創業開公司一定要知，公司秘書不等於私人秘書，前者所需的專業知識遠超於處理一般行政工作。假如隨便招聘人手可導致公司觸犯法例，繼而承受不必要損失。

公司秘書與私人秘書的分別 

公司秘書（Company Secretary，可簡稱Com Sec）是法定職位，在香港成立的有限公司都必須按《公司條例》要求委任一名公司秘書，此職位直接隸屬於公司而非老闆，並擔任公司與政府機構之間的溝通橋樑，亦要具備法規和法律知識，監察企業管治，確保公司合法營運。

私人秘書則隸屬於老闆，主要負責為老闆編制行程，以及處理日常行政事務，可見職責與定位偏個人化。

雖然公司秘書無需考牌便可入行，但從業者一般都會考取牌照或進修來提升競爭力，熱門途徑包括通過香港特許秘書公會（HKCGI）的專業資格考試（CGQP），或報讀公會與其他院校合辦的課程，可見專業性比私人秘書高。

而上市公司對秘書的要求則更為嚴格，其入職門檻比一般公司秘書更高，他們必須持有認可資歷與專業資格，才符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》的相關要求。

公司秘書條件

香港有限公司的公司秘書必須是年滿18歲的香港居民，這類人士為自然人。法人團體亦可擔任公司秘書，相關法人必須是香港註冊的有限公司或在香港有營業地點的海外公司。

董事可以兼任公司秘書嗎？

要視乎董事數目，根據《公司條例》，如果公司只有一名董事，該名董事不得兼任公司秘書。換句話說，若果該董事不是公司的唯一董事，便可以同時擔任公司秘書。不少初創老闆缺乏人手，打算讓自己兼任董事與公司秘書就會「中伏」，所以想開公司的朋友記得要注意了！

公司秘書職責

公司秘書的職務範圍廣泛，由行政到法律等都要管理，並在公司的成立到清盤完整過程中擔任重要人物，可謂公司的「管家」。以下為一些公司秘書的常見職責：

• 定期呈交週年申報表
• 更新公司記錄冊
• 準備「重要控制人登記冊」
• 舉辦董事會及股東大會
• 撰寫會議紀錄
• 申請及更新商業登記證
• 申請公司註冊證書
• 處理股權轉讓事宜
• 撤銷公司註冊

公司秘書為何重要？

確保公司合法合規

除了為遵守《公司條例》，聘用公司秘書會亦為公司帶來眾多好處。公司秘書負責處理政府要求提交的表格，例如香港私人有限公司每年都要遞交周年申報表（NAR1），除非已登記註冊易提示，否則不會收到任何提示通知。如果遲交周年申報表，最高可被罰款$3,480。

除此，企業需按多樣的公司與商業條例運作，相關條例及登記費不時更新，公司需要一名人員負責把關，讓公司符合一切變動。

平衡不同利益方

公司董事會與管理層之間容易發生意見衝突，公司秘書可成為中間的協調角色，擔任兩者的溝通橋樑，平衡各方利益，防止董事會及高層之間出現分歧。另外，董事會未必有時間深入了解公司日新月異的運作架構，所以安排雙方會議前，需要秘書協助做好周全準備，例如概括公司最新資訊的分析簡報等，讓董事們迅速掌握公司形勢，令會議更有效率。

協助監管高層

對公司法有專業理解的秘書能夠以相對中立的角色監管公司，避免董事和管理層進行違規活動，防止公司出現非法交易、資產挪用等情況，保護公司與高層的聲譽。

總結

與私人秘書不同，公司不應隨便聘請人手擔任公司秘書一職。很多企業都選用由會計師事務所營運的秘書公司，除了可以為公司提供法律意見及交文件，同時可對稅務問題作出建議。壹達商務中心作為一站式服務供應者，擁有註冊會計師團隊及公司秘書人才，能提供多種秘書服務，同時辦妥會計核數事務。想查詢報價，歡迎致電 3575 6888，或 WhatsApp 壹達商務顧問了解更多！