日本公務機關多迂腐?東京靠兩台「傳真機」接收疫情報告
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日本的公務機關的業務資訊化作業相當表面,就只是用電腦重製過去的手工文書表格,根本的思維還是停留在把文書表格漂漂亮亮地印出來,然後期待民眾用手填寫,再由公務員手工整理。
2020年7月,日本有媒體報導東京都靠兩台傳真機來接收疫情報告,讓不少日本民眾開始批判公務機關的落後及迂腐。
其實早在4月下旬,日本就已經有醫師受不了費時費力的手寫傳真通報作業,在網路上用力呼籲改善疫情通報方式。5月上旬,東京都就發生了傳真資料整理疏失造成疫情統計數據疏漏。之後,日本的媒體開始陸續報導公務機關原始的手寫傳真疫情通報方式的問題。到了8月,日本才終於開始改用網路來通報疫情。
在先進國當中,日本的資訊化相當落後。日本資訊化落後的原因很多,主要包括業務環境在資訊化時代之前就已經定型,以及傳統日本型組織的營運心態保守等。
日本的公家機關和民間企業的業務環境基礎,在上個世紀電腦網路還不發達的時代就已經定型。對這些組織而言,資訊化是一種負擔,因為這形同要把過去好不容易建構的基礎打掉重練。
組織越大,過去的基礎的包袱就越大。結果資訊化就像都更一樣,成本大,而且安於現狀的既得利益者會抵抗。只能慢慢等到過去的基礎建設不堪使用,或是沒有人抵抗時,才能逐步汰舊換新。如果組織頂端的決策階層本身的視野狹隘,不關心資訊化問題,或是不敢承擔改革風險,資訊化就會一直被拖延。
日經新聞曾經在2018年6月分析過日本的經團連正副會長的共同特徵。經團連是日本經濟界的龍頭組織,有一名會長及18名副會長,分別來自日本各大企業。當時的19名正副會長的共同特徵是:全員男性、全部是日本人、全部都60歲以上、全部都沒有創業經驗、全部都沒有換工作的經驗。從經團連組織高層人員的經歷完全看不到人才的多樣性。
或許這些人有他們的才能,不過這群從二十多歲開始就一直活在象牙塔內安於現狀,既沒有創業經驗、也沒有換工作經驗的決策高層,能否帶領日本經濟界對應多變的世界局勢,多少會讓人懷疑。不幸中的大幸是2018年當時的經團連會長至少還有關心資訊化問題。上任後,終於在經團連會長辦公室內裝了第一台電腦。但是這也反映了2018年之前日本經團連高層和「資訊化」的距離。
2020年現在,經團連的高層人員雖然有部分更動,不過19名正副會長的共同特徵依然還是完全符合2018年的情況。從經團連高層成員的極度相似性可以看到傳統的日本型組織的共通問題。
日本的公務機關雖然不是企業,但是本質上也是一種傳統組織,所以也有傳統組織的迂腐的部分。這些迂腐的部分會反映在「資訊化」的作業上。
舉例來說,幾年前日本的公務機關流行把Excel的「儲存格」當成方格紙來製作文書表格。這種方格紙Excel文書表格有兩種填法:一種是用電腦填寫。不過「儲存格」本來的目的不是用來當稿紙的格子,所以無法連續打字,非常不方便。另一種填法則是把表格印出來後用手寫,然後用郵寄或是掃描成圖檔後再用電子郵件提交。
日本的公務機關愛用Excel製作格子文書,恐怕只是想製作「印出來後看起來很精美的表格」。完全沒有考慮到填表格的效率問題,也沒有活用Excel的自動化運算分析功能。製作「印出來後看起來很精美的表格」的深層目的,可能是想拿實物討好上司。
從這個現象反映出,這些公務員的上司不關心資料資訊化的問題,甚至可能沒有基本的資訊素養,所以才會讓「Excel方格紙」這種反資訊化的文化橫行。後來到了2016年,有議員開始批判「Excel方格紙」文書的荒謬,日本的公務機關才開始收歛。
我自己在日本也見識過不少次公務機關悲慘的「資訊化」狀況。
大約在2015年左右,我和東京某個區役所的職員聯絡時,對方用電子郵件寄附加檔案時一定會寄兩封信。第一封信是寄加了密碼的壓縮檔,第二封則是解壓縮密碼的通知信。一開始我還不以為意,不過後來我發現之後的日本公務機關都陸續推動「先寄一封壓縮檔信件,再寄一封密碼通知信」的作業方式。
日本的公務機關推動這種作業方式,可能是為了防止誤寄附加檔案造成業務機密洩漏。但是實際上一般人在寄電子郵件時,收件人的電子信箱的欄位幾乎都是複製貼上,所以只要壓縮檔信件發生誤寄,密碼通知信大概也會一起誤寄。實質上幾乎無法防止業務機密洩漏。這種無意義的作業方式只會浪費寄信和收信人的時間。
其實只要使用有多重確認功能的郵件軟體,就可以大幅降低電子郵件誤寄的機率。不過日本公務機關的決策階層顯然沒有基本的資訊素養,所以才會想出「先寄一封壓縮檔信件,再寄一封密碼通知信」這種整人的作業方式。
我在2017年曾經參加過東京都外圍組織辦的研習會(組織的職員是由公務員兼任)。那個研習會,每天上完課後都要透過網路提交問卷。
一般人聽到網路問卷,可能會聯想到點滑鼠或滑手機的圈選打勾型的網站系統。而且填選完畢上傳後,馬上就可以看到最新的統計結果。不過我參加的那個研習會的問卷是用電子郵件收發,問卷則是用Word製作。
Word並非不適合製作問卷。但是要製作可以提升作業效率的Word問卷,必須要有其他配套作業。而我收到的問卷檔就只是普通的Word文書。部分欄位的間距是用空格硬撐起來的。問卷中的選項部分,還特別註明要填寫者「圈選」出適當的項目。但是問卷檔案本身沒有提供「圈選」功能,填問卷的人必須用Word的「插入橢圓」的功能來「圈選」。猶如在考驗填問卷的人的Word其本操作能力。
北市府推新創三箭,打造創業家友善城市
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創新創業被世界各國視為驅動產業轉型成長的重要推力,各國為振興經濟,紛紛提出友善與活絡新創生態圈的相關政策。根據國際調研機構StartupBlink發布的2023年創業生態系排名報告,臺灣排名全球第24,在亞太地區維持第7。在城市方面,根據2023全球新創生態系報告,在具成長潛力的「Top100新興生態系」中,臺北排名在21~30名的層級,比去年上升1個層級,被視為生態系發展最蓬勃發展的創新城市之一。
創新創業被世界各國視為驅動產業轉型成長的重要推力,各國為振興經濟,紛紛提出友善與活絡新創生態圈的相關政策。根據國際調研機構StartupBlink發布的2023年創業生態系排名報告(Global Startup Ecosystem Index 2023),臺灣排名全球第24,連續三年排名成長,在亞太地區(Asia-Pacific)維持第7。在城市方面,根據2023全球新創生態系報告(The Global Startup Ecosystem Report 2023),在具成長潛力的「Top100新興生態系」(Emerging Ecosystems)中,臺北排名在21~30名的層級,比去年的第31~40名上升1個層級,被視為生態系發展最蓬勃發展的創新城市之一。
臺北市在創業生態系評比中表現亮眼,且穩定進步。除了本身產業發展條件厚實外,關鍵在於北市府以創新創業的全方位策略,滿足創業者所面臨的資金、行銷資源、投資環境優化與法規調適等各項需求,致力打造北市成為對創業家友善的城市。2024年北市產業局提出「投資金」、「匯人才」、「促成交」等新創三箭作為政策施行重點,透過這一波的政策利多,為新創企業打造成功方程式,進一步活絡新創生態系的發展。
臺北市創新創業獎勵補助再釋利多
根據國內外的創業相關調查,資金需求是新創企業最大的挑戰。為幫助新創業者度過最艱難的初創階段,專注在業務發展,北市府加大資金支持力道,提供給新設立1年內之本市企業可運用之「創業補助」,調整其補助機制,原為最高補助100萬元,調整為每案補助100萬元,若申請計畫總經費未達200萬元者,補助金額為計畫總經費50%。舉例來說,若申請創業計畫總經費為200萬元,申請人可申請補助款100萬元,但經審議後核定的補助款可能為80-90萬元不等,但2024年3月起新制上路,申請計畫總經費達200萬元並經核定通過者,每案皆補助100萬元,總經費未達200萬元者則給予總經費50%之補助額度。
此外,考量本市企業在產品或服務開發完成後,亟需加速商業化驗證、加速新市場開拓等步入商業化階段之資金資源,北市府於2023年9月時開始受理「創新加速」補助。北市產業局解釋,創新加速補助原限制8年以下新創申請,惟考量8年以上企業可能面臨到產品生命週期或升級轉型的需求,因此取消8年規定,凡設立1年以上之企業皆可申請,協助此類迭代創新產品以持續擴大市場營運規模,預估將有近15萬家企業受惠。
主題式研發聚焦AI 每案補助200萬元
臺北市政府為引領特定產業或領域新創業者進行創新研發活動,透過由上而下(Top Down)之政策引導,帶動新興領域技術或服務發展,於2023年9月開辦「主題式研發」補助類別,首梯次以「綠色創新」作為徵件主題,開放申請一個月,便吸引臺北市創業家以「提升城市運作效率」、「降低能源消耗」、「促進循環及永續」與「其他前瞻綠色創新技術與服務」等面向,提出綠色創新服務、技術或設計等研發計畫,創新技術內涵相當多元,包含循環服務平台、碳管理系統、綠運輸或運具、循環材料、綠色設計、節能設備與管理系統、再生能源及低碳製程等,經審查審議程序,最終遴選出15案,每案給予200萬元補助,充分展現臺北創業家綠色永續創新研發之能量。
本(2024)年度於3月公告新一波徵件主題!鑑於全球人工智慧技術快速發展造就驚人的市場規模,今年產業局的「主題式研發補助」聚焦在「AI創新應用」,鼓勵企業投入AI領域新興技術研發,藉此加速國內推動人工智慧技術的發展和應用,並打造臺北成為以人工智慧驅動的智慧城市。2024年「主題式研發補助」從4月1日至4月30日開始徵件,凡企業研發更高效率、精準的AI智慧化創新應用產品、服務、解決方案或是跨產業應用等皆可申請,預計自提案中評選出15案,每案補助200萬元。
多元政策工具 推動創業家友善環境
人才是新創企業除資金外另一個重點需求,為此產業局提出「匯人才」策略,自2024年3月1日起獲研發、品牌、育成補助與獎勵投資補貼之企業,將提供至少1名大專院校學生有薪實習的機會,擴大學生到新創企業實習管道,透過提早瞭解企業運作,為產業培育更多生力軍。
臺北新創生態系邁入關鍵階段,朝向規模化與國際化是未來發展重點。臺北市政府推動「創業家任意通」計畫,包括開辦「創業家護照Global Pass」協助本市新創進駐國際共享工作空間鏈結在地資源、建立人脈、以及與姊妹市及友好城市的官方或第三方組織共組「城市新創夥伴Startup Partners」的方式,促成城市間創業資源合作共享。
「創業家護照」目前已與6家國際共享工作空間品牌合作,包括The Flexi Group、JustCo、One & Co.、FUTRWORKS、CIC Tokyo及CEO SUITE等知名業者,遍及9個國家、19座城市,提供超過90個據點供新創進駐,包括東京、大阪、首爾、新加坡、曼谷、胡志明市與墨爾本等國際都會。在臺北市設立登記12年以下的新創公司均可提出申請,市府將支持新創進駐共享工作空間費用的80%經費,最高有2,000美元,讓新創可以靈活使用共享辦公室、會議室或活動場地空間等。
此外,為了強化本市新創與國際連結,臺北市每年都會邀請國際新創或專業人才來台參與各式創業活動,今年積極與姊妹城市和友好城市的官方或第三方組織合作共組「城市新創夥伴Startup Partners」,將城市合作升級。目前夥伴已加入菲律賓馬尼拉及日本福岡市,將提供臺北新創團隊在菲律賓與日本的商業網絡、創業輔導資源。
在「促成交」方面,未來北市府將搭建中小企業與新創團隊的媒合採購平台,新創團隊或中小企業可以在此平台登錄自家的產品服務,讓政府機關、大型企業與其他相對已經發展成熟的企業採購,增加新創團隊獲得第一筆訂單的機會。產業局表示,這個平台為北市府搭建,換句話說,能夠在此上架的商品或服務為北市府核可的優良產品,這對採購方來說,可以省去調查賣家背景的成本。不僅如此,採購方若在此平台購買一定數量或是永續相關產品,將獲得北市府表揚頒獎,鼓勵企業落實社會責任。
展望未來,產業局致力將臺北市打造成對創業家友善的城市,持續結合各領域專家經驗和資源,透過新創三箭多元的政策工具,輔助草創中的新創克服各種疑難雜症,讓創業環境更趨完善,壯大創新創業生態系,向世界傳達臺北市在新創的豐沛能量,朝亞洲最友善的創業城市邁進。
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