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處理會計事務,除了聘請專業的會計公司,一般中小企業較常使用的就是會計軟體。購入軟體安裝到電腦上後就可以使用,還有可連結到網路系統的雲端類型也是近年很受歡迎的種類。每款所包含的功能不盡相同,且適用的行業種類、員工人數也各自相異,想必讓很多人在選擇時感到煩惱。
因此本⽂將說明選購商品時應注意的要點,比較每款產品的特徵,並以排名方式同時推薦金梅、雲太、元欣、鉅盛等科技公司推出的軟體。在文末還統整了常見疑問,無論是公司行號的會計、中小企業老闆,甚至是獨立接案的工作者,都歡迎參考本文的介紹及推薦。
曾任家電3C賣場專員,現任遊戲實況主。蒼詠從大學時期組裝了第一台電腦以後就對3C產品有著極大的興趣與熱情,閒暇之餘也常上網關注各類科技產品的最新訊息。 2014年組了一台效能不錯的電腦後,實現了大學以來實況夢想,除了開台玩遊戲以外也會分享一些3C商品開箱在部落格或 Youtube 上,喜歡冷門或性價比極高的物件,立志從實用面讓對這些商品有興趣的人們都能得到有用的資訊,並運用自身的文字專長讓讀者可以透過深入淺出的敘述了解每樣商品的特色及優缺點。
以下將介紹挑會計軟體時需注意的6個要點,在購買商品前還請多加參考。
依企業的規模大小,需要處理的資料量有所不同,故請仔細了解下方的選購要點以選擇合適的軟體。
中小企業的人數從10人~100人以上都有,且資本額也有相當程度上的不同,因此若是使用了適用於大企業規模的軟體,可能就會有許多用不到的功能。有鑑於此,可依照公司的行業種類以及員工的人數,來挑選適合的會計軟體。
個人工作室、私人公司的會計帳務基本上多為銷售金額、經費、日期等簡單的紀錄,所以通常功能基本的軟體就能完成這些作業。再加上獨立工作者的預算相對有限,可盡量參考評價選出簡單又價格實惠的類型。
不論是傳統的買斷型或是近年流行的雲端型軟體,都有各自的優點,讀者可評估自身需求再選擇。
不同於雲端型,由於此類型的軟體將使用者資料存於電腦內,讓資料外流的可能性大幅降低。但是有心人士仍能夠藉由非法手段盜取電腦內的資料,因此需搭配安全防護軟體一起使用。
此外,使用買斷型會計軟體時可以依照自身使用習慣,來調整系統內的功能選單,使操作變得更加流暢。需注意的是許多此類型產品不適用 Mac 系統,且若電腦沒有內建硬碟機的話便難以安裝。不僅如此,有些軟體需登入後才能使用,無法在完全沒有網路的情況下開啟,挑選時都得將這些要件列入考量。
雲端型會計軟體通常會備有排解疑難、線上問答等功能,非常適合甫成立公司的新手老闆,以及規模較小的公司行號。因為是將資料存於雲端,不論是手機、平板和電腦都可以共用,在通勤時也能利用空閒時間操作,就算換了新的裝置也能輕鬆轉移數據。
另外,此類型的軟體通常會有試用期,可以嘗試多款再選擇最適合自己的一項。需注意的是雲端會計軟體的功能不比買斷型齊全,因此購入前還需先確認會使用到的功能是否都有具備。
不論是使用雲端型或買斷型的人都必須先確認自己平常使用的電腦、行動裝置的作業系統後再購入軟體,避免發生無法安裝的窘境。
買斷型會計軟體如其名,一次性將其使用權利買斷,不需支付其他費用,但是當現行的會計準則有變,必須將系統升級時,就會產生額外的升級費用;又或是想追加功能時也會產生其他的費用。雲端型則會即時更新至最新的版本,並且有月付和年付等方案讓使用者選擇。不過,通常想增加使用者人數或是追加額外功能時,還是會伴隨著額外的費用。
支出費用的參考值:
依據財稅務網站,每月銷售額超過20萬元者(年銷售額超過240萬元以上),具有相當經營規模,國稅局將核定其使用統一發票,而消費稅的稅率為5%。為此,選擇一款有統計消費稅項目、稅率等功能的會計軟體,就不需要人工一一登記甚至還要做成 EXCLE的表格,可以使作業更加有效率。
若是有聘請會計師處理部分財政事務,不妨選擇與跟對方相同的軟體,如此一來在轉移資料時較能萬無一失。另外也推薦雲端型會計軟體給上述使用者,因為可以共用雲端資料,節省相約見面開會的時間。
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或許看完了選購要點還是有一些疑問,本文除了以上提到的項目外,還幫讀者們整理了常見的疑難雜症,歡迎大家多多參考。
A:現在有許多專門為小公司設計的簡單雲端記帳軟體,讓負責人能夠輕鬆管理公司帳務。此外也有內建新手教學、線上專人服務等功能,不需會計背景也能輕鬆記帳。
A:大多數雲端軟體都附有試用期,只要在註冊時輸入信用卡資料,在一定期限內都能免費使用。需注意的是,若沒有在期限內解約,就會被扣除款項。
A:每套軟體所提供的使用人數不同,部分產品在增加使用者時需要另外加錢,且能夠增加的人數可能會有上限,還請在購買前仔細確認。若是公司成員眾多,不妨尋找沒有使用者人數上限的軟體。
除了以專業的會計系統管理公司帳務之外,從事相關工作的人多少也有需要即時計算的時候,這時若準備好一個專門的商用計算機便會更為便利。而除了實體產品之外,目前也有許多 App 具備同樣強大的計算功能,有興趣的話不妨繼續閱讀以下的文章。
在看完本⽂介紹後,是否有找到⼼儀的產品了呢?除了聘請專業會計師,許多私人公司、中小企業會選擇自己使用會計軟體記帳,除了節省一筆人事費用還能增加自身技能。因此希望讀者能透過本⽂說明並評估實際需求,順利找出理想的商品。
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