撰文 韋惟珊
一學就會,效率翻倍 Excel工作術
Excel 教學|SUM、SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT、3D SUM,5 大公式用法
Excel 的加總功能除了 SUM 函數以外,還有 SUMIF、SUMIFS、SUMPRODCUCT、3D SUM 4 個帶有條件的加總函數!以一個只賣水、無酒精飲料和零食的虛擬商店為例,店員每天會將每一筆交易的訊息記錄在「總訂單」,店長該如何整理這份 Excel 表單,看出銷售狀況呢?可以按照資料處理的需要,使用 SUM、 SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT、3D SUM 函數,透過不同函數用法來提升工作效率!
Excel 必學函數|SUM用法:基本總計
SUM 函數是所有加總函數的根源。當你要計算每周各品類的總銷量,可以建立「周報表」,並運用 SUM 函數。公式寫為 =SUM(要加總的資料範圍)。以水為例,公式寫為=SUM (B2:H2)。意思是請 Excel 把星期一(B2)到星期日(H2)的資料加總起來。
Excel 必學函數|SUMIF用法:單一條件加總,隨時掌握「各產品類別」的銷售狀況
想知道「水」這個產品類別的銷售狀況,建議在總訂單裡使用 SUMIF 函數。SUMIF 是告訴 Excel, 只統計你指定條件的項目 。公式寫為 =SUMIF(資料範圍,你的條件,要加總的欄位)。以水為例,公式寫為 =SUMIF(B:B,E2,C:C)。意思是請 Excel 只計算「產品」(B欄)裡「水」(E2)的銷售量總數(C欄)。
SUMIF 的變化!Excel 必學函數|SUMIFS用法:,多條件加總,掌握「各產品類別」在「各期間」的銷售狀況
SUMIF 是單一條件加總,可以計算「水」這個產品類別的銷售狀況。如果今天要進一步了解在「2015/7/6」這一天,「水」這個產品類別的銷售狀況,可以使用 SUMIFS 函數。當你要統計的條件大於兩項以上,SUMIFS 函數會告訴 Excel 統計所有指定條件的項目。公式寫為 =SUMIFS(要加總的資料範圍,篩選條件範圍1,你的條件1,篩選條件範圍2,你的條件2)。以水為例,公式寫為=SUMIF(C:C,B:B,E2,A:A,”2015/7/6”)。意思是請 Excel 只計算「產品」(B 欄)裡「水」(E2)在日期(A 欄)為「2015/7/6」的銷售量總數(C 欄)。
Excel 必學函數|SUMPRODUCT用法:按不同售價計算總收入
假設這家店會在人潮比較多的周三、周五和周日,訂比較高的售價。因此,你無法用「售價 × 總銷量」來算出總收入。
這時候可以用 SUMPRODUCT 函數。公式的用法寫為 =SUMPRODUCT (要相乘的資料, 要相乘的資料…)。 以水為例,輸入= SUMPRODUCT (B2:H2,B7:H7)。意思是把「星期一水的銷量 × 星期一水的售價」,加「星期二水的銷量 × 星期二水的售價」...一路加到「星期日水的銷量 × 星期日水的售價」。
Excel 必學函數|3D SUM用法:跨分頁加總,計算整個月銷售狀況
你在每一週都根據上面三個算式計算當周的銷售資料,那到了月底,你應該會有四個分頁的報表,分別為 Week1、Week2、Week3、Week4。如果要看整個月的銷量,該如何利用不同分頁數據,計算出銷售總和呢?
這個功能被稱為3D SUM,但其實函數一樣是SUM喔。公式寫為 =SUM (分頁:分頁!各分頁要加總的儲存格)。 請先新增分頁,我們把他命名為 Total,專門用來統計當月的銷售狀況。
當你要算這個月份、每一週的星期一總共賣出了多少水,也就是要把第一週到第四週的星期一、水的銷售額加總。可以輸入以下公式 =SUM ('Week1:Week4'!B2),意思是把「Week1分頁」到「Week4分頁」的星期一、水的銷售數量(B2)加總起來。
將上述公式複製到其他欄位,就可以輕鬆完成整張月報表了。