¿Sabes que si tu país es miembro del Convenio de la Haya puedes legalizar a través de la Apostilla de La Haya, como vía simplificada de legalización de documentos? ¿Quiénes son los países firmantes del Convenio de La Haya? ¿Qué es la Apostilla de la Haya? ¿Qué otras formas de legalización existen?

En ocasiones es posible que nos encontremos en la necesidad de obtener documentos en nuestro país para presentarlo ante las autoridades españolas, ya sea ante las oficinas de extranjería, en los órganos jurisdiccionales. Y en no pocas ocasiones hemos tenido que acudir a la ayuda de un profesional del derecho a orientarnos sobre las formalidades que deben cumplir estos documentos. Precisamente para evitar cometer errores indeseados y ante el desconocimiento sobre cuál sería la mejor opción que nos permita simplicar la tramitación, se hace necesario conocer la vía de legalización aplicable a nuestro caso, dependiendo siempre de los convenios internaciones a los cuáles se ha adherido nuestro país.

Es por ello que debes conocer primero si tu país es signatario del Convenio de La Haya de 1961, adhesión que implicarán beneficios en materia de legalización de documentos a través de la Apostilla de La Haya.

A continuación, te especificamos una lista actualizada de los países firmantes del Convenio de la Haya, así como todo lo referente a la legalización de documentos extranjeros para que tengan validez en España.

¿Quiénes son los países firmantes del Convenio de La HAYA de 1961 y que utilizan la  apostilla de documentos?

ESTADOS FIRMANTES CONVENIO DE LA HAYA DE 5 DE OCTUBRE DE 1961

Es preciso señalar que con la autenticación de estos documentos no significa que se esté validando su contenido.

¿Qué es la apostilla de la Haya? ¿Qué beneficios trae la apostilla de documentos?

La apostilla de La Haya constituye un acto administrativo en virtud del cual se le otorga validez legal a un documento público para que este surta efectos en el país donde se pretenda utilizar. Basta que el órgano facultado para autenticar el mismo, a través de la apostilla, estampe un cuño o sello que puede ser en el propio documento o en una extensión del mismo, para que se le confiera autenticidad necesaria para los trámites posteriores que se pretendan efectuar en el país donde se presente.

Con la apostilla de La Haya se elimina el engorroso camino de la doble legalización, pues con esta opción, los documentos que necesitan ser utilizados en el extranjero para presentarlo ante determinada autoridad, sólo necesitarían del cuño o sello por el cual se le da autenticidad del mismo.

De no ser países signatarios del Convenio de la Haya, tanto el emisor como el país receptor del documento,  una vez emitido por las autoridades correspondientes, deben ser legalizados por el Ministerio de Exteriores, y posteriormente por el Consulado Español con sede en ese país.

Entre los datos que no pueden faltar en la apostilla de documentos se encuentran:

• El pais de procedencia
• el nombre de la autoridad firmante del documento, la calidad en la que actúa
• datos del sello de la autoridad que emitió el documento (Ej del Registro Civil, Documento Notarial, órgano jurisdiccional)
• Nombre de la ciudad donde se certificó
• Número de orden y fecha de la Apostilla
• Sello de la oficina que emitió la Apostilla
• Firma del funcionario que autoriza la apostilla
• La apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que lo expida
• En francés deberá decir Convenio de La Haya  de  5 de octubre de 1961

Que pese a que estos organismos, pueden ser denominados de manera indistinta en dependencia de cada país, usualmente es el Ministerio de Exteriores, o sea el que tiene a su cargo la tarea de acreditar las misiones diplomáticas, representaciones permanentes y oficinas consulares en el exterior, es que tiene esta función de autenticar de los documentos a través de la apostilla o la legalización si no es miembro signatario del Convenio de La Haya.

De esta manera los países que fueron firmantes de XII del Convenio de la Conferencia de La Haya de 5 de octubre de 1961 reconocían por unanimidad a través de la apostilla, la autenticidad de un documento público expedido por un país signatario.

España por su parte en 1 de octubre de 1976 procedía a la ratificación el Convenio y se comprometía por tanto a su cumplimiento íntegro.

¿A qué documentos se le exige la apostilla de La Haya?

El artículo primero de la referida normativa legal, especifica los tipos de documentos públicos que serán objeto de legalización, así de manera textual esta establece:

a) Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial, por ejemplo, los antecedentes penales, los certificados de nacimiento, matrimonio, soltería, etc.

b) Los documentos administrativos.

c) Los documentos notariales.

d) Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:

a)A los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares.

b) A los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Entre los documentos públicos otorgados en el extranjero que pueden ser susceptible de ser legalizados por la apostilla o través de la vía diplomática (que requiere la legalización previa del Ministerio de Asuntos Exteriores y luego por el Consulado Español del país de origen) se encuentran: los antecedentes penales, certificaciones de nacimientos, certificados de matrimonios, documentos notariales, certificaciones de soltería, certificaciones de divorcio.

¿Qué otras vías de la legalización existen además de la Apostilla de La Haya?

Aunque en nuestro post nos hemos centrado en especificar los países miembros del Convenio de La Haya de 1961 y los beneficios que ello implica en la simplificación de la legalización de documentos a través de la apostilla, es preciso señalar que existen otras vías de legalización:

1. La vía diplomática: Es la que se le denomina a aquellos documentos que llevan la legalización de la Embajada de España en el país, el que debe contener las siguientes legalizaciones:

•  Autoridad emisora del documento según la legislación local del país.
• Ministerio de Asuntos Exteriores del país local.
• Consulado o Sección Consular de la embajada con una etiqueta de seguridad.

2. Países exentos de legalización :Para la Unión Europea existe el Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo donde se simplifican los requisitos de presentación de determinados documentos entre países miembros de la unión europea.

Por esta normativa de la Unión Europea se establecen los tipos de documentos que estarían exentos de legalización que esencialmente están relacionados con el estado civil de las personas, así como los que emanan de órganos jurisdiccionales como la separación judicial.

Esta normativa también establece la simplificación en la legalización y en la traducción de documentos permitiéndose entonces que las copias certificadas estarán exentas de legalización.  Y que se admitan en el caso de los documentos multilingües la no traducción de los documentos públicos, siempre que sean emitidos en la lengua oficial del estado.

Las especificidades de esta normativa la puedes consultar aquí

3. Convenio de Atenas No.17 de la Comisión Internacional del Estado Civil   

Cada uno de los Estados contratantes aceptará sin legalización o formalidad equivalente, con la condición de que estén fechados y firmados, y, en su caso, sellados por la autoridad de otro Estado contratante que los haya expedido:

1. Los documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados.
2. Cualquier otro documento que haya sido extendido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil.

• Estados firmantes: Austria, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, Turquía.

4. Convenio de Viena: Convenio número 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil, sobre dispensa de legalización de ciertos documentos

Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Cabo Verde, Croacia, Eslovenia, España, Estonia, Francia, Italia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Países Bajos, Polonia, Portugal, Rumania, Serbia, Suiza y Turquía.

5. Convenio de Londres:  Relativo a la supresión de la legalización de documentos emitidos por los agentes diplomáticos.

Estados firmantes: Alemania, Austria, Bélgica, Chipre, España, Estonia, Francia, Grecia, Irlanda, Islandia, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Moldavia, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Rusia, Suecia, Suiza y Turquía.

6. Canje de Notas con la URSS: Se exime a los documentos del Registro Civil de cada uno de ambos estados, serán emitidas sin otra necesidad de legalización y serán expedidas de acuerdo al derecho interno de cada cual.

Estados firmantes: Rusia

• De todo lo que hemos abordado, creemos que en esencia debes verificar si tu país en donde se pretende obtener el documento como en el de destino, son signatarios del Convenio de la Haya de 1961. Esta información la puedes verificar en este enlace:
• De haber comprobado que efectivamente lo es, entonces el modo de autenticar el documento es más sencillo, porque sólo necesitarías apostillar el documento con la Apostilla de la Haya por ser tu país y el de destino firmantes del Convenio de La Haya de 1961.
• Que tanto la legalización como la Apostilla no están sujeto a fecha de caducidad, es decir, a fecha de vencimiento salvo que el documento que se pretende legalizar tenga una fecha limitada.
• La apostilla de documentos es una de las vías de legalización de documentos, pero no la única porque está la vía diplomática, así como las que han sido admitidas como resultado de otros convenios que eximen en muchos casos de legalización a los documentos.
• Que, de aplicarse la vía diplomática, el documento deberá transitar por: 
  •  Autoridad emisora del documento según la legislación local del país.
  • Ministerio de Asuntos Exteriores del país local.
  • Consulado o Sección Consular de la embajada con una etiqueta de seguridad.

  Los Convenios que eximen en muchos casos de legalización a los documentos son:

• El Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo donde se simplifican los requisitos de presentación de determinados documentos entre países miembros de la unión europea.
• Convenio de Viena
• Convenio de Londres
• Convenio de Atenas
• Canje de Notas de la URSS
• Cada uno de estas normativas establecen las especificidades en cuanto a la legalización de documentos, así como los países firmantes.
•  Los documentos provenientes de países de habla no hispana, deben estar traducidos al español con traductor jurado, excepto aquellos documentos de países que mediante Convenios Internacionales se le exima de traducción, como los certificados plurilingües emitidos por los países de la Unión Europea.

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