我決定替自己建立「時間管理系統」。目前為止，我在創建醫院系統、改善問題點時，最重要的關鍵是什麼？我從許多重點中選出下列三項。
1. 必須很簡單。
2. 必須採取直覺式思考。
3. 必須反覆 PDCA＊（計畫→執行→查核→行動）循環。
＊ 譯註： Plan、 Do、 Check、 Act 的縮寫，是品質管理的方法之一。
將這三項原則帶入目前的時間管理方法，去思考問題是什麼，需要修正又是哪些部分。
第一項原則，必須很簡單
從許多事例中發現，當系統愈複雜，出錯的機率愈高，執行度也會跟著下降，所以必須盡可能簡化經常發生錯誤的地方。
我們可以打破金字塔結構，縮減溝通程序；例如多備有乾洗手裝置，簡化動線，讓進入醫院的人隨時清潔雙手；準備手術時，將所需用具整理成套放在一起，避免遺落任何東西。精簡複雜程序是很關鍵的解決辦法，效果也很顯著。
迄今為止，我的時間管理做得如何？無法光用複雜或簡單定義，應該說是參差不齊。當我滿腔熱血的時候，會以小時和分鐘為單位，寫滿紮實的計畫；但有時只會寫上簡單的確認清單，甚至覺得不耐煩時，什麼都不會做。我個性相當懶惰，時常依照心情和體力隨便行事，除非對某件事著迷時才會認真埋首。所以急需一個能堅持下去的簡單方法，讓我不管是活力充沛、感到厭煩、生病或疲憊時，都能不間斷的實踐。因為假如難以堅持，它很快就會失去系統應有的功能。
有鑑於此，我第一件做的事，便是丟掉以小時和分鐘為單位的計畫表，拿出便條紙寫上一天最首要的四件事，分別是「讀書、上班、上班、 YouTube 影片編輯」。這個排序是指早上到公司前，先簡短地讀書，然後再去上班；下午則繼續上班，等到下班後進行YouTube 影片編輯。省略無謂的內容，只把最重要的四個關鍵字簡單記下並放入腦海中。無論是誰都能記住四個詞彙。
上週和這週並沒有太多的改變。除了改成記下四個關鍵字以外，生活同樣忙碌。儘管如此，我還是經歷了一些珍貴的變化。原本每天睡前躺在床上時，總是納悶：「我今天做了哪些事呢？真的很忙呢⋯⋯不過一點都想不起來了！」但自從開始記錄一天的四個關鍵字後，能一邊回憶：「今天下班後，又編輯了一部影片，真是充實！」一邊進入夢鄉。
不以「七點至八點：晚餐、八點至九點：整理和休息、九點至十一點：影片編輯」這樣的方式記錄，改成只把「影片編輯」這個詞彙放入腦海後，計畫變得更容易實行。我能在吃完晚餐看著電視時，想起自己還要處理影片，立刻關掉電視；抑或在下班時，就算朋友說要一起出去玩，也會記得婉拒對方，回家完成想做的事。
就這樣，從一天訂出四個詞彙開始。不用按照時間順序，密密麻麻記下待辦事項，而是以重視的程度選出核心關鍵字，去除和累贅物一樣的東西。我用幾個重要的詞彙總結一天，就得以更妥善處理自己覺得重要的事情。後來，一天從四個詞彙變成五個，最後是六個，也就是現在的六區塊基礎概念。
請銘記，六區塊核心要點是把重要的事情當作關鍵字，用六個詞彙摘要一天，讓人一目瞭然當天的輪廓。
第二項原則，採取直覺式思考
如果已經簡化複雜的事物，那接下來要做的就是直覺呈現它。直覺式表現通常可經由一般的設計來解決，常見且有效的方式有顏色或圖示等。
舉例來說，假使醫院大廳太大，患者找不到路時，可以在地板用顏色幫助識別方向，這和在高速公路畫上綠色箭頭 ＊ 是一樣的道理。如果想到血液檢查室就跟著紅色指標走，想到 X 光室就跟著黃色指標走，以各色指標引導路線。
＊ 譯註：韓國會於高速公路標記不同的顏色，引導行車方向。
再舉一個例子，「這是很危險的藥物，服用時請務必留意。」這件事不用嘮叨寫下長篇註記，只要在包裝用紅字標記即可。Potassium（ 鉀離子）對人體來說是不可或缺的電解質，因此醫務人員經常使用，但如果注射錯誤的劑量會致使心臟停止跳動，是種危險藥物，可是鉀卻和生理食鹽水保存在相似大小的容器裡。想要建議製藥公司更換容器並非易事，所以醫院將鉀瓶另外區分，放進紅色的盒子，以提高使用者的警覺心。
這種用顏色或圖示協助直覺思考的方案，往往比文字帶來的效果更好。那「我的一天」又要如何直覺式表現？
目前已有許多工具能輔助大眾直覺思考，最具代表性就是時間區塊（ Time-Block），它是一種以工作項目為單位分配時間的方法。我們就讀幼兒園時看到的圓形時間表，也是一種時間區塊的表現。例如畫出睡眠時間的面積，標示「夢鄉」，還畫上星星月亮。
此外，也會額外騰出「假日作業」欄，並畫上顏色。我從這個時候開始就已經是「還想做點什麼的人」，總是把圓不斷切割、切割、再切割，想充實地填滿內容。然而我卻總是在收假三天前，一邊被媽媽訓斥，一邊哭著完成延遲的假期作業。
早在幼兒園和國小時期，我們就習慣利用時間區塊管理，谷歌（ Google）行事曆同樣採用了時間區塊，只要寫上「開會」，然後按照會議時間擴增面積即可。除了上述範例，許多計畫表亦套用這方法，想想從幼兒園開始，其實就有如此好的時間管理工具伴隨左右，但為何過了數十年，生活中的計畫和行動依然形同陌路？究竟我的癥結是什麼，才導致現有的時間區塊管理成了無用之物？
以結論來看， 問題出在「我覺得二十四小時都很重要」。我需要一個固定格式，記錄每一天選出的關鍵字。其次重要的是「關鍵字」，它必須直覺表現且凌駕於「時間」。時間是一個標準，但重點不在寫出那段時間要做什麼，而是重要的事情是什麼。例如：不應是「晚上八點：影片編輯」，而是「影片編輯：晚上八點」。
或許有人會問有什麼差別？對我來說，不同的「基準」會造成極大的差異。假如以晚上八點為基準，但到了八點還在進行上一個工作，而有所延遲，就會想著：「啊⋯⋯超過八點，是影片編輯的時間！看來今天沒辦法做了。」但如果是以影片編輯為基準，就算延遲也會認為「睡前一定要完成影片編輯」，不會輕言放棄，有效掌握核心重點，因為現在是晚上八點或九點並不重要。
我需要的是這種涵蓋重要事項的格式，可以標記出核心詞彙，而非時間。當然偶爾也有必須詳細規畫時間，需要待辦清單（ To-Do List）以防自己忘記的情形，這種時候只要將內容標註在相應的核心詞彙旁邊就好，重點在於每天的六個詞彙、這成為了《6 區塊黃金比例時間分配神奇實踐筆記》現行的日常表格。
第三項原則，PDCA 的反覆循環
反覆進行「計畫→執行→查核→行動」是所有系統的核心概念，讓人持續遵循上述的第一項和第二項原則。專業術語中，稱其為 PDCA 循環（ Plan→Do→Check→Act cycle）。
在醫院任職期間，我不僅透過 PDCA 循環進行改善活動，且確實履行 PDCA 循環的專案全都取得了良好結果。專案執行前，反覆計畫、測試是否可行、查核是否改善、矯正問題點，然後重新計畫的過程，帶給患者和醫療團隊更好的成果。這不是故意找事做，而是因為它能帶來實質上的改變，因此我深刻體會 PDCA 循環所擁有的強大效果。
我也該套用 PDCA 循環在自己身上。仔細想想，有幾個原因致使我不斷反覆在三天打魚、兩天曬網的週期。如果現實情況和原本制訂的計畫有變數時，我便無法彈性應對；或是忘記待辦事項，沒有按照預設行動，都讓我無法進行下一階段。天啊！原本以為自己遠比其他人了解 PDCA 循環的重要性，但竟然從未在生活中運用，這讓我受到衝擊，所以決定立刻將它導入我的生活，希望透過這點，擺脫舊有的思考慣性。
另一個重點在於「計畫→執行→查核→行動」的循環，也就是說，必須反覆進行，重複愈多次則愈有效。因此，我分別訂出每日循環和每週循環，詳盡內容將於第六章仔細論述。
把這三項原則應用到我的生活以後，實現了現在的「六區塊＋系統」。假如僅有第一項和第二項原則，只能構成六區塊的概念和形式，並會因為缺少第三項原則，難以當作「系統」持續應用。同理，假如僅有第三項原則，缺乏六區塊的概念，這個系統也不會有效。唯有六區塊和可以重複實行的工具，才得以完備一個強大的系統。
重新開始的力量
這兩年來，我持續在生活當中應用「六區塊時間管理系統」。不管在活力充沛、生病或疲憊、忙得沒有時間的情況下，都能堅持這個方法，並拿出成果，我應該可以說自己擁有了一個良好的「系統」吧！
離職後，我可以很自信地說，儘管少了在職中對我要求的主管，我還是能夠妥善運用這些過剩的時間並拿出成果，這套系統讓我持續以影片、文字、照片創建專屬於自己的內容，領導時間管理社群「時間區塊團隊」，以及出版夢寐以求的書籍。我從三心二意的雜蜜蜜蜂，變成了持續收藏同一種上等蜂蜜，得到成果的蜜蜂。
這套系統在心理上也有很大的幫助。離開公司獨自工作雖然有很多好處，但長期下來很容易陷入低潮，多虧有它引導我每天、每週檢視自己的時間管理，才沒在這段期間內崩潰。現在想起來，這段期間我其實累積了不少成果，只是度過的每一天太過漫長，偶爾會因為看見從事相關行業的人發展得不錯而焦慮不安，或是因為不穩定的收入感到難受。然而系統讓我不再被這些大大小小的事情所動搖，給了我重新開始的力量。它除了協助我專注於今天該做的六項重點，忘記其他事情，還找出計畫可行和不可行之處，給予明天重新開始的力量。
我不禁思索：「如此有用的時間管理系統只對我管用嗎？是否對其他的人也有幫助？」如果有「系統」，就算換個人來做，也不會產生不同的結果，所以我開始募集和我同樣「還想做點什麼的人」。
作者介紹｜鄭智荷（정지하）
畢業於韓國梨花女子大學護理系，並取得延世大學保健研究所衛生統計學碩士學位。後於韓國規模最大的首爾牙山醫院任職十一年，期間擔任臨床護士，並負責建構預防醫療事故的「患者安全流程」。她以系統專家身分活躍於勞力密集的醫院，使進入醫院的職員都能達成一致、高品質的工作結果。
以此經驗為基礎，她認為不只是組織，個人也需要良好的系統。因此制定了將時間視覺化，提高執行力的「Block Six System」，且持續鑽研，創造成果。作者大力呼籲：「利用有效系統，縮減生活中無謂的物品以及不必要的習慣、行動、情緒、排程，迎向做自己想做之事的人生」。現經營線上＜時間區塊小組＞，深度幫助兩百多名小組成員，為他們的生活帶來實質變化。另透過YouTube和IG（LOOKMAL），傳遞如何以時間管理創造生活最大效率。
本文經授權轉載自方言文化《6區塊黃金比例時間分配法：三步驟「視覺化」時間價值，正事不荒廢更有小確幸，活出自己想要的人生 》（原標題：時間管理系統的三大原則）
責任編輯／趙鳳玲
