如何有效率的管理？請避免管理中的七大浪費！

浪費1：管理工作｢等｣

等待上級的指示；等待下級的彙報；等待對方的回復；等待生產現場的聯繫

對於這種浪費，需根據不同企業的文化氛圍，可以用5W1H來進行計畫分解，然後進行控制、檢查和考核。

圖片來源：詹長霖提供

浪費2：管理工作無序      

職責不清造成的無序；業務能力低下造成的無序；有章不循造成的無序。

業務流程的無序：直線職能制的縱向部門設置，對橫向的業務流程嚴重割裂，各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹，而很少考慮如何協助相關部門順利實施。通常考慮以本部門為中心，而較少以工作為中心，不是部門支持流程，而是要求流程圍繞部門轉，從而導致流程的混亂，工作無法順利完成，需要反復協調，加大管理成本。

管理者應該分析造成無序的原因，努力抓住主要矛盾，思考在這種的無序狀態中，如何通過有效的方法，使無序變為相對有序，從而整合資源，發揮出最大的效率。這是中高層管理者應該注意和重點考慮的問題之一。 

浪費3：協調不力企業喪失凝聚力

工作進程的協調不力：由兩個部門共同承擔的工作出現問題，雙方都不主動聯繫，還需要第三個部門協調，工作進度當然會受到影響。

上級指示的貫徹協調不力  

資訊傳遞的協調不力：資訊流轉到某個部門出現了停滯，如資訊沒有分類匯總，沒有得到充分分析、核實和利用或是資訊不准確，造成生產盲目、物資供應混亂、計畫的頻繁調整、沒有效益的加班及庫存的增加。

業務流程的協調不力

協調不力是管理工作中最大的浪費之一，它使整個組織不能形成凝聚力，缺乏團隊意識、協調精神，導致工作效率的低下。 

浪費4：生產經營要素閒置

我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閒置”。機構重疊，職能重疊……形成人浮於事，使生產經營要素不能得到有效利用，造成了閒置的浪費。    

固定資產的閒置；職能的閒置或重疊     

工作程式複雜化形成的重疊：上級如果擔心失去權力，則下級就會事事請示，長久下去，組織就會逐漸僵化，失去活力。這是每一個層級的管理者都可能犯的錯誤。唯有敢於授權，才能簡化流程，提高效率。      

人員的閒置：由於工作量不飽和，帕金森定律就發生作用了：為了避免上級“人浮於事”的批評，就開始製造出額外的工作，形成了一連串的連鎖浪費。      

資訊的閒置：筆者再曾經服務過的一家企業發現，公司內外充斥著大量的資訊和原始數據，本應當從中汲取有用的資訊，但管理層未經過匯總、分析等處理，進行放大輸出，這也是大數據給企業的另一個困擾。

浪費5：應付

應付基礎工作； 應付檢查      

應付導致前松後緊：在涉及系統性和流程性工作時，如果前面不認真，則將對後續工作產生較大的影響，例如交貨期確認不准確、不及時，就會導致生產製造系統出現額外加班等多種浪費。       

應付造成虎頭蛇尾：在工作中沒有計畫與自查，做事只做前面，隨著時間的推移，後面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主動，讓做什麼事，只是應付了事，而不是自己嚴格要求要做得更好。這些都對工作產生極大的危害。 

應付的浪費主要是由責任心不強和素質低下等造成的，它實際上是工作中的失職，這種浪費對組織的損害是隱性的，將逐步侵蝕組織的肌體，是一種慢性毒藥。企業決不能麻木不仁，聽之任之，而應該建立健全以績效為中心的監督考核機制，以減少浪費。 

浪費6：｢低效｣反復發生

工作的低效率或者無效率      

錯誤的工作是一種負效率：沒有一次把事情做好就是最大的浪費，應該正確完成的工作被做錯，會出現返工、重做、糾正等浪費，甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作，則損失更大。更可怕的是，這種錯誤在某種程度上是被允許的，會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住，從而反復發生，造成類似的浪費。      

我們允許的是創造性的失誤，而不允許反復發生低級的錯誤！低效率是由什麼原因造成的呢？多數因為管理者的低素質、方法不當、固步自封的僵化思想等。

浪費7：管理無 ｢理｣可依

管理成本是企業成本構成的一項重要組成部分，即各職能部門在生產、供應、設計、品質、財務、行銷等過程中產生的費用成本。管理必須依｢理｣行事，來控制成本，減少浪費，否則就會受到懲罰。｢理｣在企業管理中具體指“目標、指標、預算、計畫”，但是，如果｢理｣本身存在問題，則危害更大。  

如果因為：目標指標不合理、計畫編制無依據、計畫執行不嚴肅、計畫檢查不認真、計畫考核不到位、投入產出不匹配等等問題導致管理無“理”可依。那麼，形成的管理成本的隱性浪費經常被忽視，甚至被視之為理所當然，難以形成消除浪費的動力。  
      
管理工作中的｢七種浪費｣，要比豐田生產方式所指出的生產現場中的｢七種浪費｣嚴重得多，但是解決起來也困難得多。因為生產現場中的浪費大多數可以量化，然而管理工作大多為軟性指標，具有較大的彈性，要想進行量化和細化相對困難；而且大家司空見慣，即使上級要求，也是緊一陣後松一陣，容易形成反復，而如果不能對管理工作中的浪費形成共識，活動是很難持續有效地長期開展的。因此，我們必須對消除浪費活動的艱巨性和長期性要有清醒的認識。從消除點滴的管理浪費做起，向著徹底消除浪費的目標一步一步地走下去。

（作者詹長霖博士，為AIM俐鉅創新總經理兼首席創新長，本文僅反映專家作者意見，不代表本社立場。）