做公司秘書需要甚麼資格？
更新於 2023年2月3日
公司秘書的職責
根據香港《公司條例》，每間有限公司都必須委任一名公司秘書。公司秘書分為兩種，一是普通註冊公司的公司秘書，一是上市公司的合資格公司秘書。前者無須公司秘書牌照或考試，而後者則須考取專業資格。簡單來說，公司秘書的職責是行政及管治 (Administration and Governance)、法律 (Legal) 及會計 (Accounting and Finance)：- 處理及保存公司之法定記錄
- 安排董事及股東會議
- 撰寫會議記錄
- 呈報公司周年申報表
- 辦理股份轉讓及辦理撤銷公司註冊事宜
- 代表公司與監管機構溝通
- 協調公司帳目及報告的製作和發佈
- 組織及協助舉行董事會及股東大會
- 監察公司管治的進展
- 成立公司 (生) – 申請公司註冊證書 (Certificate of Incorporation, CI)、申請商業登記證 (Business Registration, BR)、公司名稱查冊 (Companies Registry Search)
- 年度合規 (老) – 管理公司的法定書 (Keeping of Statutory Records)、遞交周年申請表 (Annual Return Filing)、更新商業登記證 (Business Registration Renewal)
- 不常規工作 (病) – 委任/轉換董事 (Appointment & Change of Director)、轉讓股份/增加股份分配 (Share Transfer)、銀行授權簽名人轉換 (Change of Bank Signatory)
- 公司倒閉 (死)–撤銷公司註冊 (Company Deregistration)、清盤 (Winding Up)、剔除註冊 (Striking Off)
成為公司秘書的條件
不論您要否考取專業資格，要成為公司秘書，您需要具備某些特質：- 對行政及管治、法律、會計三個層面有興趣或有一定認知
- 細心謹慎、有耐性，願意對文件逐字推敲斟酌 – 因經常需要處理非常重要的文件！
- 中英文流利，良好溝通技巧 – 由於經常要接觸管理層或專業人士，當中有很多外籍人士，因此必須精通兩文三語。
- 懂得危機處理，了解如何處理不同個案 – 例如傳媒監控與危機公關
公司秘書的入行途徑
公司秘書的入行途徑，一般是先在專業服務公司工作，也有於公司內部擔任公司秘書的職務。如果您想成為認可的特許秘書，就必須通過香港特許秘書公會的專業資格考試 (Chartered Governance Qualifying Programme；簡稱 CGQP）。順利完成 CGQP 考試的學員將成為公會的畢業學員，之後具備符合相關工作經驗要求的畢業學員可以向公會申請成為公會會士或資深會士。公會會員將具備兩個稱銜「特許秘書 (CS)」及「Chartered Governance Professional (CGP)」。這兩個會員稱銜均獲得國際認可，並可通用於所有獲認可地區。 如果不考取 CGQP，其實也可報讀其他專上院校的課程。例如中文大學專業進修學院的公司秘書實務課程、香港恆生大學的企業管治與合規工商管理學士課程、香港理工大學更提供公司管治碩士課程。雖然有這些關於公司秘書的專門課程，但其實不少現職的公司秘書並没取得上述學位或文憑，而是有會計、語文或翻譯學士學位。只要您對企業管治有經驗或認識，也有機會進入這個行業。 若您不打算在上市公司出任公司秘書，也可以在以下公司任職：- 專業服務公司 (Professional firms)
- 中小型會計師樓/律師樓 (CPA/Law firms)
- 私人公司 (in-house company secretary)
- 提供 Freelance 的公司秘書服務