1. Faites des rétroplannings
Ce calendrier prévisionnel vous permettra d’avoir une visibilité d’ensemble sur les jalons de validation et les tâches à réaliser par toutes les parties prenantes du projet. Combien de temps est nécessaire pour chaque tâche ? Quelles sont les étapes de validation nécessaires ? Vous devrez vous poser toutes ces questions afin de définir votre rétroplanning réaliste et exhaustif, anticiper et planifier les différentes ressources.
Prenons l’exemple de la création d’un site internet. Dès la phase d’initialisation, nous demandons à nos clients pour quelle date ils souhaitent que leur nouveau site soit en ligne. À partir de cette date butoir, nous construisons un rétroplanning avec des tâches et des sous-tâches attribuées à nos ressources en fonction de leurs disponibilités. Cet exercice nous permet d’identifier rapidement la faisabilité du projet.
Vous vous êtes sans doute rendu compte que vos projets ne respectaient pas toujours le rétroplanning initial. Un retard de validation, une mauvaise estimation du temps nécessaire pour une tâche… Les raisons sont diverses et la mise à jour régulière de vos outils de gestion de projet est indispensable. Pour faciliter ces ajustements et la re(re-re)planification de certaines tâches, nous vous conseillons d’utiliser un outil dynamique !
2. Intégrer le diagramme de Gantt à votre routine
L’avantage du diagramme de Gantt par rapport au rétroplanning ? Il permet de créer des dépendances entre les différentes tâches et jalons. Un retard de validation d’un texte va forcément avoir des conséquences sur d’autres tâches. Il est donc indispensable de prendre en compte cette dépendance. Avec un diagramme de Gantt, vous pourrez facilement déplacer ou allonger une tâche en cas de retard, ce qui impactera toutes ses dépendances, et ainsi visualiser immédiatement les nouvelles échéances et la nouvelle date butoir de votre projet.
Autre avantage du diagramme de Gantt ? Il est très visuel et vous permet de voir en un coup d’œil l’avancement de votre projet. Un réel gain de temps au quotidien !
Source : Monday
3. Utiliser les bons outils pour votre gestion de projet
Chez MyDigiCompany nous avons fait le choix d’utiliser Monday. Cet outil du quotidien permet à nos équipes de regrouper toutes les informations des projets (sites internets, stratégies de contenus inbound marketing, mais aussi des projets internes liés à l’organisation générale de l’agence, au recrutement, à notre communication). Sur chaque “tableau”, nous listons les étapes du projet, et attribuons les tâches et le temps de travail à nos collaborateurs et partenaires. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation nous permet d’avoir une visibilité réaliste de la charge de travail de chacun… et de créer des diagrammes de Gantt partagés avec nos clients pour nos projets !
Les outils de gestion de projet sont nombreux : à vous de choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre équipe !
