【Home Office】實施在家工作　4要點需注意

新冠肺炎（武漢肺炎）疫情蔓延，不少企業頒布在家工作（Work From Home，WFH）政策，唯缺乏資源的中小企業，或面對不少挑戰，有科技公司表示，企業在執行WFM政策時應注重4大要點，以維持員工生產力及公司營運。

疫情肆虐，為免辦公室太多人聚集，不少企業奉行WFM政策，理光香港市場及業務拓展部總監莊禮基表示，員工在家工作對中小企帶來挑戰。「沒有太多IT資源的中小企，亦擔心技術能不能配合得到，無論是硬件還是軟件，能否同時滿足安全與工作效率的要求。」面對各種挑戰，莊禮基指出，要讓員工在家工作都能維持一定的生產力，有4大要點留意：

• 公司工作是否可以數碼化完成
• 數碼化文件要放到安全的專業服務公司儲存及管理
• 員工在家工作要有通訊群組保持聯繫
• 員工指引要清晰，恆常檢討工作進度

中小企上雲動力大增

莊禮基解釋，員工在家工作的前提，必須將文件數碼化，員工才能接入公司系統，取得文件及數據工作。「中小企首要將數據庫及系統搬上雲。」他指出，雖然不少中小企對將文件放上雲端都有擔憂。「要知道實體數據庫或伺服器受損或資料外洩的風險將更大，中小企老闆的觀念亦漸漸改變。」他透露，有不少中小企老闆開始選用雲端文件共享服務，相信經過今次疫症，或對該類服務需求更大，亦更有信心。

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但員工在家工作，難免面對引誘，近日就有某大公司員工在WFH時間「上山工作」，引來熱烈議論。莊禮基表示，要管理員工下屬在家工作，必須給予清晰指引，員工要清晰每天要完成的任務，訂立短期目標。

在公、在私，員工需要透過不同群組與上司、下屬互通消息，一方面能與同事互動，不會太孤單，一方面匯報工作情況。

他亦建議，每天需要有適當時間給予上司及下屬檢討工作。「近日我們在每天快要收工的時間都會視像會議，以便上司下屬能匯報當日工作進度。」

▲ 除了視像會議工具，互動白板亦是現時常用的遙距工作、開會的工具之一（受訪者提供圖片）

此外，莊亦表示，公司需要給予清晰的指引，防止公司文件外洩，為員工存取文件設立權限，例如相片亦要有水印為佳，以免員工以流動裝置瀏覽時不慎外洩。「其實讓員工在家工作，是建立在互信的情況下，上司的要求亦切勿太嚴苛。」

經此一「疫」　遙距工作兩大進化

在文件管理及系統存取方面，現時就有不少解決方案可以做到。莊表示，之前就協助一本地水務工程公司建立系統，讓不能在辦公室工作的員工，能夠交換圖片、文件，匯報工作進度。「該程式系統能應用在不同流動裝置，當中有流動打卡功能，因為當中可以啟動GPS功能，確保員工在確實的地方工作。」他解釋，該程式在打開時才會看到裝置的定位，完成工作可關閉程式，不怕用戶的私人地點及數據外洩。其次，莊禮基亦表示，理光亦有文件管理系統，之前就助本地物業管理公司數碼化文件交換過程，讓處理效率快70%。

莊禮基預計，經過今次後，遙距工作，在家工作的趨勢會持續。「今後工作將不限於在辦公室完成，未來企業或只租共用工作間，而文件及工作流程都趨向共享，各種如法律顧問、宣傳或傾向使用外判公司。」

記者：李彥煒