中文商業email成功必備7大重點並附範例

更新於 2022年7月9日

您如果想找中文商業email範例，那就找對了文章。香港越來越多中資公司，而中港兩地貿易往來越來越頻繁，所以有更多機會要用到中文來寫商業文件。本文將教您寫中文商業email的7大重點和相關範例。

重點1：換個專業電郵地址

您要明白商業email的作用就是要幫您爭取生意、見工或達成其他商業目的。您所用的電郵地址，等於是您給收件人的第一個印象。您如果是代表公司發信，相信您會有公司設定的特定郵箱，這類郵箱的地址通常都有公司名稱，再加您的名稱，例如peter@wavewood.com，那問題就不大。最容易中地雷的則是那些Freelancer自僱人士，他們通常會用個人電郵，偏偏很多人的電郵地址都怪得不得了，例如loveyouforever@email.com或者helloKitty123456@email.com，這類電郵地址就算僥倖避過電腦的垃圾郵件過濾，恐怕收件人看也不看，第一時間就會當成是「病毒郵件」處理。那您這封信就算寫得再好，都沒有見人的機會。因此，您應該先檢查一下自己的電郵地址夠不夠專業，通常應該以您的姓名行頭，例如susan.wong@email.com。如果不專業的話，那就馬上申請一個新的郵箱吧。

重點2：標題簡潔有力

今天的職場，可能一天動輒收到百幾封電郵，真是令人眼都花。怎樣能在「炸爆」的郵箱中脫穎而出，就很講求這個標題。如果想吸引對方點擊您的電郵，就要在標題下功夫。首先，標題一定不能空白，否則多數過不了垃圾郵件過濾。另外，標題要一針見血，清楚講明email的主題，讓人一看就知電郵有何目的。例子如下：

應徵辦公室助理 (Ref:ABC-123456)
韓國熱賣健康食品尋求合作機會

以上是最公式的標題，雖然不算突出，但勝在夠「穩陣」。有些人亦可能用較為花巧的標題，希望吸引注意，這種做法有好有弊。如果標題吸睛，確實可以在茫茫電郵堆中脫穎而出，但萬一處理得不好，很容易被人誤會為有什麼不軌企圖，垃圾桶相信會有您一席。

重點3：稱謂越親切越好

如果您有辦法知道收件人的真實名稱，例如從新聞稿或網站，那就一定要稱呼對方大名，這可增加親切感，對於您想傾談的事會有幫助。假如無法查出收件人是誰，一般就會稱呼「經理」，不過若知道特定部門最好就要加上，同樣會較有好感。稱呼之後則要加上「鈞鑒」以示尊敬。例如：

黃董事鈞鑒：
營銷部經理鈞鑒：

重點4：開頭交待寫信目的

開頭主要是交代整封信的寫作目的，力求簡潔，一兩句就夠。總之要做到不看下文也知道您想做什麼。例子如下：

閣下於2021年7月3日的投訴信已經收到，經本部門詳細查明，現在致函回覆。
本公司旗下多款韓國保健產品深受顧客歡迎，現特致函與貴公司洽談合作機會。

重點5：核心內容要有份量

您可將這部分看成是漢堡包中間的牛肉，真是食粥食飯要靠這部分。很多人會誤解，以為若想這部分有份量，就要長篇大論，好像要寫幾千字的大作。事實上，根本沒有人願意花這樣的時間來看您的「巨著」。即使您有很豐富的內容，亦應限制在200字之內，盡量做到一石擊起千層浪的效果。這部分的實際內容很視乎個別情況，雖然不盡相同，但這裡有一個貼士，就是要盡量說得具體，最好可以量化，給一些實質數字，又或者舉一兩個實例，因為空泛的說話人人都可以講到天下無敵，但作用就不大了，人家不會相信。

重點6：最後的期望

最後部分通常是表達期望，希望對方採取什麼行動。另外，很多時亦會加上自己的聯絡方法，方便對方可以直接聯絡您進行更詳細的討論，亦可表示自己的誠意。例子如下：

我們衷心期望有幸與貴公司合作，創造共贏機會。本人誠意附上電郵peter.chan@email.com及電話12345678，歡迎隨時接洽本人深入商討合作事宜。

重點7：最後結束格式

最後來到商業書信的收尾格式，亦是不能少。首先是祝頌語，較為現代的寫法只需齊左一行，例子如下：

祝工作愉快！
敬祝業務蒸蒸日上！

另外亦可用較傳統寫法，先有兩個空隔，然後寫「敬祝」，之後開新行齊左寫「鈞安」或「台安」。之後就是加上自己的名稱和寫信日期。另外，若您的電郵有其他附件，例如建議書或履歷表，則應再加一段如下：

附件：履歷表、推薦信

結語

Indeed求職指南上有專門針對某類商業書信的文章，例如應徵信、辭職信、請假信等等，您可按自己需要多加參考。