Matriz de priorización (o matriz de prioridades)

En este post se explica qué es una matriz de priorización, también llamada matriz de prioridades, cuáles son sus características y para qué sirve. Asimismo, podrás ver cómo se hace una matriz de priorización y, además, un ejemplo explicado paso a paso.

¿Qué es una matriz de priorización?

Una matriz de priorización (o matriz de prioridades) es una matriz que permite comparar diferentes opciones en base a varios criterios, por lo tanto, una matriz de priorización sirve para evaluar distintas opciones y escoger una de manera objetiva.

Es decir, en una matriz de priorización se ordenan las diferentes opciones disponibles según la puntuación obtenida en los criterios que se han escogido previamente, de esta forma se puede tomar una decisión basándose en un método objetivo.

En general, cada fila de la matriz es una opción de las que se puede elegir, mientras que las columnas de la matriz representan los criterios de selección. De modo que la casilla en la que se cruzan una fila y una columna es la puntuación que recibe esa opción en ese criterio.

La matriz de priorización también se conoce como matriz multicriterio o diagrama de priorización.

Cómo hacer una matriz de priorización

Los pasos para hacer una matriz de priorización son los siguientes:

1. Definir el objetivo de la matriz de priorización: antes de empezar a hacer la matriz de priorización, debe estar claro el objetivo de realizar la matriz. De este modo resultará más fácil escoger los criterios.
2. Identificar las opciones: se debe hacer un listado con todas las opciones posibles que se deben evaluar. En algunos casos las opciones ya estarán definidas, mientras que en otros casos se deberá usar el ingenio y proponer alternativas.
3. Establecer criterios: los criterios escogidos para puntuar las diferentes opciones deben alinearse con el objetivo de la matriz de priorización, por eso es importante definir bien el propósito de la matriz. Además, solo deben ponerse aquellos criterios que son relevantes para el proyecto, poner demasiados criterios puede provocar que la opción escogida no sea la más adecuada.
4. Ponderar los criterios: una vez se han definido los diferentes criterios, se deben ponderar según la importancia de cada uno. Normalmente se hace en forma de porcentaje, de manera que el criterio más importante le corresponde un porcentaje mayor y la suma de todas las ponderaciones da 1 (o 100%).
5. Evaluar las opciones: se debe otorgar una puntuación a cada opción para cada criterio. Se recomienda que el rango de todas las puntuaciones sea el mismo, pues la diferencia de importancia de los criterios ya se establece mediante las ponderaciones.
6. Seleccionar la mejor opción: tras puntuar todas las opciones para cada criterio, se suman todas las puntuaciones recibidas. La mejor opción es, en teoría, la que ha conseguido más puntos.

Ejemplo de matriz de priorización

Después de ver la definición de la matriz de priorización y cómo se hace, vamos a ver un ejemplo resuelto paso a paso para acabar de asimilar el concepto.

• Un banco quiere hacer una inversión comprando una empresa pequeña con el objetivo de hacerla crecer y venderla posteriormente más cara. Tras pasar varios filtros económicos, las empresas que se plantea comprar son Empresa A, Empresa B y Empresa C.

Para analizar cuál es la empresa que más le conviene comprar al banco, vamos a realizar una matriz de priorización. En este caso, ya conocemos el objetivo y las diferentes opciones de la matriz:

Objetivo: Comprar una empresa pequeña para venderla más cara al cabo de un tiempo y sacar un rendimiento de la inversión.

Opciones:

• Opción 1: Empresa A
• Opción 2: Empresa B
• Opción 3: Empresa C

Para evaluar las diferentes opciones, utilizaremos los siguientes criterios de selección:

Criterios:

• Criterio 1: Precio de compra. Lógicamente, cuanto menor sea el precio de adquirir la empresa, más le favorece al banco porque se gasta menos dinero.
• Criterio 2: Potencial de crecimiento. Se debe considerar el potencial que tiene la empresa para crecer y aumentar su valor, ya que de esta forma el banco sacará un rendimiento económico mayor.
• Criterio 3: Riesgo de bancarrota. También se debe tener en cuenta el riesgo que tiene cada empresa para caer en bancarrota, pues en ese caso el banco perdería toda la inversión de dinero realizada. Cuanto mayor sea la puntuación en este criterio, significa que menos riesgo existe de que la empresa cierre.
• Criterio 4: Beneficio anual de la empresa. El beneficio anual de la empresa también se debe valorar, ya que es dinero extra que ganaría el banco aparte del beneficio por la compra y venta de la empresa.

Ahora que ya sabemos los criterios que usaremos en la matriz de priorización, los ponderamos según su relevancia.

Ponderaciones de los criterios:

• Criterio 1: Precio de compra → 30%
• Criterio 2: Potencial de crecimiento → 40%
• Criterio 3: Riesgo de bancarrota → 20%
• Criterio 4: Beneficio anual de la empresa → 10%

Una vez hemos ponderado los criterios, pasamos a elaborar la matriz de priorización puntuando. Para ello, se ha puntuado del 1 al 10 cada opción para cada criterio y luego se han sumado las puntuaciones según las ponderaciones de los criterios.

Evaluar las opciones y escoger la mejor:

En conclusión, tras evaluar cada una de las empresas según los diferentes criterios establecidos, el banco debería comprar la Empresa A, pues es la que mejor puntuación ha obtenido.

¿Para qué sirve una matriz de priorización?

A continuación te hacemos un resumen sobre para qué sirve y cuándo puedes usar la matriz de priorización.

• Identificación de los criterios de decisión: determinar los criterios de selección ayuda a ver qué es más importante para el proyecto y en qué se debe basar la decisión.
• Clarificación del problema: escoger los criterios de decisión permite tener una idea más clara sobre cuál es el verdadero problema al que te enfrentas y qué aspectos son más importantes para resolverlo.
• Análisis de las opciones: la matriz de priorización facilita el análisis de todas las opciones, pues permite visualizar de manera rápida cuál es la puntuación de cada opción en cada criterio.
• Búsqueda de oportunidades de mejora: al llevar a cabo la matriz de priorización puede que llegues a la conclusión de que una opción es la idónea para tu proyecto o, por el contrario, que debes explorar nuevas opciones que mejoren los resultados obtenidos en la matriz.

Ventajas y desventajas de la matriz de priorización

Ventajas:

• La matriz de priorización es una herramienta fácil de usar. Además, se pueden actualizar y cambiar las opciones, los criterios o los pesos rápidamente.
• Resulta muy útil para la gestión de proyectos, pues permite analizar varias opciones y decidir cuál es la mejor ahorrando tiempo.
• Se trata de un método objetivo, por lo que se reduce el sesgo que podría tener una persona.
• La matriz de priorización es muy fácil de entender, tanto por el que la hace como por el que la interpreta.

Desventajas:

• El resultado obtenido depende completamente de la autoevaluación de los criterios y sus ponderaciones, por lo que el equipo debe mantenerse neutral.
• Según el tipo de organización, la matriz de priorización puede llegar a ser demasiado rígida.
• En ocasiones, dos o más opciones obtienen una puntuación muy similar, por lo que la decisión a tomar no es clara. En este caso se recomienda volver a hacer la matriz de prioridades con otros criterios y pesos.