【公務員】助理文書主任(ACO)/二級私人秘書(PS II) 投考全攻略 | by 王衡 | Medium

【公務員】助理文書主任(ACO)/二級私人秘書(PS II) 投考全攻略

王衡
8 min readSep 16, 2019

究竟 Skills test同面試有咩要留意?

政府工薪高糧準,是不少人穩定之選。近年,除了助理文書主任(Assistant Clerical Officer)例行兩年一度公開招聘外,二級私人秘書(Personal Secretary II)亦連續兩年公開招聘,每次都吸引不少人報考,其中擁有大學學位的為數不少,究竟應如何準備才能避免鎩羽而歸?

筆者曾先後獲派Offer,由於兩個職位的技能測驗和面試都大同小異,本文將一併為大家介紹其中的要點和注意事項。

技能測試 Skills Test

技能測試可分為打字及Microsoft Office兩大部份,每項測試考生都有機會先行測試電腦是否運作正常,在每項結束後會列印成品,簽名作實,不會留下softcopy,考生只需聽從考官指示即可,以下將逐一解釋測試要點:

打字

兩個職位都要求中英文打字,測試要求考生在5分鐘內持續打字,以達到各自職位要求。考場會設置好電腦,枱面上有考生需要鍵入電腦的文字,而且多半會有支架可以墊起紙張,方便考生在打字時毋須經常低頭回望。另外,考題上會以「//」標示測驗及格字數,考生只要打至及格字數,即可回頭核對已完成部分的內容,完成整篇文章並不會加分。

英文打字需要注意的地方不多,尤其要留意是政府文件喜愛在句號後留空兩格(即兩個空白鍵),而且PS II的英文打字要求每分鐘50字,對於不少人來說並非易事,如果未能盲打,建議使用軟件正式學習指法

而中文打字只能使用預設輸入法(九方不包括在內),所以有意投考者建議先練習好速成或倉頡輸入法,考試時會標示標點符號的輸入方式,不過據筆者經驗,輸入法轉作全形後直接以鍵盤上的”,”和”.”即可輸入逗號和句號。

打字測驗實在是相當簡單明瞭的考試,可是條件也相對嚴格,如果未能達標的話,面試機會非常渺茫,不似Microsoft Office即使有錯仍可能有面試機會。由於測試時容易緊張,建議考生們盡量每日練習,將打字速度提升至及格速度以上的每分鐘10字,方可安然通過測試。

商業電腦軟件應用知識測驗 (Microsoft Word & Excel)

Office的測驗會同時進行Word 和 Excel的測驗,考生可以自行安排半小時的考試時間,筆者建議先做較容易的Word。兩項測驗均會提供考題及參考成品(Excel會刪去部分數值,避免考生抄襲),考生需要按照考題修改檔案,務求成品與參考成品一致。

至於考試內容,其實在考試邀請電郵内已經悉數列明,考生在考試前宜先按照考試内容清單,摸索各個功能的使用方法,坊間亦有「懶人包」可供練習,不過由於並非由筆者製作,此處恕不提供,以下講述一些要點:

Word: 留意縮排、清單編號格式、註腳格式、插入圖片、表格框線,如果PS II要額外留意合併列印。

Excel: 各個基本匯數(vlookup未曾納入測驗範圍)、儲存格格式、排序功能、圖表功能的各個選項。其中圖表功能的各個選項尤其需要練習,因為平常使用的機會較少;若未懂運用部分匯數,時間充裕的情況下可使用Excel手動計算(即使用加減乘除)。

面試

Skills Test過後就直接是面試,其實ACO和PS II可說是最易獲得面試機會的工作,因為基本上所有人都會有Skills Test的機會,而Skills Test是可以明確地自行練習,隨機性較低,不似其他政府工可能連筆試機會都沒有。

政府工的面試其實相當類似,差別只是在於考官對考生的要求(包括臨場反應及語文能力)。其中面試可大致分為四大部分,而ACO及PS II則有最後的英文應用環節。

自身情況

考官會根據你過往經歷發問,基本上不難預備,首先你要明白考官是希望能聘請到一個有能力,願意工作,而且打算長期留任的人,循這方向探索一下,想想自己的經驗有甚麼特別,例如:

  1. 自我介紹(可能會是英文)
  2. 為甚麼會投考?如果是大學生,為何仍會考ACO / PS II?
  3. 如果你另外有某個offer,還會選擇這份工作嗎?
  4. 你過往有沒有文職經驗?如有,會怎樣應用於這份工作?
  5. 如果沒有的話,你怎樣說服考官要聘請你?你會否覺得文職沉悶?
  6. 你覺得現時的工作與ACO/PS II有甚麼分別?會怎樣取捨?

其實很多問題不用太虛偽,也不必太直率,只要婉轉地指出政府工的穩定性,強調自己看好這份工作的前景,相信考官也會理解和認同,然後再加上一些合理理由,指出一些過往工作的缺點,不過留意切忌談論人事問題。

工作相關

政府工的面試都有工作相關的部分,而ACO和PS II可以背的本來就不多,ACO只須牢記九大職能,而PS II則需要記記秘書職責了。如果有空才記記職系架構及政府架構吧!

情景題

情況題相信是不少人失手扣分的地方,的而且確,情景題是整個面試當中最重要,而且最難預備的部分,筆者也難以一言蔽之,此處只能分享一些心得和例子。

考官在情景題會盡力將你逼入窮巷,在回答前宜先詢問清楚情景細節,考官的每一次追問都令你無路可退,所以他們亦不是要求你提供完美答案,只是希望你能作合理解釋,表現謙卑有禮,加上記緊政府工須按章子辦事,再作出回應即可,即使到最後未能有效回應,也可以表示自己實在想不出來——ACO和PS II的要求不高,最緊要沉穩

ACO有不少前線工作,亦可能管理下屬,所以不少情景題有不同類型;而PS II因為協助上司為主,所以會有一些與上司交流的情景,舉例如下:

  1. 市民沒有攜帶足夠文件辦理文件,但Office已即將關門,你會如何應對?如果市民不願離開會如何處理?(考驗調解安撫技巧)
  2. 市民衝入Office要求見上司,你會怎樣處理?
  3. 兩個下屬同時請假,而當日有活動,你會如何處理?(考驗解難能力,可考慮遊說下屬,向其他部門借人,安排先前工作,自己頂上等)
  4. 下屬經常請病假,你會如何處理?
  5. 你會怎樣安排你的日常工作?
  6. 上司要求你幫他買午餐,你會否有hard feeling?(處理與上司關係)
  7. 上司外出開會遺留文件,你怎樣將文件交給上司?上司回來後責怪你,你有何反應?如果最後發現只是上司看漏眼,你又會如何反應?

時事題

時事題不會太難,普遍是日常會接觸到的時事問題,如有需要可到市面略讀一些通識書籍。由於此部分主要是簡單考驗你的分析能力,如果實在對議題未有了解,建議可向考官表明,請求他提供更多資料,以便你再作回答。

記得ACO/PS II都不是決策人,所以你缺乏時事觸覺並非死症,關鍵是要表現出你的應對能力,如果考官計劃請你,並不會因為時事題而拒絕你。

ACO和PS II的英文測試

這個英文測試其實很簡單,ACO和PS II的整個面試內容都甚少以英語作答,主要是自我介紹可能以英文作答,而考驗英文的地方就在面試末段的英文測試。

英文測試是一篇篇幅不長的英文文章,考生只要先原文讀出文章,考官進而提問幾個文章中的問題,考生可以直接在原文找到答案,毋須重新組織以自己的說法回答,其實只是考驗一下考生的英文口語和閱讀能力。如果考生對此沒有信心,平時可到不同政府網頁的英文版,嘗試通讀幾遍,直至流暢為止,相信對於提升面試信心有一定幫助。

基本法

基本法測試其實有分兩種,一種是為學位職位而設,與CRE同日進行的基本法測試,另一種是為非學位職位而設(如ACO和PS II)。後者難度較前者為易,前者有不少困難題目,着重考驗條文的字眼問題,而後者有較多題目只考驗對條文的基本了解和概念。

如果考生曾經考過其他基本法測試的話,可以考慮使用舊有成績,或是選擇面試當日一併進行基本法測試,但一旦再次接受測試,則必須使用當日的成績。建議考生可平常多接受不同部門的基本法測試,如果CRE得分不佳,則建議溫習一下,再接受面試當日的考試,不難獲得更佳成績。

基本法的成績會直接換算成面試總分的一部分,如果其他方面通過面試,基本法成績會影響到整體排名先後,雖然有指面試得分是考官先決定是否聘任,可任意「做數」,但如果有機會的話,又何妨增加一絲機會呢?

招聘時間表

因為ACO和PS II都是公開大型招募,所以兩者的招聘時序都很相似。

  1. Skills test:由截止報名日期起計,首批考生大約一個月內就會收到通知,再隔約三星期進行測試(大致依照報名次序,亦有指據考場編配;注意投考者眾,後來者可能較遲才有Skills test,甚至需要半年或以上)
  2. 面試:通過Skills test後大約三至四個星期會收到面試通知,再隔約三至四星期面試,之後會按批發放Offer或進一步作審查
  3. GF200(只適用於PS II或部分ACO職位):通過面試後,尖子大約一至兩個月會收到GF200要求審查,會查自身、同輩、父母、子女,以及已婚伴侶的一家。因應各人家庭情況,審查需要不同時間,預計至少耗時一至兩個月
  4. Offer:ACO尖子約一至兩個月可獲Offer,接獲Offer後,會要求指出上任日期,普遍可要求一個月通知期,如果有特別情況可向局方指出並提供證據
  5. 放大榜:如果考生不幸失手,未能成為即時獲錄取的一批,仍可等待所有考生面試完畢後,有可能獲納入候選名單,然後一直等待,直至下次公開招聘為止……

文章略長,擱筆於此,祝各讀者好運

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王衡

前記者,今入樊籠。既熱愛新奇玩意、科技新知,又喜愛閱讀、睇戲。