En la mayoría de los casos, la dirección ejecutiva o los miembros de la gerencia establecen objetivos para apoyar las operaciones comerciales habituales. Sin embargo, puede haber casos en los que una empresa necesite mejorar un proceso o resolver un problema, en cuyo caso podría crearse un grupo de proyecto para encargarse de ello. Una empresa puede seguir teniendo éxito y alcanzar sus objetivos si cuenta con un equipo de proyecto.
En este artículo, definimos un equipo de proyecto, explicamos más sobre las funciones de un equipo de proyecto, describimos las características de un equipo exitoso y respondemos a algunas preguntas sobre los equipos de proyecto.
¿Qué es un equipo de proyecto?
Un equipo de proyecto es un grupo de personas que trabajan juntas en un proyecto común con objetivos y metas compartidos. Cada miembro del equipo de proyecto tiene el deber de realizar su trabajo y ayudar a conseguir los objetivos del proyecto. Dado que los equipos de proyecto suelen incluir a varias personas, puede haber una mezcla de expertos con diferentes conocimientos, capacidades y experiencias, y es frecuente que se empleen equipos o grupos interfuncionales de varios departamentos.
Un equipo de proyecto también puede incluir tanto a empleados como a personas que trabajan fuera de la empresa y que tienen una relación comercial con la organización o son expertos en la materia. Dependiendo del proyecto, puede haber miembros del equipo que trabajen a tiempo completo o parcial en el proyecto. Algunas personas pueden participar en todo el proyecto, mientras que otras sólo forman parte del equipo del proyecto durante una fase específica.
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Funciones de un equipo de proyecto
En un equipo de proyecto, cada miembro tiene ciertas responsabilidades o tareas específicas que contribuyen al éxito del proyecto. Por ello, es importante que en el equipo del proyecto haya distintas funciones, como por ejemplo
Director del proyecto
El gestor de proyectos es una parte esencial de la mayoría de los proyectos, ya que son los profesionales que mantienen el proyecto dentro del calendario y del presupuesto. Los gestores de proyectos actúan como representantes entre los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas en el mismo, comunicándose con ambos grupos para asegurarse de que todos son conscientes de las expectativas y pueden entender mejor cómo va el proyecto. A veces, un director de proyecto también utiliza un coordinador o asistente de proyecto para realizar sus tareas, que pueden incluir:
- Crear un calendario y varios plazos basados en las necesidades del proyecto y las peticiones de las partes interesadas
- Contratar y reclutar personas para trabajar en el proyecto
- Proporcionar actualizaciones periódicas a las partes interesadas de la empresa y a los socios del proyecto
- Revisar el presupuesto para asegurarse de que el proyecto no cuesta más recursos de los asignados
- Asigna tareas a las personas en función de su papel en la organización y de sus capacidades específicas
- Conseguir recursos para los miembros del equipo del proyecto que respalden las responsabilidades
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Interesados en el proyecto
Una parte interesada en el proyecto es una persona, o un grupo de personas, que está interesada en el resultado del proyecto. Suelen ser miembros del equipo ejecutivo de una organización y toman decisiones empresariales clave sobre el proyecto, aprueban cualquier aumento del presupuesto y los ajustes del calendario, se comunican periódicamente con el director del proyecto y los miembros del equipo para restablecer los objetivos y ayudan al director del proyecto a conseguir la formación y otros recursos que los miembros del equipo puedan necesitar para su trabajo. Las partes interesadas en el proyecto también pueden tener que resolver los conflictos entre los miembros del equipo si el director del proyecto no puede hacerlo.
Miembro del equipo del proyecto
Cualquier persona que trabaje en el proyecto, sin importar si lo hace a tiempo completo o parcial, es un miembro del equipo del proyecto. Puede tratarse tanto de empleados internos como de personas externas que pueden ser consultores, expertos o proveedores. El director del proyecto delega las tareas a los miembros del equipo del proyecto en función de su experiencia, sus capacidades y el departamento en el que trabajan dentro de la empresa, y los miembros del equipo deben completar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto, para que el proyecto pueda avanzar como se espera.
Analista de negocios
Un analista de negocio es responsable de mejorar una organización, y suele desempeñar un papel importante en un equipo de proyecto. Pueden elaborar estrategias con las partes interesadas de la empresa para desarrollar objetivos que resuelvan los problemas que experimenta la empresa o idear formas de mejorar el rendimiento de un determinado departamento. Debido a su función dentro de la empresa, un analista ayuda a definir el proyecto y a establecer los objetivos, a documentar los requisitos técnicos para un equipo de proyecto eficaz y a asegurarse de que los resultados que el equipo obtenga apoyen el objetivo general del proyecto y de la empresa.
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Otras funciones
Hay otras funciones en un equipo de proyecto que pueden ser necesarias para algunos proyectos y no para otros. Son:
- Cliente
- Gestor funcional
- Profesional de las TI
- Gestor de programas
- Garantía de calidad
- Experto en la materia
Características de un equipo de proyecto con éxito
Explore esta lista de las características que pueden ayudar a que su equipo de proyecto sea un éxito:
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Colaboración: Es importante que todos los miembros de un equipo de proyecto colaboren entre sí para alcanzar objetivos comunes. Los miembros de un equipo de proyecto pueden alcanzar el éxito trabajando en estrecha colaboración, apoyándose mutuamente y valorando las ideas y opiniones individuales.
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La cooperación: Cuando el director del proyecto o el interesado en el proyecto elige quién forma parte del equipo del proyecto, lo hace evaluando el trabajo necesario, los objetivos y el calendario del proyecto. Cualquiera que forme parte del equipo del proyecto está ahí porque puede aportar valor al proyecto, por lo que es crucial que todos los miembros cooperen para que el proyecto tenga éxito.
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Creatividad: En muchos proyectos existe la posibilidad de resolver un problema. De hecho, es probable que el proyecto exista porque hay un problema de organización que hay que resolver. Es habitual que los miembros del equipo del proyecto sean creativos y capaces de descubrir nuevas soluciones a los problemas.
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Prestar atención a los detalles: En un equipo de proyecto no suele haber más personas de las necesarias, lo que significa que cada individuo tiene un conjunto específico de tareas y responsabilidades que contribuyen al éxito del proyecto. Debido a esto, los miembros deben tener una gran atención a los detalles para que puedan completar con precisión su trabajo y apoyar a sus compañeros de equipo.
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Comunicación: Cuando se trabaja con miembros del equipo de diferentes departamentos, la comunicación es clave para asegurarse de que se comparten mensajes completos y precisos de manera oportuna.
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Preguntas frecuentes sobre los equipos de proyecto
Revise esta lista de preguntas frecuentes con respuestas para comprender mejor los equipos de proyecto:
¿Cuáles son las ventajas de crear un equipo de proyecto?
Tener un equipo de proyecto dedicado a la realización de un proyecto a gran escala tiene muchas ventajas, entre ellas que están representadas diversas habilidades y que los miembros del equipo pueden aportar diferentes perspectivas. Con un equipo de proyecto dedicado, el proyecto sigue siendo un gran foco de atención para la organización, de modo que cualquier problema que deba resolver el proyecto puede abordarse lo antes posible.
Además, cada miembro del equipo puede sentirse como una parte valiosa de la organización y estar motivado para rendir bien tanto durante la realización del proyecto como una vez finalizado, lo que puede dar lugar a una mayor fidelidad de los empleados y a una mayor satisfacción laboral.
¿Cómo se crea un equipo de proyecto eficaz?
Para crear un equipo de proyecto que contribuya al éxito del mismo y ayude a la organización a alcanzar sus objetivos, es importante seleccionar primero quién debe formar parte del equipo. Establezca quiénes trabajan bien juntos, qué departamentos deben tener un representante en el equipo, los objetivos del proyecto y quiénes tienen las habilidades y la experiencia necesarias para realizar el trabajo. A continuación, comparta las expectativas que tiene de todos los miembros del equipo y seleccione las herramientas, el software y los programas que utilizará.
Algunas de las otras acciones que debe realizar para garantizar la eficacia de su equipo de proyecto son
- Establecer objetivos
- Establecer la importancia de la comunicación
- Facilitar las relaciones entre los miembros del equipo del proyecto
- Reconocer a los miembros del equipo por su contribución y trabajo duro
¿Cuáles son algunas de las áreas de experiencia dentro de un equipo de proyecto?
Dependiendo del proyecto, suele haber una gran variedad de conocimientos en el equipo. Es posible que los miembros del equipo estén capacitados en áreas como:
- Gestión
- Marketing
- Análisis de datos
- Investigación de usuarios
- Diseño visual
- Accesibilidad
Como los proyectos varían, los miembros del equipo también pueden variar. Lo mejor es establecer las necesidades y los objetivos del proyecto y, a continuación, encontrar a los miembros del equipo que puedan apoyarlos de forma experta.