vụ là Trưởng phòng
• Mã NV là PP chức vụ là Phó phòng,
• Mã NV là NV1 chức vụ là Nhân viên chính thức
• Ngược lại chức vụ là Nhân viên thời vụ

Trong ví dụ dưới đây, mã nhân viên là TP hiển thị “Trưởng phòng”, mã PP hiển thị “Phó phòng”, mã NV1 hiển thị là “Nhân viên chính thức”.

Bất kỳ giá trị mã nào khác đều không hợp lệ, vì vậy TRUE được điền vào như test cuối cùng và hiển thị “Nhân viên thời vụ” được cài đặt làm giá trị “mặc định”.

=IFS(B3="TP","Trưởng phòng",B3="PP","Phó phòng",B3="NV1","Nhân viên chính thức",TRUE,"Nhân viên thời vụ")

Khi giá trị trong B3 là TP, PP hoặc NV1, IFS sẽ trả về các thông báo được hiển thị ở trên. Khi B3 chứa bất kỳ giá trị nào khác (kể cả khi B3 trống) IFS sẽ trả về “Nhân viên thời vụ”.

Nếu không thêm test cuối như trên, IFS sẽ trả về #N/A khi không tìm được giá trị thõa bất cứ điều kiện nào.

Tóm lại, hàm IFS trong Excel là một công cụ đa năng và hiệu quả để xử lý điều kiện phức tạp trong phân tích dữ liệu. Với khả năng đánh giá nhiều điều kiện logic trong cùng một hàm, IFS giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa các công thức phức tạp. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn trong công việc và học tập.

Nếu bạn muốn tham gia một lộ trình bài bản để nâng tầm bản thân, khóa học Combo Excel dành cho người làm việc văn phòng giúp bạn sở hữu trọn bộ kỹ năng từ xử lý đến phân tích dữ liệu với Excel chỉ trong 60 giờ. Không ngừng học hỏi và nâng cấp bản thân cơ hội thăng tiến đang chờ đón bạn, chúc bạn thành công!

Trung Tâm Tin Học Trường ĐH KHTN, ĐHQG-HCM