Cambio turni: come gestire i turni di lavoro in maniera efficace con un software HR

Sai come gestire il cambio turni dei tuoi dipendenti in maniera efficace?

Il cambio turni, o shift swapping, è una pratica comune nelle aziende che devono adattare i propri orari alle esigenze dei clienti e del mercato, come ad esempio i ristoranti, gli alberghi, i negozi, i trasporti o i servizi sanitari.

Devi bilanciare la necessità di flessibilità della tua azienda con le disponibilità dei dipendenti. Non puoi aspettarti siano pronti a cambiare i loro turni di lavoro senza preavviso. Hanno bisogno di riposo e di tempo per soddisfare le loro esigenze personali.

Per questo il cambio turni non è sempre facile da gestire.

Mettiti nei panni di un dipendente che aveva organizzato una cena con gli amici o una gita con la famiglia e si vede cambiare il turno all’ultimo minuto. Come minimo saresti frustrato e risentito col tuo manager.  E questo risentimento potrebbe portarti a lavorare con meno impegno e attenzione.

Come puoi evitare questi problemi e gestire il cambio turni in modo efficiente ed equo senza intaccare la produzione?

In questo articolo imparerai le regole da seguire per il cambio turni, i diritti e i doveri dei tuoi dipendenti e i migliori strumenti per comunicare e organizzare i turni di lavoro.

Come funziona il cambio dei turni in azienda

Il cambio dei turni è la modifica dei turni di lavoro dei dipendenti in base alle necessità aziendali.

La gestione dei turni è essenziale per garantire la copertura delle attività in base alle esigenze dei clienti e del mercato, mantenendo un alto livello di qualità e sicurezza del servizio.

In quanto datore di lavoro o amministratore HR, devi seguire dei passaggi ben precisi quando decidi di cambiare i turni di lavoro ai tuoi dipendenti:

1. Tutto comincia quando realizzi che la tua azienda ha bisogno di cambiare i turni, come ad esempio in caso di aumento della domanda, imprevisti, o richieste dei clienti.
2. Verifica le norme da rispettare per il cambio dei turni, come ad esempio il numero massimo di ore giornaliere e settimanali, le pause e i riposi, e il preavviso minimo.
3. Valuta le disponibilità, le preferenze e le competenze dei dipendenti, cercando di bilanciare le esigenze aziendali con quelle dei lavoratori.
4. Comunica il cambio dei turni ai dipendenti interessati con il maggior anticipo possibile e con le modalità previste dalla normativa o dal contratto collettivo.
5. Registra il cambio dei turni in modo da tenere traccia delle modifiche e delle comunicazioni effettuate.
6. Monitora il funzionamento del cambio dei turni, verificando che non ci siano problemi o disservizi.

Vediamo un esempio pratico di cosa succede quando non rispetti questa procedura.

Un esempio di gestione approssimata del cambio dei turni in azienda

Immagina di gestire un’azienda che produce giocattoli e che deve organizzarsi per la produzione in vista di Natale. Sai che in questo periodo la domanda di giocattoli è molto alta e devi aumentare la tua produzione per soddisfarla.

Decidi quindi di incrementare il numero di turni di lavoro dei tuoi dipendenti, senza però comunicarlo con sufficiente anticipo e senza tener conto delle loro preferenze e disponibilità.

Non prevedi neanche alcun sistema per gestire le eventuali assenze o richieste di cambio turno dei tuoi dipendenti, con risultati catastrofici:

• I tuoi dipendenti si sentono sfruttati e demotivati, perché devono lavorare più ore e più giorni senza poter organizzare il loro tempo libero. Inoltre, non hanno la possibilità di esprimere le loro esigenze o richieste riguardo ai turni di lavoro.
• La qualità e la sicurezza del tuo lavoro ne risentono, perché i tuoi dipendenti sono stanchi, stressati e distratti. Questo può portare a errori, ritardi, incidenti o reclami da parte dei clienti.
• La tua azienda perde competitività e reputazione, perché non riesce a soddisfare la domanda di giocattoli in modo efficiente ed efficace. Inoltre, rischia di incorrere in sanzioni o cause legali se non rispetta le norme sul lavoro riguardanti i turni di lavoro.

Nelle prossime sezioni vedremo nel dettaglio come devi comportarti quando noti di aver bisogno di fare shift swapping.

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Preavviso di cambio turni: quando deve avvenire

Se devi cambiare i turni di lavoro dei tuoi dipendenti, devi comunicarlo loro con un adeguato preavviso.

La legge non  stabilisce termini minimi di preavviso, ma impone di agire con buona fede e correttezza. Devi tenere conto delle esigenze dei tuoi dipendenti, che hanno diritto a organizzare la loro vita privata e familiare in funzione del nuovo orario.

Vediamo quali sono i criteri da seguire per comunicare il cambio turni ai tuoi dipendenti.

• Ragionevolezza. Il preavviso deve essere proporzionato alla variazione richiesta e alle sue conseguenze sui tuoi dipendenti. Ad esempio, se devi cambiare il turno di un dipendente da mattina a pomeriggio per una sola giornata, potresti comunicarlo anche il giorno prima. Ma se devi cambiare il turno di un dipendente da mattina a notte per una settimana intera, dovresti comunicarlo con più anticipo.
• Non discriminazione. Il preavviso deve essere uguale per tutti i tuoi dipendenti, a meno che non ci siano delle ragioni oggettive che giustifichino una differenza. Ad esempio, se devi cambiare il turno di un dipendente che ha dei figli piccoli o degli anziani da assistere, dovresti concedergli un preavviso maggiore rispetto ad un dipendente che non ha queste responsabilità familiari.
• Conciliazione. Il preavviso deve tener conto delle esigenze dei tuoi dipendenti e cercare di armonizzarle con le esigenze produttive. Ad esempio, se devi cambiare il turno di un dipendente che ha già programmato delle attività incompatibili con il nuovo orario, cerca di trovare una soluzione alternativa o di accordarti con lui per una compensazione.

Seguendo questi criteri potrai comunicare il cambio turni ai tuoi dipendenti in modo corretto e rispettoso, evitando conflitti o contenziosi. Ricorda che il tuo obiettivo è quello di garantire la continuità e l’efficienza del servizio, ma anche la soddisfazione e la motivazione dei tuoi dipendenti.

Inoltre, devi rispettare le eventuali indicazioni dei contratti collettivi o delle intese sindacali, che possono prevedere dei limiti temporali o delle modalità specifiche per la variazione dei turni.

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Cambio turni: cosa dice la normativa

Innanzitutto, devi sapere che c’è una differenza tra:

• La durata complessiva dell’orario di lavoro, giornaliero e settimanale, che viene prestabilita nel contratto individuale secondo le previsioni dei contratti collettivi nazionali di categoria e dei contratti aziendali.
• La distribuzione delle prestazioni nell’arco temporale considerato, che compete a te.

Non puoi modificare unilateralmente la durata complessiva dell’orario di lavoro; devi accordarti con i tuoi dipendenti. Ma puoi cambiare la distribuzione delle prestazioni in base alle esigenze organizzative e produttive, sempre nel rispetto dei limiti stabiliti dalla legge, dai contratti collettivi e dalle intese sindacali, e senza discriminazioni.

In particolare, devi rispettare i periodi di riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive, e di riposo settimanale, di almeno 24 ore ogni 6 giorni lavorati. Queste interruzioni sono un diritto indisponibile dei dipendenti.

La normativa sulla gestione dello shift swapping varia in base al tipo di contratto, vediamo come.

Contratto di lavoro a tempo pieno

Se il rapporto di lavoro è a tempo pieno puoi variare l’orario dei tuoi dipendenti, ma devi comunque rispettare dei criteri e non puoi agire in modo arbitrario.

La variazione dell’orario di lavoro deve essere comunicata ai dipendenti con un adeguato preavviso. Il termine minimo del preavviso non è stabilito dalla legge, ma può essere indicato dai contratti collettivi o dalle intese sindacali. In mancanza di tali indicazioni, fai riferimento al principio generale della buona fede e della correttezza.

Il preavviso deve essere sufficiente a consentire ai dipendenti di organizzare la propria vita privata e familiare in funzione del nuovo orario. Inoltre, devi tenere conto delle esigenze personali dei dipendenti (come ad esempio la cura dei figli o degli anziani) e cercare di conciliare le esigenze produttive con le loro.

Contratto di lavoro part-time

Se il rapporto di lavoro è part-time le variazioni orarie devono essere previste e pattuite in anticipo in apposite clausole elastiche contenute nel contratto di lavoro, che devono rientrare nei limiti stabiliti dalla legge e rispettare le specificazioni contenute nei contratti collettivi.

Con le clausole elastiche, il dipendente acconsente a prestare servizio, quando richiesto (con un definito termine di preavviso), per un orario aggiuntivo rispetto al suo orario contrattuale part-time. Le ore aggiuntive rispetto all’orario contrattuale ridotto non sono però considerate lavoro straordinario, ma lavoro supplementare.

Se non rispetti il preavviso o imponi una variazione dell’orario illegittima o discriminatoria, il dipendente può impugnare la decisione davanti al giudice del lavoro o rivolgersi alle organizzazioni sindacali per tutelare i propri diritti, a prescindere dal tipo di contratto.

Strumenti per gestire i turni di lavoro

Se devi organizzare i turni di lavoro dei tuoi dipendenti, sai bene quanto sia importante avere degli strumenti adeguati per farlo.

Usare metodi manuali o strumenti obsoleti, come la carta e la penna, ti rubano tempo e attenzione oltre ad essere fonte di errori o problemi. Ti conviene affidarti a dei programmi per turni di lavoro che ti aiutino a pianificare e gestire gli orari dei tuoi dipendenti in modo efficiente ed efficace.

Esistono diversi strumenti per gestire i turni di lavoro dei tuoi dipendenti. È quindi cruciale scegliere quello più adatto alle tue esigenze.

Vediamone alcuni:

Foglio di calcolo Excel

Con Excel puoi creare dei modelli personalizzati per organizzare i turni di lavoro, inserendo i nomi dei dipendenti, le ore lavorative, le pause, i riposi, le assenze e le eventuali maggiorazioni salariali.

Puoi anche usare delle formule per calcolare automaticamente il totale delle ore lavorate o il costo del personale. Excel ti permette di avere una visione generale dei turni di lavoro e di modificarli facilmente.

Tuttavia, ad Excel mancano funzionalità avanzate come la comunicazione con i dipendenti o la generazione automatica dei turni, essendo uno strumento progettato per altri scopi.

App per smartphone

Un altro strumento che puoi usare per gestire i turni di lavoro è un’applicazione per smartphone o tablet. Le app ti consentono di organizzare i turni di lavoro in modo pratico e intuitivo, usando il tuo dispositivo mobile.

Puoi creare turni personalizzati o scegliere tra dei modelli predefiniti ed assegnare i turni ai dipendenti in base alle loro competenze e disponibilità, notificandoli direttamente sul loro smartphone.

Queste applicazioni sono facili da usare e da portare sempre con te. Ma hanno limitazioni tecniche o funzionali che possono compromettere la qualità o la sicurezza dei dati.

Software HR

Un altro strumento che puoi usare per gestire i turni di lavoro è un software HR dedicato a questa funzione — come Factorial.

Questi programmi ti permettono di organizzare i turni di lavoro in modo semplice e veloce, tenendo conto delle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.

Con un software HR puoi creare dei turni personalizzati o scegliere tra dei modelli predefiniti, assegnare i turni ai dipendenti in base alle loro competenze e disponibilità, comunicare con loro tramite email o app, monitorare le presenze e le assenze, generare report e statistiche sui turni di lavoro e integrare il software con altri programmi come la busta paga o il calendario.

U software HR ti offre delle funzionalità avanzate e ti fa risparmiare tempo e risorse, risorse che potrai reinvestire in attività a più alto valore aggiunto.

Digitalizzare la gestione dei turni di lavoro con Factorial

La gestione ottimale dei turni di lavoro è una sfida per molte aziende che devono garantire la copertura delle attività in base alle esigenze dei clienti e del mercato. Ma non preoccuparti, la trasformazione digitale viene in tuo soccorso.

Per semplificare la gestione dei turni di lavoro affidati alla nostra piattaforma all-in-one: Factorial. Factorial ti offre funzionalità avanzate per la pianificazione e la comunicazione dei turni di lavoro.

Con Factorial puoi:

• Creare e modificare i turni di lavoro in pochi clic, scegliendo tra turni predefiniti, personalizzati o modelli.
• Assegnare i turni ai tuoi dipendenti in base alle loro competenze e disponibilità, evitando sovrapposizioni o conflitti.
• Comunicare i turni ai tuoi dipendenti tramite email o app, garantendo una trasparenza e una chiarezza totale.
• Monitorare le presenze e le assenze dei tuoi dipendenti, confrontando i turni pianificati con i turni effettivi lavorati.
• Generare report e statistiche sui turni di lavoro per analizzare la produttività e il costo del personale.
• Integrare il software con altri programmi.

Factorial è la soluzione ideale per digitalizzare la gestione dei turni di lavoro della tua azienda, risparmiando tempo e risorse, e migliorando la soddisfazione e la motivazione dei tuoi dipendenti.