專案管理：怎麼規劃管理專案？圖解專案管理５步驟與工具|經理人

專案管理怎麼做、會經歷哪些流程？為了方便控管專案，專案經理會將專案分隔為數個階段（phase），當一個階段完成，交付出成果或產出具體文件之後，接著就會轉入下一階段。所謂「專案生命周期」，指的是就從專案的開始到結束過程中，必經的數個階段。根據《專案管理知識體指南》，專案管理可劃分為 5 個流程，分別是起始、規畫、執行、監控和結束（結案）。

專案管理流程、重點圖解！5 步驟，一次看懂專案管理怎麼做

1. 專案管理｜起始階段：定義問題，並辨識專案利害關係人

專案管理起始階段主要工作是定義問題，並針對問題發展出解決方案和專案章程，以及辨識出與專案相關的利害關係者（stakeholder；例如，顧客、供應商、贊助者、職能經理等），使專案順利進行。在這個階段，由於有賴專案經理的居中協調，使大家達成共識，因此較著重於整合管理及溝通管理這兩類知識。

2. 專案管理｜規畫階段：思考完成專案所需做的事

待問題釐清、專案的目標也明確訂定出來，之後便要進行縝密的規畫，釐清專案「要做些什麼」「誰負責做」「該如何做」「什麼時候完成」「需要耗費哪些成本」「需要供應哪些資源」，以及如何預防及減輕風險。

一般而言，專案管理在定義和規畫階段，通常要投入最多心力，因為計畫得愈周詳，活動切割得愈細緻，顧全的層面愈多，進展到執行和追蹤階段時，就會更加順暢、有效率，進而協助專案目標順利達成。

3. 專案管理｜執行階段：整合各方訊息，輔助專案推行

在專案管理執行階段，專案經理的主要任務是，運用溝通管理知識，了解及掌握專案利害關係者的需求與期望；運用人資管理知識，建立並發展自己的專案團隊；以及運用採購和品質管理知識，輔助專案的推行。至於整合管理知識，在此階段則旨在指導和管理專案的執行。

4. 專案管理｜監控階段：隨時隨地檢視專案是否符合計畫

專案管理監控階段雖然是專案管理 5 流程的第 4 個階段，但其實監控的角色，就如同監察院是獨立於行政體系之外，職責是在過程中不斷監督及控制各個流程是否均符合原先計畫。一旦發現有偏差，就必須立即採取必要措施，將流程導回正軌；但是若已無法還原，也要做出修正或彌補，以因應新變數加入之後所產生的影響。

5. 專案管理｜結束階段：將經驗文字化，供後續的專案參考

當專案進行到最後結束階段時，專案經理除了運用採購管理知識，針對專案中所採購產品或服務進行「合約結案」（驗收賣方完成的工作及交付成果，是否符合專案的需求與標準）及稽核審查工作之外，這個階段的重點更在於，以整合管理知識，將團隊成員在「專案各個階段結束／整個專案結束」之後，所學到的成功及失敗經驗，轉化成文件化記錄下來，做為日後其他專案的參考及借鏡。

專案管理、專案規劃必備工具！以「專案規畫圖」區隔 4 大問題

專案是解決問題、創造新事物的過程，不管是長達數個月的婚禮籌備，到國家級的基礎建設都屬於專案的範圍。根據美國專案管理協會（Project Management Institute）的專案人才就業市場報告指出，專案型工作人數從 2017 年 6600 萬人預計到 2027 年將增為 8800 萬人；全球專案創造的經濟活動價值亦從 2013 年 12 兆美元（約台幣 360 兆）增加到 2027 年的 20 兆美元（約台幣 600 兆）。而專案管理絕不只是一群人定時開會、制定時程和填寫財務表單而已，它真正目的在於幫助人們把好點子落地實踐。

專案管理學會前董事會主席、《專案管理革命》作者安東尼奧．尼托—羅德里格茲（Antonio Nieto-Rodriguez）參與過富通銀行併購荷蘭銀行的專案，由於意識到組織經常忽視專案管理，他研究無數成功和失敗的專案，把專案管理的知識統整成一套工具「專案規畫圖」（Project Canvas），可區分成 4 大問題：