REGLAMENTO ORGÁNICO DEL CUERPO DE LETRADOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA
REGLAMENTO ORGÁNICO DEL CUERPO DE SECRETARIOS JUDICIALES
Del Cuerpo de Secretarios Judiciales. Definición, régimen estatutario. Prin-cipios que informan su actuación, funciones y competencias
Definición. Ámbito de aplicación.
1) Los Secretarios Judiciales son funcionarios públicos que constituyen un Cuerpo Superior Jurídico, único, de carácter nacional, al servicio de la Administración de Justicia, dependiente del Ministerio de Justicia, y que ejercen sus funciones con el carácter de autoridad.
2) El presente Reglamento será de aplicación a los funcionarios de carrera que integran el Cuerpo de Secretarios Judiciales, así como a los Secreta-rios sustitutos durante el tiempo para el que fueran nombrados, en todo aquello que sea adecuado a su naturaleza no profesional y al desempeño temporal de su puesto.
Régimen estatutario.
1) El régimen estatutario de los Secretarios Judiciales será el establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial, en el presente Reglamento y en las disposiciones complementarias que se dicten en su desarrollo.
2) En todo lo no previsto en dicha normativa, se aplicará con carácter suple-torio lo dispuesto en la legislación general del Estado sobre Función Pú-blica.
Principios que informan la actuación del Secretario Judicial, fun-ciones y competencias
Principios que informan la actuación del Secretario Judicial.
1) Los Secretarios Judiciales desempeñarán sus funciones con sujeción a los principios de legalidad e imparcialidad, en todo caso.
2) En el ejercicio de la fe pública judicial actuarán con autonomía e indepen-dencia.
3) En el ejercicio de las funciones de dirección técnico-procesal de la Oficina judicial, así como en todas aquellas que les encomiende la Ley Orgánica del Poder Judicial y el presente Reglamento y sean distintas de la enun-ciada en el apartado anterior, actuarán bajo los principios de unidad de actuación y dependencia jerárquica, disponiendo los medios precisos para que la Oficina judicial actúe bajo los criterios de eficacia, eficiencia, agili-dad, responsabilidad por la gestión, racionalización del trabajo, coordina-ción y cooperacoordina-ción con las Administraciones competentes en materia de justicia, de manera que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia.
4) Cumplirán y velarán por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten los Jueces y Tribunales en el ámbito de sus competencias.
Funciones.
Los Secretarios Judiciales desempeñarán las funciones que les son enco-mendadas por la Ley Orgánica del Poder Judicial, así como aquellas otras que les atribuyan las leyes procesales y las que se determinan en este Reglamento y en las normas complementarias que se dicten en su desarrollo.
1) Funciones como titulares de la fe pública judicial.
2) Funciones como responsables de la actividad de documentación.
3) Funciones como impulsores y ordenadores del proceso.
4) Funciones como directores técnico-procesales de la Oficina judicial.
5) Funciones de colaboración y cooperación con otros órganos y Administraciones.
6) De la policía de vistas.
7) Otras funciones.
8) Competencias procesales.
Funciones como titulares de la fe pública judicial.
Corresponde a los Secretarios Judiciales el ejercicio de la fe pública judicial, con exclusividad y plenitud, no precisando de la intervención adicional de testigos.
En el ejercicio de esta función:
a) Dejarán constancia fehaciente de la realización de actos procesales en el Tribunal o ante éste y de la producción de hechos con trascendencia procesal me-diante las oportunas actas y diligencias. Cuando se utilicen medios técnicos de gra-bación o reproducción, garantizarán la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido.
Tal garantía se prestará preferentemente mediante la incorporación de fir-ma electrónica reconocida, de la que el Ministerio de Justicia o las Comunidades Autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia dotarán a todos los Secretarios Judiciales, utilizando para ello los medios técnicos que ofrezcan el nivel de máxima fiabilidad reconocida, en consonancia con la legalidad vigente en materia de firma electrónica. El Minis-terio de Justicia regulará los supuestos y modos en que se debe hacer uso por los Secretarios Judiciales de la firma electrónica.
En las actuaciones orales, vistas y comparecencias que se registren en so-porte apto para la grabación y reproducción del sonido y la imagen el acta a exten-der por el Secretario Judicial deberá consignar, al menos, y dará fe de los siguien-tes datos: el número y clase de procedimiento; lugar y fecha de su celebración;
tiempo de duración; asistentes al acto; peticiones y propuestas de las partes; en caso de proposición de pruebas, declaración de pertinencia y orden en la práctica de las mismas; resoluciones que adopte el juez o tribunal; y cualquier otra circunstan-cia o incidencircunstan-cias que no pudieran constar en dicho soporte. Para el caso de que el contenido del acto procesal no sea recogido en tal soporte, el acta contendrá además el reflejo más fiel y exacto posible del resultado de las actuaciones practicadas.
En ambos casos el acta se extenderá por procedimientos informáticos, bajo la fe del Secretario Judicial, sin que pueda ser manuscrita más que en las ocasiones en que la Sala en la que esté celebrándose la actuación carezca de medios informá-ticos.
b) Expedirán certificaciones o testimonios de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas a las partes, con expresión de su destinatario y el fin para el cual se solicitan, tanto de las que se encuentren en el archivo judicial de gestión como de aquellas que se puedan solicitar referentes a actuaciones judiciales ya concluidas y que obren en los archivos judiciales territoriales o, en su caso, cen-tral. En estos casos, el Secretario Judicial reclamará el expediente al órgano com-petente que tenga encomendada su custodia.
Deberán hacer constar en la expedición de las certificaciones o testimonios el carácter original o no del documento con respecto al cual se expide la certifica-ción o el testimonio.
c) Autorizarán y documentarán el otorgamiento de poderes para pleitos, en los términos establecidos en las leyes procesales, debiendo informar en todo caso a los poderdantes del alcance del poder conferido en cada caso concreto.
Funciones como responsables de la actividad de documentación.
a) Los Secretarios Judiciales serán responsables de la función de documen-tación que les es propia, así como de la formación de los autos y expedientes, dejan-do constancia de las resoluciones que dicten los Jueces y Magistradejan-dos, o ellos mis-mos cuando así lo autorice la ley.
b) Serán responsables de la llevanza de los libros de registro, correspondien-do al Ministerio de Justicia la determinación de los que han de existir en los Juz-gados y Tribunales y el establecimiento de las normas reguladoras de su llevanza, mediante los reglamentos oportunos.
Funciones como impulsores y ordenadores del proceso.
Corresponde al Secretario Judicial el impulso del proceso en los términos que establecen las leyes procesales. En el ejercicio de esta función:
a) Dictarán las resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, sal-vo aquellas que las leyes procesales reserven a Jueces o Tribunales. Estas resolu-ciones se denominarán diligencias, que podrán ser de ordenación, de constancia, de comunicación o de ejecución. Las diligencias de ordenación serán recurribles ante el propio Secretario Judicial o ante el Juez o el ponente, en los casos y formas previs-tos en las leyes procesales.
b) Además de las resoluciones anteriormente citadas, los Secretarios Judi-ciales dictarán decretos cuando con tal resolución se trate de poner término al pro-cedimiento del que tengan atribuida exclusiva competencia, o cuando sea preciso o conveniente razonar su decisión. El decreto será siempre motivado y contendrá, en párrafos separados y numerados, los antecedentes de hecho y los fundamentos de derecho en los que se base la subsiguiente parte dispositiva o fallo.
c) Garantizarán que el reparto de asuntos se realiza de conformidad con las normas que a tal efecto aprueben las Salas de Gobierno de los Tribunales de Justi-cia y serán responsables del buen funcionamiento del registro de recepción de do-cumentos, expidiendo en su caso las certificaciones que en esta materia sean solici-tadas por las partes.
d) Será responsabilidad de los Secretarios Judiciales la dación de cuenta, que se realizará en los términos previstos en las leyes procesales.
e) En los casos en que los Secretarios Judiciales consideren necesaria su in-tervención, documentarán los embargos, lanzamientos y demás actos cuya natura-leza lo requiera.
f) Expedirán los mandamientos, despachos y exhortos precisos para la ejecu-ción de lo acordado en el procedimiento, de acuerdo con lo establecido en las leyes procesales.
Funciones como directores técnico-procesales de la Oficina judicial.
a) Será competencia de los Secretarios Judiciales la organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos de gobierno del Poder Judicial y con las Comunidades Autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia. A este fin, deberán ordenar la actividad del personal e impartir las órdenes e instrucciones que estimen pertinentes en el ejercicio de esta función, sin perjuicio de las competencias que en materia de orga-nización y gestión de personal correspondan al Ministerio de Justicia o a las Co-munidades Autónomas con traspasos recibidos.
b) El Secretario Judicial deberá hacer cumplir, en el ámbito organizativo y funcional que le es propio, las órdenes y circulares que reciba de sus superiores je-rárquicos.
c) Para el ejercicio de estas funciones, tanto en el ámbito de las Unidades Procesales de Apoyo Directo como en el ámbito de los Servicios Comunes, deberán atenerse al protocolo de actuación en el procedimiento. Dicho protocolo será elabo-rado por el Secretario Coordinador Provincial y aprobado por el Secretario de Go-bierno.
El protocolo aplicará los criterios generales aprobados, en su caso, por el Consejo General del Poder Judicial para homogeneizar las actuaciones de los Servi-cios Comunes Procesales de la misma clase en todo el territorio nacional. En todo caso, los protocolos se adaptarán al diseño y organización del Servicio Común esta-blecido por la Administración Pública competente, así como a las funciones asigna-das a cada uno de los puestos en las relaciones de puestos de trabajo. Corresponde al Secretario Judicial responsable de cada servicio velar por el cumplimiento del contenido del protocolo e inspeccionar la actividad cotidiana del personal de la Ofi-cina.
Dicho protocolo para la tramitación de los procedimientos ha de tener carác-ter dinámico, en cuanto que pueda ser modificado para adaptarlo a las vicisitudes de la Oficina judicial provocadas, entre otras circunstancias, por la movilidad fun-cional, el flujo de entrada de asuntos o la experiencia adquirida por su funciona-miento durante un período determinado de tiempo.
El protocolo incluirá los criterios de prelación en la tramitación de los asun-tos de conformidad con lo establecido en las leyes y respetando las competencias procesales de los jueces y tribunales, los documentos normalizados a emplear en cada caso en concreto, las normas de actuación necesarias para la estandarización de las tareas procesales, las normas de actuación y comunicación entre las distintas
unidades de la Oficina judicial cuando ambas deban intervenir en la tramitación del procedimiento, las medidas concretas necesarias para verificar el control de calidad del trabajo procesal de las Oficinas judiciales, así como la integración de las instrucciones recibidas de las Comunidades Autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia para garantizar la efectividad de las funciones de éstas en materia de organización y gestión de medios personales y materiales al servicio de la Administración de Jus-ticia y todos aquellos otros datos que el redactor del protocolo crea convenientes para la más eficiente tramitación de los procedimientos judiciales.
La toma de posesión o cese del Secretario Judicial correspondiente no impli-ca la derogación del protocolo que esté en ese momento vigente, que sólo quedará sin efecto por la aprobación de otro posterior.
Funciones de colaboración y cooperación con otros órganos y Ad-ministraciones.
a) Los Secretarios Judiciales asegurarán la coordinación con los órganos de gobierno del Poder Judicial y con las Comunidades Autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia, para posibilitar el ejercicio de sus respectivas competencias en aras a conseguir un adecuado servicio público de la justicia.
b) Colaborarán con dichas Comunidades Autónomas para la efectividad de las funciones que éstas ostenten en materia de organización de medios personales y materiales, dando cumplimiento en el ámbito competencial de los Secretarios Judi-ciales a las instrucciones que a tal efecto reciban a través de sus superiores jerár-quicos, elaboradas por las Administraciones con competencias en esta materia. Pa-ra una mejor coordinación se constituirán comisiones mixtas de Secretarios Judi-ciales y representantes de las Comunidades Autónomas con competencias asumi-das en sus respectivos ámbitos territoriales, de las que formarán parte, al menos, los Secretarios Coordinadores Provinciales.
c) Colaborarán con la Administración Tributaria en la gestión de los tributos que les sea encomendada en la normativa específica.
d) Serán responsables de la elaboración de la estadística judicial como ins-trumento básico al servicio de las Administraciones públicas y del Consejo General del Poder Judicial para la planificación, desarrollo y ejecución de las políticas pú-blicas relativas a la Administración de Justicia.
Los Secretarios Judiciales se responsabilizarán de la elaboración de la esta-dística conforme a los criterios que establezca la Comisión Nacional de Estaesta-dística Judicial, por cuyo cumplimiento velarán los Secretarios de Gobierno respectivos, contrastando la veracidad de los datos. Deberán respetar en todo caso lo establecido en los planes estadísticos, generales y especiales, de la Administración de Justicia y los criterios uniformes y de obligado cumplimiento que haya sentado la Comisión
Nacional en cuanto a la obtención, tratamiento informático y transmisión de los datos estadísticos.
e) Colaborarán con las Comunidades Autónomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de la Administración de Justicia para que éstas puedan llevar a cabo las explotaciones de datos estadísticos que puedan ser recabados a través de los sistemas informáticos y que dichas Administraciones consideren necesarias o útiles para su gestión.
De la policía de vistas.
Corresponde al Secretario Judicial mantener el orden en todas aquellas ac-tuaciones que se celebren únicamente ante él en las dependencias de la Oficina judicial o fuera de ellas, en su caso, a cuyo efecto acordará lo que proceda, así como amparar en sus derechos a los presentes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial.
Otras funciones.
a) Promoverán el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáti-cos de documentación con que cuente la unidad donde presten sus servicios.
b) Serán responsables del archivo judicial de gestión de conformidad con la normativa reguladora de la ordenación de archivos de autos y expedientes, así como del expurgo de archivos judiciales, cuando fueren designados para ello por la Ad-ministración competente.
c) Responderán del depósito de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como del de las piezas de convicción en las causas penales, en los lo-cales dispuestos a tal fin. Todo ello sin perjuicio de las excepciones que puedan es-tablecerse legalmente en cuanto al destino que deba darse a éstos en supuestos especiales. Responderán asimismo del debido depósito en las instituciones que se determinen de cuantas cantidades y valores, consignaciones y fianzas se produz-can, siguiendo las instrucciones que al efecto se dicten.
d) Facilitarán a las partes interesadas y a cuantos manifiesten y justifiquen un interés legítimo y directo la información que soliciten sobre el estado de las ac-tuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas.
e) Los Secretarios Judiciales realizarán todas aquellas funciones de natura-leza análoga a las que les son propias, inherentes al puesto de trabajo que ocupen y que les sean encomendadas por sus superiores jerárquicos.
f) Asumirán cualesquiera otras funciones establecidas legal o reglamenta-riamente.
Competencias procesales.
En el ámbito procesal los Secretarios Judiciales actuarán de acuerdo con las competencias que les atribuya la Ley Orgánica del Poder Judicial y las que esta-blezcan las normas de procedimiento.
De la ordenación del Cuerpo de Secretarios Judiciales Ordenación jerárquica.
1) Bajo la superior dependencia del Ministerio de Justicia el Cuerpo de Se-cretarios Judiciales se ordenará jerárquicamente en la forma que se de-termine en las relaciones de puestos de trabajo.
2) Son órganos superiores del Cuerpo de Secretarios Judiciales los Secreta-rios de Gobierno y los SecretaSecreta-rios Coordinadores Provinciales.
3) En la estructura del Ministerio de Justicia existirá un órgano encargado de la dirección y coordinación de los Secretarios de Gobierno y del resto de Secretarios Judiciales, cuyo titular se denominará Secretario General de la Administración de Justicia.
Órganos Superiores Secretarios de Gobierno.
1) Habrá un Secretario de Gobierno en el Tribunal Supremo, en la Audien-cia Nacional y en cada Tribunal Superior de JustiAudien-cia, así como en las ciu-dades de Ceuta y Melilla, elegido entre miembros integrantes del Cuerpo de Secretarios Judiciales que tengan consolidada, al menos, la categoría segunda, con un mínimo de diez años de antigüedad en la misma. El Se-cretario de Gobierno ejercerá, además, las funciones de SeSe-cretario de la Sala de Gobierno del respectivo Tribunal.8
2) El Secretario de Gobierno ostentará, como superior jerárquico, la direc-ción de los Secretarios Judiciales que prestan sus servicios en las Oficinas judiciales dependientes de dichos Tribunales y en los de las ciudades de Ceuta y Melilla. Para ello ejercerá las competencias que la Ley Orgánica del Poder Judicial le reconoce, así como todas aquellas que se establecen en este Reglamento.
3) Las Administraciones públicas competentes, en sus respectivos territo-rios, dotarán a los Secretarios de Gobierno de los medios materiales y
8 Texto literal recogido del Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprue-ba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. Especial mención al art.
464. 1 Ley Orgánica 4/2018, de 28 de diciembre
cursos humanos necesarios para el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.
4) En el Tribunal Supremo, Audiencia Nacional y Tribunales Superiores de Justicia podrá existir un Vicesecretario de Gobierno, que ejercerá exclu-sivamente las funciones de Secretario de la Sala de Gobierno, en ausencia del Secretario de Gobierno de los respectivos Tribunales. El nombramien-to recaerá en el Secretario Judicial más antiguo de los destinados en di-chos órganos y compatibilizará dicha función con las que le correspondan en el puesto de trabajo del que es titular.
Nombramiento y toma de posesión de los Secretarios de Gobierno.
1) Los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia se-rán nombrados libremente por el Ministerio de Justicia. Dicho nombramiento se realizará a propuesta del órgano competente de la respectiva Comunidad Autóno-ma cuando éstas tuvieran competencias asumidas en Autóno-materia de Administración de Justicia, que también podrán proponer su cese.
Para el nombramiento del Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo y el de la Audiencia Nacional se requerirá informe favorable de sus respectivas Salas de Gobierno.
Para el nombramiento de los demás Secretarios de Gobierno se recabará in-forme de la Sala de Gobierno del Tribunal respectivo. Para el de las ciudades de Ceuta y Melilla, el informe será emitido por la Sala de Gobierno del Tribunal
Para el nombramiento de los demás Secretarios de Gobierno se recabará in-forme de la Sala de Gobierno del Tribunal respectivo. Para el de las ciudades de Ceuta y Melilla, el informe será emitido por la Sala de Gobierno del Tribunal