英文email怎麼寫？開頭別用Dears、Dear Sir⋯5個英文信件常犯錯誤

寫英文e-mail好頭痛！一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字...你犯了什麼樣的商業 e-mail 書寫錯誤呢？

這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱，VoiceTube 教你成為職場溝通達人！

開頭稱呼語 greeting

看看以下三種 e-mail 開頭的表達：

• Dear Peter （親愛的彼得）
• Hi, Peter （嗨，彼得）
• Hello, Peter （哈囉，彼得）

不同的稱呼語會給人不同的感覺，打開你的 e-mail 草稿匣看看，你都是怎麼打稱呼語的呢？

《富比世》雜誌上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation” 的編輯 Susan Adams 寫到，根據她的觀察，以及做了許多口頭訪問後，發現 “Hi” 已經比 “Dear” 更頻繁地被使用。

過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法，但是其實 Hi 的語氣較輕鬆，更能拉近你與收信者的距離。因此，下次寫信時，Dear 可不是唯一選項喔！試試別種用法，創造不同氣氛，或許更能得到你想要的回應！

錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創，有的是英語系國家早已不會使用的過時用法，要多注意了！

(X) Dears, 錯誤，台灣人自創
(X) Dear all, 用法雖然沒錯，但是不太尊重每一個人的個別性，可改用 Hi, everyone
(X) Dear both, 錯誤，台灣人自創
(X) Dear Sir, 過於制式及老套，像中文裡的「敬啟者」
(X) Dear boss, 過時、老套

商業 e-mail 3大忌諱

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事，尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士，難免會犯下一些小錯，但是有些通病，知道了就要避免發生啊～

忌諱1：懶散

做任何事切記就是不可懶散！看看以下兩句對照：

(X) BTW, need u 2 sign this, thx.（對了，你再幫我簽一下這份文件，謝啦！）
(O) Please sign this document. Thank you!（麻煩你幫我簽署這份文件，謝謝。）

非正式的縮寫，若是跟朋友傳 line 還可以，但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail，可千萬別犯下這種錯誤！

忌諱2：充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀，然而一旦過多，效果可會適得其反，我們看看以下例子：

• Good job!!!
• Well done!
• Outstanding!

一個驚嘆號，表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。

要向主管報告壞消息時，記得要把驚嘆號收起來…這可會造成反效果的！

I am so sorry this happened!!!（我很遺憾發生這種事！！！）

忌諱3：過度簡化主旨

身為一位職場大忙人，如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件，第一反應當然是忽略它，等有空再點開來看！因此，一封成功的信件，應該要闡明信件主題，讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼，自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨，你就知道有什麼不同：

(X) meeting 會議
(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you，覺得換個字看起來會比較厲害，所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」，但這可是大錯特錯！看看下面4個句子：

(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於thank，thank 後面接人，appreciate 後面不接人，而是接一件事。

e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語，出色的書信收尾要看對象，更要看狀況，下面列出一些常見的結語，後面也附上收件者可能會有的感受，讓你更知道什麼場合該選什麼結語！

• Regards 較沒有表示文字的溫度，可能會給人冷淡無情的感覺
• Sincerely 有些人可能會認為有點做作，應改用  Looking forward to 期待您……
• Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。
• Regards 前面也可以加上 kind, warm, best，這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔！
• Cordially 嚴肅場合、談判適用，應改用Thank you for 感謝您……
• Thank you for your time. 感謝撥冗。

另外，還有一種文末常見的錯誤用法，你有這樣寫過嗎？

(X)Thank you in advance. 先謝謝你了。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話，在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服，是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了，你可以改成這種說法：

• Thank you for considering my request.（謝謝你考慮我的要求。）
• Thank you for any help you can provide.（謝謝你提供協助。）
• I will appreciate your help with this situation.（很感謝你願意幫忙。）

這些更「白話」的說法，不僅能表達更多禮貌，也能讓人感受到你的誠意！

文：Bonbee Yang

※本文獲「VoiceTube看影片學英語」授權轉載，原文：【商用英文】別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely ! e-mail 大補帖教你寫出有效又專業的商業 e-mail！