作者 菲大的人資私房話
員工頻加班，問題出在管理！《勞動基準法》中老闆不能逃避的責任
你領過加班費嗎？只要在 8 小時正常工作時間以外的工作就是加班，按規定該給加班費。這標準其實簡單明瞭，但為何還有公司發生「未給足加班費」的情況呢？
除了為降低成本，刻意未給足加班費的違法情形外，很常是因為管理階層和員工對加班的認定不同，兩方在一些「模糊空間」有所爭論。公司常被批評「凹」員工的加班時間，但也有些員工在「凹」公司的加班費，這些情況在企業層出不窮。
常有些中小企業主問我如何控管加班。他們通常覺得有些加班是不需要的，是工作效率的問題。
如何認定「加班」？雇主該負什麼責任？
不是有加班申請規定就表示沒問題，相關法令雖有清楚的規定，但在實務上仍常有一些爭議，例如：
- 規定每工作 4 小時要有至少半小時的休息時間。製造業晚上加班時，機器不可能關機來讓操作員休息半小時，縱使有安排人員輪休，員工也希望直接繼續做完能早點下班。
- 超過加班申請的時數要不要計算加班費？還是以下班打卡的時間計算？
- 下班時間後逗留在公司（共乘汽車、等雨停再離開比較不塞車等），沒有實際工作或是做些非必要的工作，要以下班打卡時間計算加班費嗎？
- 前置準備工作和善後收拾工作，算不算工作時間？
不論哪種狀況，加班還是看 「是否有實際工作的事實」。
不管有沒有按公司規定提出加班申請，如有爭議時，最後的認定依據是「打卡時間」。
《勞動事件法》中有一項重要的觀念：雇主有管理員工出勤的權利和備置出勤紀錄的義務，對於工作時間有較強的證明能力，所以在工作時間認定有爭議時，雇主必須提出相關的管理資料做為證據。
這表示雇主必須做好員工上下班打卡的管理。
員工是否有加班工作的事實，舉證責任在雇主；員工打卡不按照公司規定，雇主有權利和責任去糾正管理。
工作時間（加班）vs. 工作效率：不能增加營收的加班，是沒效率的
現在就讓我們談談加班和工作效率。
我認為如果加班的產出能讓公司增加營收，這樣的加班就是有價值的，即使多支付加班費也值得；反之，如果加班不能讓公司增加營收、徒增公司成本，就很容易被檢討工作效率問題了。
一般而言，生產部門加班通常是被認可的，因為可產出更多的產品，但因不良品的重工加班，則是會被檢討的；業務及研發部門加班可以增加客戶訂單，但行政部門的加班就常被質疑工作效率。
也許一些行政部門的夥伴對我這樣的說法不表認同，認為行政人員之所以會加班的原因，常常是其他部門造成的，或是工作太多而人員少所致。
我本身在國內外企業從事人資管理工作，是間接的行政部門，所屬人員只要有加班，我都會去檢視其必要性，看看是否有改善的做法來減少加班，這些改善的做法通常涉及跨部門溝通和個人作業習慣。
因人手不足而加班，主管要找出「管理問題」
實務上有很多加班被歸咎是人手不夠所致，員工經常大聲疾呼要增加人手，但在增補人員之前，應該先找出不正常的加班原因並加以改善。
舉例來說，很多公司人資人員都要加班計算薪資，加班算薪資是正常的嗎？分享個人親身處理過的二個實例：
一、在某公司擔任 ERP 專案經理時，總經理給了一個任務目標：員工薪資發放日期從每月 10 日提前到 5 日。
財務部門要求人資人員要在每月 3 日中午前提供薪資資料，以利後續的財務發薪作業。這下慘了，全公司二百多位員工，唯一的人資人員目前已要加班算薪資了，更遑論只有兩天半薪資計算作業時間！
這是我第一次接觸到人資工作，身為 PM 的我只好先了解那位人資人員的每天工作，發現她桌上累積一大疊加班單、請假單、勞健保等相關單據，等到發薪日的前幾天才開始加班趕工，平常則作其他的工作。
由於公司要導入 ERP 系統，我即要求該人資人員務必每天完成當天的加班單、請假單等，初期因為其他部門員工仍習慣事後才補單，無法如期在每月 3 日中午完成薪資作業，但在不斷要求和宣導之下，在系統上線第 5 個月終於能做到每月 3 日上午提供薪資資料給財務部了，這位人資人員也不必再加班算薪水了！
二、在越南某 7000 名員工的大型傳產公司任職，到職第一個月月底時，人資部門擠滿了一大堆人，像菜市場一樣，到了下班時間還有人沒處理完，要加班處理。
人資部門負責出勤管理有 4 位職員，為了把薪資作業做好，每月底到發薪日的幾天都要加班，人資副理和課長都覺得這樣很正常，過去都是這麼做啊！
我詢問其他部門主管，他們對於這樣的情況也感到無奈，這些幹部一整天不能做應該做的事，要在人資部門處理員工薪資。新上任的我，做了以下的調整：
- 加班、請假的補單和修正，由原本每月一次調整為每周一次。
- 以每一小時為單位，排定各單位來調整的時間表。
- 要求 4 位負責出勤的人資人員必須每天控管及催促出勤異常的單據補正。
漸漸地，7000 人的出勤管理和薪資計算步入軌道，4 位人資人員還能挪出時間協助招募作業。
公司每一個職務都有其價值所在，能直接或間接為公司增加營收或降低成本，但加班是非正常的額外工作，加班愈少愈好，加班愈多表示管理出問題了。
提醒：加班必須勞資「雙方」都同意
雙方都同意加班且有給足加班費自然沒問題，但有的公司不希望員工加班，而員工卻常加班；有的公司希望員工加班，但就算按規定給足加班費，員工也不一定願意加班。
怎樣才算是勞資雙方都同意的加班呢？白紙黑字當然是最合適的：有加班申請的作業規定、員工有申請加班的權利、主管有審視及核准加班的管理責任。 有些公司直接以打卡時間計算加班，這樣做就不要去質疑加班的必要性；有些公司會在新人到職時要求先簽訂自願加班的書面文件，以為這樣做員工就必須配合公司加班，這就有強迫員工加班的嫌疑了。
（本文出自菲大的私房話）
