請問在美國的差旅問題

我想從兩個層面來看.
1. 稅法層面: 台灣是不是ㄧ定要有統一發票才能抵費用. 或是中國的稅法是否需要收據. 還是這部分的費用會先在美國當費用跟IRS報完稅.
這要看你們會計上費用放哪裡. 如果是台灣認費用, 一般收據就可以還是要統一發票. 如果一般收據都可以, 需不需要旅行社的letterhead. 美國常用的OTA(expedia, hotwire, Priceline)如果是先收錢的也都會開收據. Booking就不一定. 先收錢的幾個網站可能要先看一下他們來的收據形式公司是否可以接受. 我這次因為到中國要用trip.com, 我發現他們的收據format不錯. 有公司title, 有letterhead. 我不知道expedia之類的收據適不是也這樣. 以前我的公司都蠻寬容的. 有時候我用信用卡帳單也可以報帳. OTA的缺點是一旦行程有更動, 手續費很可觀. 這在管理部分容易產生矛盾. (好像傳統旅行社好像也是case by case, 合作久的旅行社會去想辦法).
如果是費用認在美國, 要參考一下IRS對這些費用的認定方式.
2. 管理層面: 美國公司在管理員工出差時會有明文規定. 什麼等級可以用什麼樣的艙等. 旅館費用, 房間, 租的車的大小, 餐飲的費用, ...寧可立法嚴格執法輕鬆. 這是第一個要有規範的. 我不建議公司從亞洲遙控替美國的員工定機票, 訂旅館..這些瑣事. 容易弄錯或是不知道轉機對travel的人來說是很痛苦也浪費公司生產力的. 即便轉機也要轉合理範圍最短時間. 常出差的人心裡都有概念, 遙控的人沒概念. 遙控是一個既困難又容易搞的烏煙瘴氣的做法.
大部分的公司都會先要求一個travel request 大概這次出差每個細節會花多少錢. 這種錢都是預估的, 這份文件公司管理階層覺得該有誰看過也是一種管理機制, 可以積極一點也可以消極對待. 只要後來報上來的費用差異不大, 我建議放手讓員工自己去找. 機票跟航空公司官網訂還是跟租車公司官網訂...其實都不是很重要. 當然有時候會碰到員工詢價的時候可能機票價錢低, 但是真買的時候忽然漲上來的問題. 或是因為會議的安排需要改變行程, 忽然多了200美元的更改費用與價差. 這些就只能大家努力, 盡量避免了.
3. 我當sales的時候很喜歡Southwest. 班次多, 改票容易是一個重要原因. Google Flight打開來, 合理的機票價位很容易看出來. 很便宜的都是很奇怪的時間, 好的時間大多貴. 這是為什麼非不得已才考慮. 如果老闆叫我飛紅眼我會臭臉. 例如我住西岸, 要到東岸出差我就是會前一天就到, 住店, 第二天才安排會議. 這樣的差旅安排大概一趟會多幾百美元. 清早的飛機也是很痛苦的. 我也會盡量避免. 這種事情如果自己決定犧牲自己的生活, 我不會不悅, 如果有人替我排早上10點以前的飛機, 我可能會抱怨很久. 對於安排行程的人來說, 也不是很公平
另一個大項目是餐飲. 我帶客人吃飯很節制. 而且我出差不喝酒, 所以客人也不至於太誇張. 一頓100美元/head 跟一桌四人200美元的帳單還是很大的不同. 這是先審request的好處, 跟實際報帳差別太大可以檢討. 實務上會有些管理上的手法, 不過這就離題了.
OTA或是租車公司也不是哪一家一定便宜. 在美國國內要有超便宜的deal又要配合公司業務展的需求常常會有衝突之處. 我們公司以前有個top sales出門的差旅費讓公司很頭痛, 他每次的說法都是, 大客人的會議很難約. 只要約上了, 他不惜任何代價要去見客, first class, business class的直飛訂下不會猶豫的. 而可以改的票就是有flexibity, 有時候也是不得已的. 只是如果私人的行程可能最後會去cancle掉貴的, 公司的費用, 太忙時不在允許範圍外就不會去改了

就個人經驗, 美國比較大的公司大部分是自設旅行部的人員, 或者是請外部旅行社的人員駐點. 比較少"直接"跟OTA合作.
畢竟公出有許多變動與報帳的問題, 有實體專人負責比較靠譜.

我公司以前是用American Express Travel，有合約，可以在網站上訂機票、旅館、租車，公司有專人負責訂，費用直接走公司帳。當然事先都要有 pre-approved travel request。另外有公會福利去進修之類，這種要自己先墊錢，之後申請退款。就要自己訂機票、旅館、租車。也需要pre-approved request 才可以訂，ㄧ般會預估價錢。我是直接到官網訂，機票選直飛/好的時間。旅館選方便的，省去租車的費用。餐費ㄧ般是用Per diem，不需要收據，報帳省了很多事。

感謝您的回覆
終於出現了一個American Express Travel
我會去看看這個網站的服務的
謝謝！

公司現在用 TravelStore，可以參考一下。
https://www.travelstore.com

我們公司用這家
https://www.concur.com/en-us/travel-booking

由於我們接美國政府合約
員工出差開銷比照聯邦政府規定
旅館費超過上限的話 得由上級批准
每天 per diem 雜支也根據地點 自動計算
或讓員工自己上網訂旅館 得不到這些資訊

現在公司用 Egencia
但是老美公司不是特別會找亞洲機票，
如果想說中文，可試Gttglobal，
這家還能訂台灣旅遊包車

我待的外商公司都是跟旅行社搭配, 由總部指定, 全球統一配合, 所以只能找全球各地幾乎都有的旅行社. 以前待過的兩間大美商是跟American Express 配合, 機票訂房全幫你搞定, 連出差都要用公司卡(服務超好,但估計很貴). 前東家是家小美商比較沒錢, 每個國家找當地的旅行社配合.

目前雇主是英商也是統一的模式, 是跟這間配合供你參考: https://www.fcmtravel.com/en-us/contact-us/regional-head-offices

感謝提供資料
FCM服務好嗎?
因為接觸下來感覺Egencia的回复比較及時也快速
所以就想說這家開始先試試