24%港人會為靈活辦公跳槽　以科技支援混合工作的5大注意點

在現代混合工作模式下，企業務必因應員工需求及協作效率等因素而持續更新辦公室混合科技，以支援員工在任何工作模式下亦可維持與團隊的協作。隨著團隊合作變得更加分散，公司需要設計並具備支援分散團隊的混合工作科技的辦公空間。

24%港人會為靈活辦公跳槽

彭博行業研究（Bloomberg Intelligence）的一項研究發現，27%本地受訪者表示如果需要他們每周五天全天在辦公室工作，他們期望至少獲得6%的加薪，另外24%則考慮以獲得靈活辦公安排為轉工理由。這些結果反映混合工作已被視為主要的員工福利之一，甚至有部份員工將其視為工作環境的標準之一。混合模式的盛行增加了員工與遙距同事協作的時間。

提升混合工作體驗5大注意點

為滿足分散團隊對混合工作模式的需要，以下是五個公司應該參考的範疇，以便提升員工工作體驗。

• 1. 採用辦公桌預約模式

由於員工經常在辦公室和居家辦公來回切換，不少公司已開始重新分配和集中管理資源，員工不再擁有指定的辦公桌，公司則會準備足夠的辦公桌確保實體工作的同事有足夠設備工作。這種模式對於採用混合工作模式的公司而言已十分常見，讓打算回辦公室工作的團隊自行選擇和預訂想使用的辦公桌。

公司可以透過辦公空間預約方案，讓員工根據需要選擇工作地點，例如團隊需要同時協作完成計劃時預訂多個相連的工作空間，在只有自己或少數團隊成員時則預約一個較安靜的空間。

這種新模式不僅為員工提供更靈活的選擇，同事之間可以更準確了解彼此的工作地點和空間，對公司而言亦可以更容易了解辦公室空間的使用狀況，以便更有效率重新分配和善用辦公室空間。

• 2. 根據團隊需要劃分辦公室區域

員工對辦公室的期望已持續改變，相比以往只是作為工作地點，現今辦公室更需要考慮如何讓團隊之間更有效率地工作，甚至從中建立團體意識。這些都是辦公室工作體驗的重點因素。

公司可以根據團隊規模和工作習慣設定和劃分辦公室區域，令員工和部門能更容易預訂合適的辦公桌。例如在接近會議室的區域安排更多辦公桌，讓客戶銷售、市場策劃等時常需要開會的多人部門更集中和易於預訂會議室，相反則將會計或資訊科技等只有一至兩人的同事安排在同一個較少型的位置。

透過在預約方案中劃分區域，員工可以根據自身需要和區域分布而預約合適的辦公桌，更重要的是可以根據團隊和自身而更靈活安排工作空間。

• 3. 設置不同類型的混合工作空間

公司應設置不同類型的辦公空間，從而滿足會議、個人和社交等不同需要，令員工能更自在地回到辦公室工作。設置這些工作空間時，公司需要先了解員工對於辦公空間的需要和渴望在這些空間中得到怎樣的體驗，然後根據這些需要安排所需的資源，包括空間大小、設備等。以下是一些較常見的辦公空間及應注意的要點。

會議室幾乎是任何公司必備的場所。然而，根據使用習慣和偏好而優化不同會議室亦十分重要。例如將較大的房間作為公司大型會議、跨地區和團隊協作會議，或者是正式客戶會議之用。這些會議室應配置先進的通信設備，確保即使所有員工一同使用，以及與客戶開會時亦可確保會議能順利進行。

另一方面，公司可以設置一些小型會議室和開放式個人空間。前者可以讓員工在進行一些小型內部會議時使用，讓員工可以更親密地討論意見；後者讓員工需要進行一對一視像或電話通話，或者暫時需要一個私人空間保持專注的員工有獨立的個人工作空間。

公司根據自身業務性質、員工需要和習慣，以及與客戶的常用聯繫方式而規劃辦公室空間的使用，令整體營運效益更高。

• 4. 優化混合會議室設備

雖然大多數的公司和企業已十分習慣虛擬會議，但一些辦公室只設置一張大型桌子供員工而沒有考慮會議體驗，員工開會時很容易陷入「保齡球球道效應」，根本無法看清楚遙距參加者身處的環境，而在同一會議室的同事亦未必能清楚聽到相距較遠的同事說話。為提升員工舉行混合會議時的體驗，公司應該投放更多資源優化資訊科技設備。

首先，一些公司可能只部署最基本的會議設備，令員工每次開會時都要花大量時間接駁電線和外置設備。其實這些公司只要部署優化的通訊軟體或平台已可免卻不少麻煩。另外，公司可以考慮採用人工智能驅動的視像鏡頭和咪高風。這些設備可以強化會議體驗，包括自動適別和對焦發言人，以及更準確接收音效和清晰播放所有人的說話。此外，公司可以添加數碼白板，讓遙距工作的員工都可以同步與團隊分享意見，從而協助打破地域限制和強化無縫協作體驗。

• 5. 關注持續遙距工作員工的需要

公司重新部署辦公室政策時，必須考慮持續遙距工作的員工的需要，因為他們很多時候都是被動接受改變，而非像混合工作員工等直接受惠和使用重新建構後的辦公室。除了配置上文提及的硬件和軟件加強遙距工作員工的體驗外，資訊科技部門亦要在部署後評估燈光、鏡頭角度、音訊等細節，甚至直接詢問他們的意見。

員工愈來愈依賴優化的科技和辦公空間以保持混合工作模式，因此資訊科技部門和管理層對於工作政策和相關範疇的評估及執行就更重要。這些持份者需要持續關注員工的需求，從而建立更迎合現代工作趨勢和轉變的工作環境。

【關於作者】Lucas Lu為Zoom亞洲區負責人，領導亞洲區内多個市場的團隊，包括東南亞、南韓、香港
及台灣。他負責管理Zoom企業、專業、商業及中小企四個客戶業務部門，推動整個點對點業務流程期間的策略制定、市場營銷及執行的業務工作，為亞洲企業提供滿足它們需要的最佳平台方案。

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