【秘書唔易做】Com Sec名物——「變態阿姐」是怎樣煉成的?|香港01|職場

【秘書唔易做】Com Sec名物——「變態阿姐」是怎樣煉成的?

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要數數Com Sec(Company Secretary,公司秘書)的名物,「變態阿姐」應該係長居第一位。

有人可能會話:「咁你即係歧視女性啫?!你估男上司就一定好咩,男人賤喺上嚟,都可以好賤㗎!(下刪一千字)……」冇錯,男人要賤起上嚟可以賤過女人,之但係呢個唔係我哋今日討論嘅範圍。

文:吾係秘書——卡比

多數「變態阿姐」以中年未婚女性居多。(《不懂撒嬌的女人》劇照)

編按:Company Secretary(公司秘書,簡稱Com Sec)與私人秘書一職不同,它是屬於合法合規(Legal & Compliance)範疇,簡單地說,公司秘書的工作是照顧一間公司的「生老病死」。

何謂「變態阿姐」?

對於變態嘅定義,有人可能係妹仔肚——少少刺激都頂唔順,有人可能可以好Hardcore——愈墮落愈快樂(我就唔好呢味嘢嘅)。以在下多年來嘅觀察及根據正常人嘅承受程度,「變態阿姐」通常有以下幾種特徵:

按圖了解:

1.【依賴權威】死不認錯(日劇《人事女惡魔》截圖)

根據非正式統計,「變態阿姐」以中年(40歲起)未婚女性居多。我嘗試就「變態阿姐」呢個現象分析箇中原因。

工作性質

廣義來說,Com Sec工作量多而重複;根據公司註冊處官網數據顯示,香港於2014年至2016年期間成立的私人公司,約有14萬間(冷知識:多數由NGO成立的Company Limited by Guarantee一年成立數目平均少於1000間)。所有私人公司均需Fulfill最低限度的Annual Compliance(搵商業地址作為註冊地址、續領BR、召開AGM會議/撰寫AGM文件及Annual Return Filing)。因此,市場對於公司秘書服務(Company Secretarial Services)的需求很大。而從業員於Pro Firm或CPA Firm工作居多。

香港中小企傾向減低營運成本,Com Sec對於佢哋來說,係一筆每年需要額外俾錢俾人做嘅工作,猶如申領其他牌照如食物製造牌照、酒牌一樣,其視之為「企業稅」的一部分。因應呢類客人嘅需求,坊間的CPA Firm及商業服務公司正正可以提供價廉物美的服務;啲客搵開呢類公司做Audit,順便搭單搵埋旗下嘅Com Sec Firm做埋Annual Compliance,呢種一條龍服務,廣受中小企歡迎。

正所謂一分錢一分貨,大部分Pro Firm或CPA Firm的客人(統稱「客人」)一般結構簡單,只需做最低要求的Annual Compliance,最重要係唔好俾到麻煩佢哋,同埋……最緊要——平。

女仔天生性格細心、不怕悶、有耐性,比男仔更適合入行。(視覺中國)

女比男多有得解

香港私人公司秘書Annual Compliance盈利少且市場競爭大,因此,一般Firm都需要接一大堆客,以量取勝去維持生計,一個Com Sec嘅Portfolio閒閒哋都有100、200間香港公司。呢度可以解釋點解Com Sec的工作量多而重複。負責的公司數目多,變相要照顧(用「湊」嚟形容會比較貼切)嘅客人數目亦多。

女仔天生性格一般比男仔細心、不怕悶、有耐性,喺呢個需要與客溝通及處理重複性高嘅行業,女性投身呢個行業意欲較男性高,而部分公司老細亦傾向聘請女性。

所以,Com Sec行業嚟講,女性從業員遠比男性為多係好合理嘅事。

然而,上述情況近年略有改善,隨着更多大專院校如樹仁、恒管提供企業管治(Corporate Governance)學士學位課程及年輕人對Com Sec行業認識加深,新一輩修讀相關課程繼而投身Com Sec行業嘅男女比例差距有拉近的趨勢。但喺短時間內,男女比例不見得會有很大改變。

女人多,自自然然大部分問題出自女人身上,係咪好合理先?

Com Sec很多時候會成為上司與客戶之間的磨心,有些人因而將怨氣、負能量轉嫁至同事及下屬身上。(劇集《不懂撒嬌的女人》截圖)

行業生態

多女人,咁點解一定要係變態嘅先?咁我哋要講吓行業生態。

以CPA Firm為例,有唔少客人係老細舊相識,如何與客人好好相處係一種學問,老細一般不會很清楚解釋每個客嘅脾性以及與其之交情,客人於Internal Deadline,甚至喺Government Deadline後才遞交已簽署嘅Annual Compliance文件嘅情況屢見不鮮。

Com Sec作為Legal and Compliance行業之一,容錯率低。例如,遞交Annual Return係有限期嘅,以香港Private Co為例,於結算日當天42日內遞交不到文件予政府的話,需繳交罰款,嚴重者,公司董事有機會需就此負上刑事責任。

一名Com Sec從業員一個月需要處理最少10份香港公司嘅Annual Return,行內一般將Internal Deadline Set得比Government Deadline早兩、三個星期,其實已預留時間俾啲客遲交返已簽署文件。我哋通常一個禮拜催個客一次,愈接近Deadline,催得愈密。正因為客同老細嘅關係千絲萬縷,Com Sec從業員成為老細及/或上司之間的磨心機會率很高。若跟足正常程序催客,有機會俾客鬧返轉頭,甚至直接向老細投訴。而不跟規矩做事導致罰款產生,上司生怕俾客戶責怪,怪罪於下屬。

單單返工要同客人玩拉鋸戰已用上不少心力。

此外,由於「人人都需要Com Sec的關係」,客戶良莠不齊,有些客戶不尊重Com Sec從業員,覺得你哋「做少少嘢」就收咁多錢,口講「啲文件我都識整」,身體卻很誠實——俾錢我哋賺,有些客人藉此要求提供折扣。

喺呢個環境工作底下,Com Sec從業員工作滿足感低下。

在這種大壓力的工作環境下,Com Sec從業員工作滿足感低。(電影《29+1》截圖)

社會意識型態(Social Ideology)

上文已指出「變態阿姐」一般係指未婚中年女性,關於呢個婚姻狀況及年齡嘅組合,我有以下解讀。

香港社會對於未婚中年女性投有奇異眼光,喺呢個年紀而未結婚的女性一般被人標籤為有生理或心理有缺憾。

未婚中年女性喺香港呢個社會生活很容易造成心理不平衡,需要尋找精神寄託,不想回家對着四面牆。最容易及被動嘅方法,就係將時間全部投放在工作,麻醉自己。情況就好似父母過份將所有的精神寄托投放在子女身上,Putting All Eggs Into One Basket,他們只能夠從工作/子女身上獲得滿足感。

但咁樣做「風險」很大,若事情稍有不如意,人就會很容易動怒,使到整個人抗壓能力低,呢個係一個唔健康嘅現象。情緒沒有宣洩的渠道,唯有向同事開刀。

正因為通行嘅人好多都係咁,形成一個惡性循環,自自然然成為呢一行嘅不明文Norm(呢種真係大家想要嘅Norm嗎?)。唔好以為「變態阿姐」淨係喺Firm出現,有唔少做Listed Co的阿姐都係做Firm出身的。

鬧人者繼續鬧,而被鬧者則有部分變成施暴者。

「我以前都係俾人咁鬧㗎啦,受少少氣都唔得。」

但願不再有變態阿姐……

「個個都鬧人,唔通個個都想俾人鬧咩?」上面講咗咁多嘢,呢個係一個死局嗎?我覺得大家一人可以行多一步,逐步改善現有情況:

.多一點同理心,無人想俾人鬧,鬧人大前題係要有一個合理目的

.掉棄「少做少錯」心態,老套啲講句,學習係從錯誤中學習,「What Doesn’t Kill You, Makes You Stronger」

.拒絕無謂OT

. 善用工餘時間發展個人興趣

.最重要,不要讓自己成為下一個「變態阿姐」/「變態阿哥」

筆者希望有一日,「變態阿姐」終有一日喺Com Sec行業嘅Dictionary消失。

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