聰明的主管不逼部屬開例會！沒意義的周會和月會，看「成本」就知道不划算

很多人會覺得會議時間太長很浪費時間，但為什麼都無法改善？我想原因有下列三點：

• 會議的時間一開始就以「一小時」「兩小時」為單位。
• 議題不明確（議程不夠清楚）。
• 議題超過兩個以上。

「例行性會議」的議程不明，容易變成浪費時間

出乎意料之外，最有問題的是「例行性會議」。不少公司都會有「每周一次」「每月一次」的例行性會議。這樣以「每周一次」「每月一次」的前提召開的會議，大多議題並不明確。

這種沒有議題，卻因為「每周一次」「每月一次」的理由而召開定期會議其實不在少數，結果會造成內容天馬行空，成了浪費時間的會議。

會賺錢的公司，這種浪費時間的「例行性會議」很少，只在有明確的議題才會開會。

開會時不可或缺的就是議程，而「賺錢的會議」一定要有議程 。有了議程，議題才會明確，反過來說，沒有議程的會議，很多都會流於聊天大會。

議程是指「應檢討解決的問題」「行動計畫」，是能讓會議討論主題更明確的文件。為了讓會議成為「賺錢的會議」，必須事前擬定議程並提供給參與者。

議程明確，自然就不會有浪費時間的閒聊，這會讓會議時間大幅縮短。

「一場會議．一個主題」，馬上就有結論

「賺錢的會議」一小時內就會結束，這還有其他理由。因為一開會議時間就不是以「一小時」「兩小時」為單位來設定。

即使設定開會時間為「一小時」，只要議題討論後有結果，就應該結束會議。很多「賺不到錢的人」，卻是即使有了結論，還會繼續東拉西扯的閒聊。

「賺錢的會議」可以短時間內結束，還有一個明快的原因，就是限定「一場會
議．一個主題」。「一場會議．一個主題」，專注力自然會提高，討論出「能賺錢的結論」的可能性也會大大提高。

若一場會議中同時有兩、三個主題，注意力容易發散。無法針對單一主題深入探討，所以導出「賺錢的結論」可能性也變低；一直討論不出結果，會議也就變得更久，開始陷入惡性循環。

專注力和緊張感有益於會議的產出，如果是「一場會議．一個主題」，即使會議再久，通常一個小時就能結束，所以議程必須要明載「一個主題」。

會議的目標，也就是「為什麼要開會」必須明確。

例如「本次會議是有關 A 案，希望盡可能多發想一些點子，下次會議再討論材料」「本次會議是有關 A 案，最終要有一個結論」。決定會議的目標後，一開始開會，議題就有進展。

賺錢會議的「五大原則」

1. 參加人數少於五人。
2. 主管階層相差一級。
3. 一小時以內結束。
4. 一場會議‧ 一個主題。
5. 事前寄送議程。

「會議的人力成本，一小時多少錢？」—會賺錢的人會意識到成本

不會賺錢的人因為成本意識薄弱，所以對於會議時間的長度沒有深入思考。

愈是這類型的人，完全沒有考量到開會不只是「花時間」，還要「花錢」，所以開會的時候經常「說沒有用的話」「聊天」「離題」。

會議很明顯的要花成本，而會議的成本，可以以每個人的人力成本來計算。以日本公司經常召開的會議來計算，假設參與者有「各種階層」，共有 10 人，例如有部長一人、課長一人、主任 2 人、一般職員 6 人，大家開了一個小時的會。

為了方便理解，姑且就設定部長的年薪為 1,000 萬日圓，時薪就是 5,000 日圓；課長年薪 700 萬日圓，時薪為 3,500 日圓；主任的年薪 500 萬日圓，時薪為 2,500 日圓；一般職員的年薪 400 萬日圓，時薪為 2,000 日圓。

這麼一來，這個會議的成本，一小時就是：

5,000 日圓 × 1 人 + 3,500 日圓 × 1 人 + 2,500 日圓 × 2 人 + 2,000 日圓 × 6 人＝ 25,500 日圓

也就是說， 如果這個會議無法產生 25,500 日圓以上的利益，那公司就出現赤字 。

所謂「賺錢的會議」，是參與者有共同認知的會議。

根據公司不同，有的會議召集人會在開會前會知道「會議成本」，如此會議上「無用的話」「聊天」「離題」自然就會減少。

行程表不要以「一小時」，而是改以「30 分鐘」為單位

會議時間如果不只一小時而是兩小時，那成本當然就增加為兩倍；此外，會議次數如果不只一次，而是兩、三次，那更要暴增兩、三倍的成本。

會議進行時，若完全沒有時間和成本意識，是造成「會議水準」大幅降低的原因。會議愈多，「那個人原本業務上可獲得的利益」就會失去愈多。

但是反過來說，如果會議時間減半，那成本當然也少了一半。把會議時間的長度定為目前的一半，也就是「30 分鐘」，這也是人注意力集中的時間上限。

我認為注意力最多能持續「30 分鐘」。「30 分鐘」的時間，可以集中精神做出生產性高的討論，還能將時間及成本減半，成果倍增—這完全可能實現。

實際上我的行事曆是如下所述，以 30 分鐘為單位排定：

• 上午 10 點∼10 點半，事務所開會。
• 下午 2 點半∼3 點，市區會議室討論現在進行的業務。
• 下午 4 點∼4 點半，市區飯店與商務夥伴交換情報。

考量時間與成本，「30 分鐘」最為理想。

讓參與者覺得這是一場「好會議」的結尾方式

會議「結尾好就一切都好」，這是「賺錢會議」的鐵則，也就是只要有出現「賺錢的結論」就好。

有了結論，可以強化共同的認知，如果不這麼做，對於結論「已決定」「還沒決定」可能會有所爭論，所以說會議「結尾好就一切都好」。

例如決定採用 B 案，在會議的結尾不要只說「決定採用 B 案」，而要把整體的概略、決定事項再做確認，並且確定下一步的行動。

有時候在會議結束之後，迅速作出會議紀錄寄送給參與者，讓大家共有「賺錢的結論」是非常重要。

還有為了以防萬一，即使沒有「賺錢的結論」，在會議中也嚴禁出現以下這種結尾：「那麼有關 A 案，就讓我們再研究看看。」

「再研究看看」這個說法在工作上是禁語 ，因為用了這個說詞，根本沒有人會去「研究」。會議的結尾如果用了這樣的詞彙，之前的開會都白費了。

會賺錢的人在會議結尾，一定要用有明確數字的正面詞彙。

所謂的數字可以是行程表，即便當下沒有結論，「結尾好一切都好」。可參考下述具體且斬釘截鐵的結尾方式：

「今天討論的議題，兩天後一定要有結論。」
「今天您所提出的問題，我後天再度拜訪時會處理好，屆時再跟您確認最後結論。」

如果說不出具體的內容，只說「再研究看看」就結束，那永遠不會得到「會賺錢的結論」。

（本文出自《會賺錢的人，說話永遠二選一》，如何出版。）