Entsendung von Arbeitnehmenden ins Ausland

Für die Entsendung von Arbeitnehmenden in der EU gelten bestimmte Vorschriften. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Entsendevorschriften einhalten,

• wenn Sie Beschäftigte vorübergehend in ein anderes EU-Land entsenden, um vor Ort einem dort ansässigen Geschäftspartner Dienstleistungen zu erbringen;
• wenn Sie Beschäftigte in eine Niederlassung in einem anderen EU-Land entsenden.

In beiden Fällen muss ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und der/dem entsandten Arbeitnehmenden bestehen.

Die Entsendevorschriften finden ebenfalls Anwendung, wenn die Person sich für Sie aus einem anderen EU-Land in das Land begibt, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat oder seine Tätigkeit ausübt, und von einer Leiharbeitsfirma zur Verfügung gestellt wird. In diesem Fall muss zwischen der/dem Arbeitnehmenden und der von Ihnen beauftragten Leiharbeitsfirma ein Arbeitsverhältnis bestehen. Sie können auch Arbeitnehmende entsenden, die Drittstaatsangehörige (Nicht-EU-Bürger*innen) sind, sofern diese sich rechtmäßig in einem der EU-Mitgliedstaaten aufhalten. Auch für sie gelten die EU-Entsendevorschriften.

Beschäftigungsbedingungen im Gastland

Für die Dauer der Entsendung müssen Sie sicherstellen, dass für Ihre Beschäftigten die gesetzlich oder durch allgemein verbindliche Tarifverträge festgelegten Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Gastlandes gelten. Dies betrifft

• die Mindestruhezeiten,
• die Höchstarbeitszeiten,
• den bezahlten Mindestjahresurlaub,
• den Lohn (einschließlich aller Zulagen) gemäß nationalem Recht oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen,
• Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz,
• Schutzmaßnahmen für Schwangere und Wöchnerinnen sowie Kinder und Jugendliche (unter 18 Jahren),
• die Gleichbehandlung von Männern und Frauen,
• die Unterbringung der Arbeitskräfte im Gastland, sofern diese durch den Arbeitgeber zu regeln ist,
• gegebenenfalls Reisekosten- und Unterbringungszulagen bzw. eine Erstattung dieser Kosten sowie Tagegelder.

Wenn diese Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen für Ihre Beschäftigten in Ihrem eigenen Land günstiger sind als im Gastland, sollten Sie diese selbstverständlich auch für die Zeit der Entsendung aufrechterhalten.

Für andere Sektoren als den Bausektor gelten die Anforderungen in Bezug auf Lohn und Jahresurlaub nicht, wenn:

• Erstmontage- und/oder Einbauarbeiten, die von Facharbeiter*innen Ihres Unternehmens ausgeführt werden, Bestandteil des Liefervertrags mit Ihrem Partner in dem anderen Land sind, und
• wenn die Dauer der Entsendung acht Tage pro Jahr nicht übersteigt.

Pflicht zur Unterrichtung der entsandten Arbeitnehmenden

Entsenden Sie Ihre Beschäftigten für mehr als vier Wochen am Stück, so müssen Sie sie vor ihrer Abreise schriftlich über Folgendes informieren:

• Land bzw. Länder, in denen sie arbeiten werden (Gastland)
• voraussichtliche Dauer der Arbeit im Ausland
• Währung, in der die Vergütung erfolgt
• alle mit dem Arbeitsauftrag verbundenen Leistungen (Geld- oder sonstige Leistungen)
• Informationen zur Rückführung: ob sie vorgesehen ist und, wenn ja, unter welchen Bedingungen
• Vergütung nach dem geltenden Recht des Gastlandes
• etwaige besondere Entsendezulagen
• Modalitäten für die Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten
• Link zur offiziellen Internetseite des Gastlandes zum Thema Entsendung von Arbeitnehmenden

Langfristige Entsendung

Erfolgt die Entsendung für einen Zeitraum von über 12 Monaten (oder über 18 Monaten, wenn Sie dem Gastland eine mit Begründung versehene Mitteilung übermitteln), müssen Sie sicherstellen, dass für Ihre Beschäftigten alle einschlägigen Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Gastlandes gelten (außer für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen und betriebliche Zusatzrenten).

Erkundigen Sie sich auf der Internetseite des Gastlandes, wie Sie eine mit Begründung versehene Mitteilung übermitteln.

Pflicht zur Abgabe einer Erklärung

Eventuell müssen Sie als Arbeitgeber den Behörden im Gastland vor (oder spätestens zu Beginn) der Entsendung zudem eine Erklärung mit folgenden Angaben übermitteln:

• Identität des Dienstleistungserbringers
• Zahl der entsandten Arbeitnehmenden
• Kontaktperson des Dienstleistungserbringers
• Anschrift des Arbeitsplatzes
• voraussichtliche Dauer der Entsendung, einschließlich Anfangs- und Enddatum
• Art der während der Entsendung erbrachten Dienstleistung
• eine Person, die gegenüber den Behörden des Gastlandes als Ansprechpartner fungiert

Darüber hinaus sollten Sie die zuständige Stelle des Gastlandes über etwaige Änderungen informieren, z. B. wenn die Entsendung nicht stattfindet oder unterbrochen wird.

Weitere Informationen zu den Erklärungspflichten finden Sie auf der Internetseite en des Gastlandes.

Vorschriften zur sozialen Sicherheit für entsandte Arbeitnehmende

Entsandte Arbeitnehmende (oder Sie als Selbstständige*r) können trotz der vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen EU-Land im Sozialversicherungssystem des Landes versichert bleiben, in dem sie vor ihrer Entsendung gearbeitet haben.

Als Arbeitgeber müssen Sie die Behörden des Gastlandes im Voraus informieren und dazu beim Sozialversicherungsträger in dem Land, in dem Ihre Angestellten versichert sind, ein Formular – das portable Dokument A1 (PD A1) – anfordern. Das Formular bestätigt, dass die/der entsandte Arbeitnehmende in Ihrem Land sozialversichert ist und im aufnehmenden Land keine Beiträge zahlen muss.

Bei Beantragung des PD A1 müssen Sie das Anfangs- und Enddatum der Entsendung nennen. Die maximal zulässige Zeitspanne, die Sie auf dem Formular angeben können, beträgt 24 Monate.

Dauert die Entsendung länger als 24 Monate oder ist eine Verlängerung notwendig, können Sie als Arbeitgeber

• die Behörde, die das PD A1 ausstellt, um eine Verlängerung bitten – diese wird jedoch nicht automatisch gewährt und bedarf einer gegenseitigen Vereinbarung zwischen dem entsendenden und dem aufnehmenden Land;
• Ihre(n) Arbeitnehmende(n) auffordern, sich beim Sozialversicherungssystem des Gastlandes einzuschreiben.

Dienstreisen und entsandte Arbeitnehmende

Arbeitnehmende, die Sie auf eine Dienstreise in ein anderes EU-Land schicken, um an Konferenzen, Sitzungen, Messen, Schulungen usw. teilzunehmen, sind keine entsandten Arbeitnehmenden. Solche Dienstreisen fallen nicht unter die Entsendevorschriften, da die Arbeitnehmenden in diesem Fall im Gastland keine Dienstleistung erbringen.

Wenn Sie Ihre Arbeitnehmenden auf eine Dienstreise schicken, müssen Sie sich mit Blick auf die soziale Sicherheit dennoch nach Möglichkeit im Voraus an die Behörden des Gastlandes wenden und das portable Dokument A1 (PD A1) en anfordern.

Nationale Internetseiten und Kontaktstellen

Jedes EU-Land unterhält eine Internetseite mit detaillierten Informationen zum Thema Entsendung von Arbeitnehmenden ins Ausland. Darüber hinaus gibt es Kontaktstellen, die auf den Internetseiten angegeben sind. Diese Stellen stimmen sich untereinander ab, überwachen die Einhaltung der Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen während einer Entsendung und gehen mutmaßlichen Verstößen nach.

Weitere Informationen zu einem bestimmten EU-Gastland finden Sie auf der jeweiligen nachstehend verlinkten nationalen Internetseite.

Nationale Verbindungsstellen

Jedes Land verfügt über eine zuständige Behörde, die Fragen zur Entsendung von Arbeitnehmenden beantworten kann. Die Kontaktdaten dieser nationalen Verbindungsstellen finden Sie unter Kontakt zu nationalen Verwaltungen.

Sie sind selbständig und möchten ein paar Monate im Ausland arbeiten? Lesen Sie die FAQ (Fragen und Antworten), um alles über die zu beachtenden Formalitäten zu erfahren.

Weitere Informationen

Mehr Informationen finden Sie im Kurzleitfaden der EU zur Entsendung von Arbeitnehmenden.

Werfen Sie auch einen Blick in den praktischen Leitfaden zum Entsenderecht.