去参加国外展会, 有哪些需要注意的地方?

写了一个草稿，慢慢修改，以下是参加过的展会和基于CPHI西班牙的经验总结

2014年

API China苏州观展

CPHI China 上海观展

2015年

CPHI 日本 参展

CPHI 上海 参展

CPHI 西班牙 参展

即将到来的

API China 参展

CPHI 印度 参展

10月13~15参加了 CPHI 西班牙展会

一、工作

1.准备

1.1展会可能需要增加桌椅，提前和展商预定好， 并确认好付款方式，现场付款还是预付，什么时候打收据，开发票；

1.2准备好邀请函，过关时会用到，

1.3展会前一天到展馆，凭名片护照打印胸卡（已经提前在网站上注册好）

1.4务必记得展位号

1.5出发前确认展板尺寸，欧洲展板靠过道两侧是半个展板不能贴 12平米只能贴8张宣传广告

1.6最好准备展会用品表格，出发前逐一核对

宣传册 展板 笔本纸 名片 名片盒 糖盒 曲奇盒 透明胶 双面胶 剪刀 订书机+钉

1.7要和哪些客户见面，过往的谈话内容，产品/项目进度，此次见面要达成的目的，所需的资料，例如化验单，产品数据，交易记录等，要记得产品用途，准备东西做的事情越详细越好

1.8在外地参加展会不方便携带用品，可以晚上去超市买抽纸，纸杯等

1.9展会要保证每天桌子上有水果，招待客户和自己人吃

1.10保证手机、移动电源充好电， 国外展会可以在上海机场租移动无线发射器

1.11想象一下客户会问哪些问题，提前准备好答案，尤其是企业的一些短板

2.展会中

2.1 重要客户请进来坐

2.2去其他展位拜访客户，或者出去办事，记得来回的路很重要，因为一般展馆都很大，可以在网站打印地图或者保留展会提供的手册，里面会有详细内容

2.3尽量记得客户的名字和长相，可以通过整理名片和拍照记住

2.4讲话看着别人的眼睛，给予肯定的目光和语气

3 展会后

3.1邮件存档整理 分成文件夹 客户中间商主题日期

3.2展会总结整理 日期产品中间商内容

客户回复整理 分配给谁 完成情况

客户接待安排 时间 负责人 中间商 内容

工作任务进度

3.3提醒展商给收据换发票 给财务

3.4提醒展商配合展会补贴申报

3.5 名片整理 会谈整理 发邮件确认会谈内容 表示感谢 约请下次展会

3.6回去写报销申请：吃饭打车住宿付费

二、生活

1.出发前

1.1带护肤品旅行套装

27.临行前旧床单盖上新床单

2.放箱子轻放，东西不能摔

35.出差行李箱带个鞋盒装怕压的物品

31.出外联系要用开通长途的手机

做好功课，可能会看的景点西班牙 甜点 建筑 涂鸦喷绘

2展会中

3.临时小睡要定闹钟

4.不乱走 跟大家一起出去

5.说话注意分寸

11.身上一直背着雨伞 湿巾比较好 适当照顾同行的人

28.上飞机 安检按航班分登机口 按座位分区

29.飞机上常用语 西餐点餐

30.候机航班号显示0&8

34.去浦东 2号线广兰路换乘 虹桥和浦东机场都在2号线

20.日语 英语美剧

3

三、情感

最最重要的，要告知另一半，不要存在担心和误会

印度展会

1.确认，时间展位号，邀请客户，日程，

提前2个星期确认好展位面积，增加桌椅，去:来车火车

宣传册

地铁：地铁1号线，乘坐3站到人民广场站下车，根据站内指示，换乘地铁2号线，达到广兰路（10站），下车更换对面列车（最晚换乘时间22：:00之前）；全程大约1.5小时，计2小时。

虹桥火车站到2号地铁

下了火车，电梯下楼，左转2号10号地铁，选择2号线

地铁机场站到t2航站楼

1.地铁2号线到浦东机场，下车后乘自动扶梯上到二楼。

2.从二边都可以出站，出闸口后注意抬头看指示牌，找到T2方向。

3.沿通道走约300米，出门就是航站楼了。约5分钟左右时间。

4.出门后直接乘自动扶梯上三楼，到通告栏查找你所搭乘的航空公司，在哪个区域办理登机牌。

5.抬头可见到硕大的英文字母，就可找到机票确认处了。

6.如果是上航或者东航，可直接在自动办票机上办理。约5分钟时间。

追问

沿通道直走300米？

回答

1.从地铁下来，只有一边可走，共有二台自动扶梯，只能上不能下。你顺着人群走就可以了。一直跟到出闸口，一定要抬头看指示牌，朝“T2”方向。

2.走错也没关系的，过道全长约500~600米，走个来回也就10来分钟。行李多的话有点麻烦。<收起

6s 64g 6988 6sp 64g 7688 128g 8988

9点50集合730早饭 12布展

3.忘带裤子了，衬衫烫机

4.火车可能会晚点要考虑

5.胶带展板放一起

7.擦桌子，倒垃圾，宣传册架子等服务要拒绝，是收费的

8.反应步骤，基团英文名称，检测方法设备原理英文

固体液体，烫衬衫

卫生巾，保鲜膜

素食pure vegetarian food 衣服裤子钱 咖喱

33个邦 加尔各答 孟买 古吉拉特 三大港口 北京德里政治文化中心 英国人建的新德里，孟买上海经济中心 南部方言印地语 北部发达 60%会英文 语言复杂1300种

宗教 1.印度教81% 4个教派 婆罗门沙地里 费舍 坨 2.伊斯兰穆斯林回教 3.佛教0.8% 4.锡克教 不能当乞丐 不剪头发5.基督教6.其南教 不结婚不穿衣服 恒河7.莲花教

政府私人上班时间不同

Normals day 早上晚上都能说 敬语 喜马拉雅山小偷空调厕所电影孟买1800W人 70%外地人，亚洲最大贫民窟

下面列出了大纲日历：展览前8至12个月，参展预算，为了避免任何令人不快的惊喜，列出与展览相关的所有可预见的费用清单。

该清单应包括以下内容：参展平方数，以及价格，成本的雇用/购买项目的立场，例如壳牌计划，显示面板，柜台，弹出架，咖啡桌和椅子，等离子屏幕，植物，品牌制冷，额外的搁置和储存。您可能希望聘请一个展览设计公司创建一个支架套件为您-设计和品牌为您自己的规格。

相关成本，例如管道、电气、制冷、照明、废物处理。运输、住宿和生活服务人员。保险。选择员工及成本。整理销售点的展览材料-计算价值。一双舒适的鞋以及着装。你越早确定你的展位空间，你就越有机会获得一个好的位置。

你应该寻找下面的空间：主入口附近的空间，主通道上的空间，三开边空间，楼梯或扶梯附近的空间，不在竞争对手附近，一旦展台空间被预订，开始考虑空间的设计和布局。你预订了你的展位，预订住宿——最好靠近展览中心！

展览前6个月：计划谁将出席-关键的工作人员/销售人员把日期在他们的日记！在展会上展示促销机会，例如新产品展示/奖励？有机会赞助展会的一部分，比如厨师的厨房？

展览前3个月：创造宣传，展览组织者通常会发送一份新闻联系人名单，他们要么出席，要么覆盖节目。你可以使用这个或者创建你自己的！链接到真正的营销网站链接部分的“PR部分”发送一个诱人的新闻稿和良好的质量图像（和产品样本，如果合适的话）到您的客户数据库和关键的贸易和消费媒体，以说明你将展出。

插入你的展位号码和地点，邀请他们来，并收到免费礼品袋包含免费样品从范围。记住要包括电话号码（加上移动电话）、电子邮件和网站。将公司新闻稿发送到展会网站。展会组织者通常有一个在线新闻部，使潜在客户和媒体访问您最新的日期！确保您已经提交了技术要求，例如插座和照明位置，管道，支架名称。

你将如何在展会上收集访问者信息？大多数活动会租用“徽章扫描仪”，让你在一天结束时下载你的联系人的电子打印输出。确保在演出前一天被录用。提供必要的信息和描述。你可以选择在小册子里登广告。尽早提交图形。你会在看台上穿什么？你需要订购名牌服装吗？例如帽子/围裙/ T恤衫？

展览前2个月：创建一个清单的所有项目，你需要带你去展览。为较大的物品做运输安排。这是一个典型的清单：大项目，冰箱，柜台/欢迎台，咖啡桌和椅子，显示项目如弹出式看台，植物，信息采集资源，查询日志，访客徽章扫描仪，名片藏书，宣传材料，产品文献（小册子/时事通讯/明信片/贴纸/规范），促销CD在等离子屏幕/笔记本电脑上运行，价格表，名片，为记者准备的媒体工具包，销售点材料如钢笔/钥匙圈/运输袋，在摊位上进行比赛的项目。（客户把他们的细节放在一个盒子里，争取获胜的机会）。

新客户的经销商/经销商/零售清单-显示可用性。采样和销售资源，足够的取样量，备份库存安排，如从本地经销商或工厂交货？ 食品准备指南复印件，库存存储，在消费者面前展示现金的制度。摊位上所有公司代表的徽章，簸箕和刷子，备用笔记本和钢笔，Staple Gun，订书机，打孔器，双面胶带，延长导线，柱，剪刀，急救包-膏药，抗菌霜，绷带，头痛片，腿部凝胶，足部喷雾剂。，工具锤锤、螺丝刀和钳子，照相机。

展览前1个月，重新发送新闻稿给客户和出版社。如果会议安排在展会期间，就制定一个议程。如果你在展会上招待顾客，那就预订一家餐馆（一个可以储存你的产品的餐馆）并创建一个与会者名单-确认和未确认。

展览前1至2周，为每位员工准备一个最终的信息包，包括以下内容：展会名称，位置，日期，开放时间，住宿安排，运输安排，出席全体员工的电话号码，停车许可证，在展出前向展示摊位的人发出预先显示的入境许可证。

在展出前举行简报会。检查主要工作职责和工作计划，即抽样，将重要的潜在客户传递给相关的销售经理等。确保一个人负责负责你每天收集到的询问。不要在一天结束时把它们放在看台上。及时准备，应对各种突发情况。