什麼是財務管理系統（FMS）？| SAP Insights
正在檢視數位儀表板的兩名同事

什麼是財務管理系統（FMS）？

FMS 為用於管理組織收入、費用和資產的軟體和程序。
在財務流程中運用 ERP

 

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最早的會計記錄在古代美索不達米亞七千年的廢墟中發現。 這預示了輪子的發明超過3000年，並講述了貿易和商業在人類社會演變中的歷史和文化重要性。但直到十五 世紀末，我們才以意大利數學家 Luca Pacioli的雙重輸入會計普及化來見證了現代簿記的誕生。有了它，企業既可以看到其現在（借方）和未來（貸記）的情況，又誕生了一個簡陋的財務管理體系。當然，現代金融管理體制將不可辨認 ，註定平安 利。 

財務管理系統定義

財務管理系統是一套用於管理企業內收入、支出及資產的軟體與流程。它除了能夠支援日常的財務營運外，財務管理系統的目的是將利潤最大化，並確保企業能長期永續經營。他們能協助財務團隊：

  • 簡化發票作業與帳單請款
  • 優化每日、每月與每年的現金流量
  • 維護稽核軌跡及遵守會計法規
  • 自動化財務流程並減少會計錯誤
  • 提供更佳的預算編列、預測及規劃
  • 加速財務結算及報表生成作業
  • 其他運用等

財務管理軟體可能是公司 企業資源規劃 (ERP) 系統的一部份，整合財務和營運資料並提供團隊對企業的全面檢視。也可以結合獨立的財務應用程式，建立點對點財務管理系統。越來越多的財務長選擇 雲端 ERP 和財務管理軟體，可快速擴展以因應成長並提供不同地理位置、語言、貨幣和法規的功能。

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展示財務管理系統如何讓您監控及管理支出差異的螢幕截圖。

財務管理系統的基本要素

有效的財務管理系統能提供公司整套的會計軟體及單一事實來源，系統中有許多不同工具，可分為下列四個種類：

  • 一般會計和財務結算： 會計和財務結算 工具支援基本簿記作業，例如總帳、應付帳款 (AP)、應收帳款 (AR) 和薪資。團隊可幫助團隊產生報告、建立收入、費用和餘額的財務報表，並快速且減少工作量來結算帳簿。稅務管理功能也有助於確保稅務的準確性和合規性。
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展示應收帳款的財務管理系統。

  • 收入、現金和財務管理： 透過 收入會計工具，財務團隊可將請款程序自動化、檢視最新付款，並確保遵循收入認列的法規，例如 IFRS 15。現金和財務管理工具 可協助團隊預測現金流量、改善流動性，並主動降低風險。此軟體也會與銀行系統整合，讓使用者即時瞭解銀行餘額，並簡化帳戶調節。
  • 財務規劃和分析： 這組規劃、預測、預算編列和分析工具可協助財務長及其團隊支援公司的整體財務狀況。財務規劃與分析軟體 對於分析成本和獲利能力、改善效能、預測和瀏覽未來條件，以及提供快速且準確的決策支援至關重要。同時支援財務和其他部門之間的多重情境規劃和協同合作。
  • 治理、風險及法規遵循： GRC 工具 可協助團隊將組織活動與企業目標保持一致、識別和降低不同類型的風險，並確保遵循 GDPR 和 SOX 到國際貿易協議的法律法規。透過同步化公司治理、風險管理和法規遵循活動的資料，公司可以更有效率地營運、瀏覽不確定性，並以誠信採取行動。
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GRC 軟體可協助公司監控及管理資金可用性及相關風險。

數位財務轉型及新技術

大多數公司仍處於運用在財務流程中導入數位技術（像是雲端、業務預測分析、智慧流程自動化（RPA）、人工智慧（AI）及區塊鏈）的早期階段，但他們正處於重大轉變的開端，因此感到壓力重重。不僅是財務長及其團隊在提供決策支援上被賦予眾望，COVID-19 疫情的寶貴經驗也迫使領導者加速財務轉型及新技術的採用。

 

原因很簡單，數位財務轉型的效益（像是即時智慧技術、高準確度預測模型、更彈性且自動化的流程）都是公司因應改變及適應新常態所需的要素。尤其 AI 更是財務轉型、革新財務分析、自動化及所有流程（從財務結算作業到減少風險及遵循法規）背後的驅動力，

在未來十年中，AI 會將所有的財務作業優化或轉型。

Gartner

  • 雲端財務管理： 除了可擴展性、成本效率以及連線至更多 大數據 來源的能力外， 雲端 ERP 財務管理 提供從任何地方安全存取系統的功能，這在現在尤其重要，讓許多員工遠端工作。雲端也是新科技（例如 AI、 機器學習和區塊鏈）的閘道和先決條件。
  • 進階財務分析：利用 AI 及機器學習的技術支援財務分析能夠從組織內外，近乎即時地採集到大量的結構化和非結構化資料集。此分析能協助財務人員提出更準確的預測及規劃、建立未來情境模型、瞭解潛在決策的財務影響、產出隨選式報表及預測風險與商機。最終，進階財務分析可用於引領企業走向正確方向並長期協助確保企業的長期永續經營。
  • 財務自動化：九成的企業總監 很快將會同時導入流程自動化及 AI，並從財務報表、財務結算到稅務準備及薪資，全面性地將流程自動化。流程自動化機器人不只將重複性作業自動化，讓員工能夠專注在更高價值的工作上，他們還能更快地完成工作、將成本及錯誤降至最低、將流程最佳化，並協調人機團隊作業。
  • 區塊鏈：在財務方面，區塊鏈技術能提升的透明度、效率和安全性。例如，財務團隊可以使用區塊鏈建立最新且不須調節的單一帳本。區塊鏈智能合約：符合先決狀況時自動執行的合約，也可用於自動化及加速付款處理和法規遵循等作業。

#1

進階財務分析是 2020 年財務主管的優先要務

80

%

的財務主管已導入或者規劃導入 RPA

最佳的雲端財務管理系統現已在工具中導入進階分析、AI、機器學習及區塊鏈等智慧科技，可大幅加速財務轉型並快速產生價值及投資報酬率。

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在財務流程中運用 ERP

運用 AI 及進階分析並優化您的財務能力。

深入瞭解

財務管理常見問題

會計是財務管理系統的元件之一。會計系統支援企業的預訂需求–總帳（GL）會計應用程式直接傳送應付帳款、應收帳款及薪資資料。財務管理系統包含管理所有組織內財務的工具，包含財務及現金管理、成本會計、策略性規劃、分析及財務預測、治理等。

企業資源規劃（ERP）是商務管理軟體的整合套件，用於滿足企業所需的廣泛功能。財務應用程式（像是會計、報表製作及財務管理）是 ERP 套件的關鍵，若您希望能更佳地管理財務流程，從此開始也相當不錯。

應收帳款（AR）是負責管理營收的企業功能，通常為客戶的採購欠款及其延長付款貸項。應收帳款始於請款、管理收款，並記錄欠款金額、應收帳款期間以及付款記錄。

應付帳款（AP）則是追蹤及管理應給付給供應商、分包商、貸款人及其他外部第三方的金額。應付帳款（債務）通常始於確認採購發票，並於付款時結束。應付帳款追蹤還款金額及對象、帳齡、付款及現金需求。

營收管理力求透過準確預測需求及消費行為來增加營收，接著透過優化產品、定價、促銷及佈局（分銷）以達到最佳財務結果。

應收帳款管理是應收帳款流程的分支，主要指的是收款流程，包括與公司的欠款方溝通以及為確保安全付款所採取的收款作業。

帳務調節是比對兩個以上資料來源或資料庫內記錄並找出差異、判斷哪個資料正確並將記錄同步化的過程。範例包含總帳分錄與來源文件的比對，以及銀行記錄與已收付款項的比對等。

一般而言，會計系統是用來追蹤企業流入和流出資金的機制。此術語通常是指追蹤財務活動的一組軟體應用程式。基本會計系統功能或 ERP 財務軟體模組 包含總帳、應付帳款和應收帳款。選擇性功能包含薪資、現金管理、信用和收款等。

財務規劃及分析是支持公司整體財務體質的一系列規劃、預測、預算編列及分析作業。財務規劃及分析工具能協助財務團隊提供高階主管快速的決策支援、建構詳細財務模型及預測、規劃多種情境、識別並評估新收益商機等。

現金流為企業現金流入及流出的動態。來自銷售的現金，在被用於物料、薪資、借貸付款或其他費用前，會保留於銀行帳戶以及其他流動投資上。現金流量表是三種基本財務報表（收入、資產負債表、現金流量）之一，它能追蹤會計期間（期初餘額、現金收入、付款、期末餘額）內企業的現金異動。

現金管理是收款及管理現金流的流程，以銀行及投資帳戶內的現金為主，它決定收款現金的流向以及現金在營運資金、投資、現金儲備或其他處置方式的分配。

財務管理與現金管理相似，主要管理企業內的營運資金，目的是維持流動性並充分利用資金以優化公司績效。

費用報表為追蹤並計算業務支出的表單。若員工在公司場所以外的地方執行任務，通常會呈報他們在作業時衍生的費用，像是交通、住宿及膳食。費用可能由公司直接支付，或者由員工支付後報銷。

當員工使用個人資金支付業務相關項目時，他們會將此類支出呈報給公司，再由公司付還給他們。通常適用於因為銷售、會議及大會、設備安裝及服務等類似行程衍生的差旅費用，也適用於完成專案所需的消耗品或用品，因為有時候不透過採購管道，直接購買商品更為迅速。

T&E 代表差旅和費用。員工進行商務差旅時會使用公司差旅和費用報告（紙本或電子）呈報差旅衍生的交通、住宿、膳食及其他費用。費用可能由公司直接支付（旅行社帳戶或公司信用卡）或者由員工支付再報銷。

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