「 loop 」這個字,台灣和美國認知大不同!

在台灣,不知是約定俗成還是什麼原因,很多人以為 loop 在 email 的用法是指「把某個人加到信件的副本欄位」,尤其是開會中常聽到「以後這件事,也要把大衛、瑪麗加到 loop」或是「這件事記得 loop 我」;又或者是某人覺得自己的工作可能會受影響,於是要求寄件者日後要「keep me in the loop」,希望收到這「主旨(subject)」下所有往返的信件。

但事實上,美國人對這句 Keep me in the loop 的用法並不是指在 email 把某人加入副本,如果有人對你說 Please keep me in the loop. ,指的不止所有往返的信件,甚至包括對客戶做簡報、部門召開的產品會議、媒體記者安排、或老闆召見等等都要知道,總之,就是要掌握「所有」最新狀況。

參考線上 the free dictionary 字典對片語 Keep (someone) in the loop 的解釋:

To keep someone informed about and/or involved in something, such as a plan or project, especially that which involves or pertains to a specific group.

那麼回過頭來,如果就只是希望別人把自己 #加在信件裡,不要漏掉單純就「這個主旨」底下的任何信件,就可以用 copy 這個字,等於 c.c (carbon copy)當動詞用,舉幾個例子:

1 Can you copy me on that?
2 Please copy me that email as well.
3 Just copy David in on your email to Mr. Smith.
4 I’ll copy you in on the updates next time.

很多來上 #商務Email的結構化寫作法 的同學常會提到有「#用字不精準」的困擾,我的建議:#寄件者自己要先搞清楚究竟要表達什麼,在還沒打下任何英文字之前,問自己對方真正需要知道的是什麼、該做到的又是什麼,如果只是相關但非關鍵決策者,那麼 copy 對方就夠了,但如果事關重大,對方需要有 #全面 的了解,那麼就該用 Keep someone in the loop 這個片語,意思有傳到位,才能叫「準」。

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