如何做好一个总裁秘书？

要想做好总裁秘书这个岗位，以下 2 点最关键：

1、和领导保持同频共振，一个眼神，就知道什么意思；

2、做事往往超出领导的预期。

不少秘书可能会有这样的体会：自己勤勤恳恳、兢兢业业，可是领导始终不满意，活儿没少干，但好像始终都没做到领导的心里去。领导不满意，前面提到的那些问题就会像海浪一样，后浪赶着前浪，一个接一个地向你拍过来。

既有诸事不顺的秘书，也有做事一马平川的秘书，比如某互联网巨头首席执行官的秘书林茜。林茜从 2005 年开始担任首席执行官的秘书，她虽然是工科出身，但情商极高。在十几年的时间里，首席执行官换了好几位，但她的身份始终没有变。为什么她能获得领导的青睐，成为职场常青树？在一次媒体采访中，林茜谈到首席执行官时说的话透露了根本：「只需要一个眼神，我就知道他想做什么。一句话，他刚开始说，我就能明白。」这是真正能够与领导同频的秘书。这种秘书具备全局意识，能够深度思考，可以和领导同频共振，并且做事往往超出领导的预期。

做秘书不能只知道低头拉车，还要学抬头看路，看看劲儿应该往哪个方向使，有的放矢地开展工作。大部分人的智商、情商都差不多，很多人做不好事情不是因为能力不达标，而是因为对信息的重视程度不够。如果不知道某些重要的信息，就会做出错误的反应，做出错误的动作。因此，我一直认为：做秘书，最危险的事情就是什么都不知道。

当你刚进入一家公司的时候，你应该怎么做呢？

先别急着表现自己，先弄清楚两件事——公司情况和领导对你的期待。

公司情况包括公司性质、公司发展史、公司创始人、公司规模、经营模式、组织架构、各部门职责等。

（1）公司性质

不同性质的公司可能有完全不同的企业文化和工作风格。例如，有些人喜欢民营企业的工作氛围，他们觉得更自由。

（2）公司发展史

大部分人都是少时血气方刚，中年时沉稳谨慎。公司和人一样，也有自己的成长周期。在刚刚开始创业的时候，领导意气风发、锐意进取，只希望尽快站稳脚跟。在这个阶段，不少公司做事不太讲究章法和规则，一般倾向于短平快地做出结果。如果你现在任职的公司是这种初创企业，你就要把效率放到第一位。你的领导可能宁可要一个小时就能出来的略有瑕疵的方案，也不要耗费一个月才能完成的完美方案。在这种公司里面，速度往往比正确率更重要。

等公司慢慢做大做强之后，为了守住已经获得的胜利果实，公司的企业文化一般会发生巨大的变化。成功之后，犯错的成本太高，公司往往会建立各种规章制度、流程来规范员工的行为，尽量规避风险、减少错误。当公司墙上贴的标语从「效率至上」变成「一切都在细节之中」时，你就要调整工作风格了。

因此，每当别人问我在公司里面应该怎么做事时，我通常都会反问：「你们公司是什么类型的公司？你了解你们公司的情况吗？」

做秘书要记住两句话：「天底下没有新鲜事，到什么山上唱什么歌。」做事的思路和逻辑大体相同，但方法要常变常新。怎么做事不能以自己的喜好为准，而应该根据公司的情况及时调整。常变的是方法，不变的是目标。

（3）公司创始人

公司创始人的性格特点往往决定了公司的企业文化。有的公司以人为本，有的公司看重勤勉，有的公司偏爱沉稳的员工，有的公司更喜欢有创意、活跃的员工。企业文化在很大程度上是隐性的，主要是通过所有员工尤其是创始人的做事风格来体现的。

（4）公司规模

我们需要知道公司的体量，有多少家分公司，这些分公司在哪些国家、哪些城市，公司一共有多少名员工，每年的营业收入有多少，每年的净利润有多少，公司是靠什么赚钱的（是做平台的，还是自己生产产品的，或者是做服务的）。

（5）经营模式

你也要了解一下公司的经营模式，至于对业务的理解程度，当然是越深入越好。如果你不懂业务，就无法理解领导和其他高管讨论的内容，领导安排给你的任务也很可能听不懂、传达不到位，收上来的材料只能过一下手，最终沦为彻底的传话筒。这样的话，这份工作的价值就丧失殆尽了。秘书不懂业务，基本上很难获得升职加薪的机会。

（6）组织架构

公司的组织架构对秘书来说也很重要。你得知道公司的管理层有谁，分别是什么性格，工作方式和工作风格是什么样的。知己知彼，才能把工作做得更好。

（7）各部门职责

秘书必须知道每个部门负责的具体事务，这样在领导安排任务的时候，才能知道这些工作应该由谁干，需要的资源在哪些部门。优秀的秘书在领导安排任务的时候，脑子就开始转了：这个活儿应该怎么干？是财务部做一部分，然后市场部做另外一部分；还是设计部做第一部分，研发部做第二部分；或者是研发部做完了，然后给市场部？

领导一句话下属要做多少事。

场景一:商务接待

领导:小X啊，这周五有重要的上级领导来访。下属：

1.跟领导确认一下是否需要汇报的材料，确认汇报的内容，列好框架，下发通知要求各部门提供，同步做好汇总。

2.跟领导确认好访谈的形式，座谈会还是小型会议,参会对象有哪些。

3.确认领导到达的具体时间、人数、职务、性别、来访时长，是否就餐、住宿等。列好名单。

4.跟后勤确定好就餐时间和人数，请求协助安排住宿等。并确认当天是否需要派车接送。

5.跟办公室做好对接，提前订好会议室，做好台牌，并按职务放好。台牌一定要避免名字打错。

6.确认好当天由谁负责拍照，提醒多拍角度。

7.期间动态跟进来访计划有无变动，随时调整安排。

8.上级领导到访时，马上汇报领导，由谁去迎接。

9.及时打印汇报材料，并提前交予领导

场景二：基层调研。

领导:小X啊，明天跟我去基层做个调研。下属:

1.跟领导确认调研的主题，对象，形式，是否需要准备相关的发言材料。

2.整理调研对象的名单。

3.通知调研单位做好相关准备:如会议室、参与人员。是否就餐等。

4.同步准备发言材料或其他调研相关的材料。

5.联系后勤派车，或确认是否自行驾车。

6.当天提前带好材料，通知调研单位出发时间。

平时该如何做，尽量让强势的领导挑不出理呢？

1、领导布置任务时，一定要用自己的话再复述确认一遍。

领导："小李啊，明天客户来交流，就由你来负责一下接待的事情吧。”

这时如果回复：“好的，我知道了"，是远远不够的。

我们还需要用自己的话，把接下来需要做的事项列出来，给领导再复述确认一遍。

所以应该这样回复：“老师，我现在需要做的事情是：

1、预订一辆乘坐7座的大车；

2、预订酒店三间房；

3、预订明天中午12点的饭店。

是这样对吗？”

精彩来了，这时只见领导缓缓发来新消息：

“小李啊，订车的时候注意留着发票啊；订宾馆的时候注意都要带窗户的房间；饭店订成清真的啊，这几位外宾是穆斯林”

有人想这么重要的细节，您怎么不早说？！其实很少有领导会在布置工作的时候给下属交代这些细节的，很多领导都会这样想：“这么简单的事儿，还用我说？”

所以，他们不说怎么办？那咱就问。把咱能想到的所有细节都列出来，反复确认，直到领导挑不出毛病为止。不要怕领导烦，要大胆请教。

2、只帮助领导搜集信息，自己不做任何决定。查到三家租车公司、宾馆，了解他们分别能提供什么车，什么价位，能否开发票，然后整理成文字图片全部发给领导，让领导决定订哪家的车。永远记住一条：领导是决策者，我们是执行者，我们负责收集整理信息，以及执行领导的决定。

3、当出现第二位领导对我们发出命令时，马上向第一位领导如实汇报。因为，职场中第一条黄金定律就是：永远只对你的直属上司负责，不对第二个人负责。

4、预估工作量，向领导索要人力资源。相信很多朋友都有类似的体验吧，自己累死累活完成了工作，而领导似乎觉得是情理之中的。其实，有时候领导在给我们布置工作的时候，他们不亲自干，并不知道实际工作量大小。

千万不要私自指使别人，这是职场大忌！私自指使别人，就是不尊重别人的领导，几乎等同于不给别人领导面子。所以，一定要向自己领导提申请，由领导来决定如何调配人员。

我是 @职场江湖，社会底层，穷二代。见过职场百态，走过弯路，遇过良机，受过挫折，十年奋斗，小有成就，愿和大家一起交流。

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