掌握重點，抓大放小

城邦出版集團首席執行長、商周出版發行人、

保險行銷集團集團發行人暨總編輯。

主管的時間永遠不夠、精力永遠不足、事情永遠做不完。因此，我們要選擇結構上的重要，選擇成果上的最大。抓這樣的大事，無視麻煩吵鬧會吸引你注意的小事，主管才能找回自主權。

有次，一個剛升上主管的年輕人向我抱怨：「事情怎麼會這麼多呢？我根本做不完！以往我只要把自己的事做好就好了，但現在我還要照顧其他人，這樣我遲早會累垮的！」

他的困難我非常清楚，因為這也曾經是我的痛苦。當我從一個能幹的工作者，變成一個小主管時，我發覺一切都變了，我要應付老闆交代的任務，又要規劃小團隊的事，然後還要協調同事的糾紛，最後自己還有份內的事要做，我簡直要發瘋了！

但能怎麼辦呢？在生涯成長中，這是我們無法拒絕的事，升上主管是肯定、是機會、是成長，找到方法解決是唯一的可能。一位老前輩告訴我，我要學習各種能力，但如果要解決「事情多」這件事，只要一種方法就夠了：「抓大放小，掌握重點。」

他告訴我，表面上你有很多事，但你仔細分析，真正關鍵的事，大概不會超過20％；另外有20％，大概是完全無關緊要的事；而另外的60％，很可能是例行性工作，如果你一視同仁，想把所有的事全部做好，那是不可能的。

正確的方法是：全力對付關鍵性的20％，適當控管例行的60％，完全不理會無關緊要的20％。

我照著老前輩的方法做，但立即出現困難。第一，很多無關緊要的事，並非可以完全不理，還是要應付；第二，關鍵而重要的事，可能是結構問題，並無法快速解決，並且可能變成長期的工作；第三，例行的60％，也不容易應付，不時會出現「意外災害」，讓你不知所措。但因為我沒有別的方法可用，只好繼續堅持「抓大放小」的方法。

學會「選擇」的學問才能找回自主權

幾個月後，成果慢慢顯現，無關緊要的事我能完全閉眼不見，因為就算出事也沒有影響；真正大事、要事，就要靠耐心徹底解構，從最基本做起；至於例行工作，我也開始檢討流程的合理性，嘗試改造工作方法，每一種進步，我都會簡化工作，空出時間。

在應付了生澀的半年之後，我對重點工作的選擇有了更深的體會，我不只思考工作本身，而且開始思考重點工作背後的原因。舉例而言，某件事做不好，不只是因為工作本身難做，很可能是組織的成熟度不足，可能是團隊的人才組合不對，更可能是用人錯誤，我開始調整團隊成員，選好的人、用對的人，請走不稱職的人。

這樣的進步，追本溯源，如果我陷在工作的泥沼中，每天案牘勞形，根本不能改變。而我決定選擇性放棄某些事之後，我才有時間空出來，真正做好重要的事，也才有時間思考結構改善。

選擇變成最大的學問，主管的時間永遠不夠、精力永遠不足。因此，時間與精力是拍賣的，被最吵雜的事所占有；但我們不能任由麻煩事橫行，我們要選擇，選擇結構上的重要，選擇成果上的最大。抓這樣的大事，無視麻煩吵鬧會吸引你注意的小事，主管才能找回自主權。

後記

1.抓大放小，背後隱藏了工作的做不完定律：工作永遠做不完，工作永遠超過組織所能負擔，人力永遠不足，就算人力增加，工作也會隨之增加。因此不能從人力配備上解決工作太多的問題，只能從工作方法去解決。
2. 80／20法則是管理學上重要的工作理論，也是抓大放小的學理依據，值得讀者仔細研究。

（本專欄文章已受何飛鵬先生授權）