Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
INSTRUMENTO DE PADRONIZAÇÃO DOS MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS ` Expediente Brasil. Advocacia-Geral da União. Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos. Instrumento de padronização dos procedimentos de contratação – Brasília : Advocacia-Geral da União : Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos, 2023. 93p. I. Título. Autoridades incentivadoras: Jorge Rodrigo Araújo Messias Ministro de Estado Chefe da Advocacia-Geral da União – AGU Esther Dweck Ministra da Gestão e Inovação em Serviços Públicos – MGI André Augusto Dantas Motta Amaral Consultor-Geral da União – CGU/AGU Clarice Costa Calixto Secretária-Geral de Consultoria – SGCS/AGU Ivan Nunes Subconsultor-Geral da União de Gestão Pública – CGU/AGU Leila de Morais Chefe de Gabinete do Advogado-Geral da União – GAB/AGU Karoline Busatto Consultora Jurídica da CONJUR/MGI – CGU/AGU Ana Paula Passos Severo Subprocuradora Federal de Consultoria Jurídica – PGF/AGU Lucas Hayne Dantas Barreto Consultor Federal de Gestão Pública – PGF/AGU Cristina Kiomi Mori Secretária Executiva – SE/MGI Roberto Seara Machado Pojo Rego Secretário de Gestão e de Inovação – SEGES/MGI Kathyana Dantas Machado Buonafina Secretária Adjunta de Gestão e de Inovação – SEGES/MGI Anelize Lenzi Ruas de Almeida Procuradora-Geral da Fazenda Nacional – PGFN/AGU Luciana Leal Brayner Procuradora-Geral Adjunta Administrativa – PGFN/AGU Responsáveis pela revisão/consolidação do conteúdo: Ivan Nunes – CGU/AGU (Coordenador) Andréa Garcia Sabião – CGU/AGU (Coordenadora) Adriano Dutra Carrijo – CGU/AGU (Coordenador) Lucas Hayne Dantas Barreto – PGF/AGU (Coordenador) José Reginaldo Pereira Gomes Filho - PGF/AGU (Coordenador) Vania Mendes Ramos da Silva – PGF/AGU (Coordenadora) Luciana Leal Brayner – PGFN/AGU (Coordenadora) Responsáveis pela relatoria/elaboração do conteúdo: Rafael Schaefer Comparin – CGU/AGU (Coordenador) Thyago de Pieri Bertoldi – CGU/AGU (Coordenador) Equipe técnica de colaboradores: Alessandro Rodrigues Gomes da Silva – CGU/AGU Camila Lorena Lordelo Santana Medrado – CGU/AGU Marcelo Eduardo Melo Barreto – CGU/AGU Ciro Carvalho Miranda – CGU/AGU Priscila Cunha do Nascimento – CGU/AGU Michelle Marry Marques da Silva – CGU/AGU Tânia Patrícia de Lara Vaz – CGU/AGU Caio Castelliano de Vasconcelos – CGU/AGU Carlos Henrique Costa Leite – CGU/AGU Mariana Alves de Godoy Santos – CGU/AGU Leonardo de Queiroz Gomes – CGU/AGU Daniel de Oliveira Lins – CGU/AGU Liana Antero de Melo – CGU/AGU Regina Patricia de Carvalho da Silva Bomfim – CGU/AGU Patriani da Silva Pereira Matos – CGU/AGU Ramon Campos Mitchell da Silva – CGU/AGU Francisco Anderson Gomes Magalhães – CGU/AGU Marcos Henrique Silva – CGU/AGU Everton Batista dos Santos – MGI Andréa Regina Lopes Ache – MGI Diego César Santana Mendes – MGI Alexandre Ribeiro Motta – MGI Nina Gonçalves – MGI Lara Brainer Magalhães Torres de Oliveira – MGI Herbert Borges Paes de Barros – MGI Projeto Gráfico e Diagramação: Leonardo Sousa Borges Bernardes Felipe Matheus dos Santos Silva Daniel Sampaio de Carvalho Catarine da Silva Sá Gustavo Moreno de Freitas apresentação O Instrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação será uma referência técnico-jurídica para as contratações públicas em todos os órgãos e entidades do País. É que certo que a Advocacia-Geral da União e o Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos, a partir de um trabalho robusto e inovador, estão dando um passo firme para uniformizar e simplificar a confecção dos modelos de planejamento das contratações, com o escopo precípuo de oferecer, de forma clara e direta, diretrizes e padrões para áreas técnicas responsáveis pela instrução e elaboração dos processos licitatórios e de contratações diretas. Ademais, na linha da necessária cooperação interfederativa, todos os Poderes Constituídos da União, Estados e Municípios poderão alinhar seus procedimentos aos padrões delineados neste Instrumento, conferindo maior previsibilidade e segurança jurídica a todo sistema de contratações públicas brasileiro. Sem contar no ganho de eficiência e celeridade, uma vez que com modelos e padrões definidos e consolidados, certamente haverá uma otimização do tempo e do custo despendidos nos respectivos processos licitatórios. Nessa perspectiva, implementar este relevante Instrumento, consolidará cada vez mais a missão institucional da AGU e do MGI de busca incessante pela supremacia do interesse público, bem como a defesa da probidade e da eficiência administrativa nas contratações públicas. Brasília/DF, 20 de junho de 2023 JORGE RODRIGO ARAÚJO MESSIAS Ministro de Estado Chefe da Advocacia-Geral da União ESTHER DWECK Ministra da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos QUALQUER DÚVIDA JURÍDICA COM RELAÇÃO AOS MODELOS PREVISTOS NESTE INSTRUMENTO DE PADRONIZAÇÃO, BASTA A AUTORIDADE/SERVIDOR ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO MINISTÉRIO DA GESTÃO E INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS ENTRAR EM CONTATO COM O ASSESSOR JURÍDICO ESPECIAL POR MEIO DO TELEFONE Sumário 1. FASE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO 2. DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA 2.1 O QUE É? 2.2 COMO FAZER? 2.3 O QUE PRECISO COLOCAR NO DOCUMENTO? 2.4 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS? 3. PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO 3.1 O QUE É? 3.2 COMO FAZER? 3.3 MODELO - PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO 4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR 4.1 O QUE É? 4.2 ONDE E COMO FAZER? 4.3 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS? 4.4 COMO PREENCHER OS REQUISITOS DE SUSTENTABILIDADE? 5. GERENCIAMENTO DE RISCOS 5.1 O QUE É? 5.2 COMO FAZER? 6. PESQUISA DE PREÇOS E PLANILHA COM OS PREÇOS PESQUISADOS 6.1 O QUE É? 6.2 ONDE FAZER A PESQUISA (PARÂMETROS)? 6.3 COMO FAZER A PESQUISA NO PAINEL DE PREÇOS? 6.4 COMO CALCULAR O VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO (METODOLOGIA)? 6.5 E DEPOIS DE FINALIZADA A PESQUISA? 7. RELATÓRIO DA PESQUISA DE PREÇOS 7.1 O QUE É? 7.2 O QUE ELA DEVERÁ CONTER? 7.3 COMO PREENCHER CADA CAMPO? 7.4 COMO FAZER? 8. DECLARAÇÕES DE DISPONIBILIDADE E DE ADEQUAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 8.1 O QUE É? 8.2 COMO FAZER? 06 13 13 14 14 15 17 17 17 18 19 19 21 21 22 32 32 33 35 35 36 37 38 40 41 41 41 42 43 46 46 47 49 49 49 50 52 52 52 53 53 55 65 66 66 66 68 70 70 70 73 74 76 76 76 77 78 79 80 81 83 84 84 86 86 86 89 89 89 89 90 9. CÓPIA DO ATO DE DESIGNAÇÃO DO AGENTE DE CONTRATAÇÃO E DA EQUIPE DE APOIO 9.1 O QUE É? 9.2 QUAIS SÃO ESSES REQUISITOS? 9.3 QUAIS AS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES DE CONTRATAÇÃO? 10. TERMO DE REFERÊNCIA 10.1 O QUE É? 10.2 É SEMPRE NECESSÁRIO MESMO? 10.3 ONDE FAZER? 10.4 COMO ELABORAR O TERMO DE REFERÊNCIA? 10.5 COMO PREENCHER O TERMO DE REFERÊNCIA? 10.6 E DEPOIS DE FINALIZADO? 11. MINUTA DE EDITAL 11.1 O QUE É? 11.2 O QUE PRECISA CONTER O EDITAL DE LICITAÇÃO? 11.3 COMO FAZER UM EDITAL? 12. MINUTA DE CONTRATO 12.1 O QUE É? 12.2 QUAIS AS CLÁUSULAS NECESSÁRIAS DE UM CONTRATO ADMINISTRATIVO? 12.3 O INSTRUMENTO DE CONTRATO É OBRIGATÓRIO? 12.4 COMO FAZER UM CONTRATO ADMINISTRATIVO? 13. ADOÇÃO DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS E MINUTA DE ATA (SE FOR O CASO) 13.1 O QUE É SRP? 13.2 QUANDO É POSSÍVEL UTILIZAR O SRP? 13.3 QUAIS AS CONDIÇÕES PARA O USO DO SRP? 13.4 QUEM É QUEM NO SRP? 13.5 É POSSÍVEL ADESÃO À ATA? 13.6 É NECESSÁRIO ALGUM ACRÉSCIMO NO EDITAL? 13.7 E A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS? 13.8 E SE OCORRER DISSOCIAÇÃO ENTRE PREÇO REGISTRADO E DE MERCADO? 13.9 POSSO CANCELAR UM PREÇO REGISTRADO? 13.10 E O REGISTRO DO FORNECEDOR? 14. AUTORIZAÇÃO PARA A CONTRATAÇÃO 14.1 O QUE É? 14.2 A QUE PRECISO ME ATENTAR? 15. LISTA DE VERIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO (CHECKLIST) 15.1 O QUE É? 15.2 QUAL O FUNDAMENTO? 15.3 ONDE ENCONTRO A LISTA DE VERIFICAÇÃO? 16. ENCERRAMENTO IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O 1. FASE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO OInstrumento de Padronização da Instrução dos Procedimentos de Contratação da Administração Pública Federal foi idealizado com o propósito de uniformizar e simplificar a confecção dos artefatos de planejamento de contratação pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, oferecendo, de forma clara e direta, diretrizes às áreas técnicas responsáveis por essa recorrente tarefa que recai sobre os gestores públicos. Ainda que tais fases possam eventualmente já ter modelos de instrumento definidos pela Administração Pública Federal, faz-se necessário orientar a forma de preencher o conteúdo destes artefatos, o que se pretende alcançar com o presente trabalho. A fase de planejamento da contratação, inicialmente entendida apenas como uma boa prática administrativa, evoluiu e foi erigida a imperativo legal, conforme se extrai da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos - NLLC). Da nova Lei de Licitações e Contratos infere-se que o planejamento passou a ser positivado inclusive como um dos princípios basilares na aplicação de seu texto (art. 5º, caput), o que apenas evidencia ser, em verdade, um pressuposto lógico para atingimento das tão almejadas eficiência e economicidade no campo das contratações públicas. IMPORTANTE! 6 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU Para além disso, houve especial ênfase à etapa do estudo técnico preliminar, oportunizando-se melhor avaliação de mercado quanto às eventuais soluções disponíveis para futura escolha daquela que seja a mais apta a atender às reais necessidades da Administração e concretizar os resultados pretendidos. Em síntese, permite-se assim uma melhor reflexão antes da definição do objeto licitatório, cuja modelagem precipitada pode resultar em atos antieconômicos, seja na fase da própria competição, seja na execução contratual. Nos termos do artigo 18 do citado diploma legal, a fase preparatória deve ser conduzida em consonância com o Plano de Contratações Anual e com as leis orçamentárias, devendo sempre abordar as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que possam interferir na contratação. O presente projeto tem como principal intuito assessorar, de forma preventiva e didática, os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal sobre a importância do planejamento da contratação. O objetivo central é promover a uniformização da instrução dos processos de contratação federais, com reflexos na celeridade dos trabalhos e na diminuição de riscos que possam comprometer a correção das contratações pretendidas, reduzindo os erros, com ganhos de eficiência e segurança aos procedimentos licitatórios. É recomendável a consulta à Portaria SEGES/ME nº 8.678, de 19 de julho de 2021, que dispõe sobre a governança das contratações públicas no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, com a adoção e manutenção dos mecanismos lá previstos. Para saber mais sobre a importância da governança nas contratações públicas da Lei nº 14.133/2021, recomenda-se a leitura do artigo “Governança e Planejamento das Contratações: a Pedra Fundamental para a Eficiência do Processo Licitatório”, de autoria da advogada da União Michelle Marry Marques da Silva, no livro “Governança e Compliance no Setor Público”, da Editora Thoth, cujo acesso pode se dar por este link ou pelo QR Code abaixo: ATENÇÃO! 7 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/portarias/portaria-seges-me-no-8-678-de-19-de-julho-de-2021 https://drive.google.com/file/d/1zqMsnPbZAj1Ny9p1RBaOn2E0UFzbkH_T/view?usp=sharing IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O Como é sabido, contratações que não se atentam ao princípio da padronização acarretam esforço desnecessário e desproporcional para se concretizar um procedimento que já é de conhecimento prévio do órgão que a promove, o que demonstra a importância de sempre se buscar, no que possível, a esquematização da atuação administrativa. O planejamento da contratação é tratado pela atual doutrina como fator primordial para o sucesso da contratação e sua execução: A Lei de Licitações fez questão de incluir o planejamento como um princípio da licitação. A inclusão do legislador do Planejamento como princípio, provavelmente derivou da intenção de reforçar a ênfase que o diploma busca dar a essa fase, anterior ao procedimento de disputa. É cediço que o bom planejamento pode evitar desperdícios e configurações equivocadas do objeto da licitação (TORRES, Ronny Charles Lopes. Leis de Licitações Públicas Comentadas. 14. ed. rev. ampl. e atual. São Paulo: Juspodivm, 2023). A Lei nº 14.133/2021 valorizou de forma extraordinária o planejamento do procedimento de contratação pública. O caput de seu art. 18 aponta que a fase preparatória da licitação corresponde ao planejamento. A história da regulamentação das licitações no Brasil revela que jamais se conferiu tamanho espaço ao planejamento. Crê- se que essa valorização corresponda ao mesmo a uma tendência que acompanha a evolução do próprio modelo de Administração Pública. (LOPES, Fabrício. O planejamento como um dever da administração (Comentários ao artigo 18). In: SARAI, Leandro (Org.). Tratado da Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos: Lei nº 14.133/21 Comentada por Advogados Públicos, São Paulo: Juspodivm, 2021). Um dos pilares da Lei nº 14.133/2021 consiste em promover o planejamento, reconhecido como essencial e indispensável para a gestão eficiente dos recursos públicos e a obtenção de contratações satisfatórias e bem executadas. A Lei pressupõe que o planejamento pode neutralizar os defeitos fundamentais das contratações administrativas que são a ineficiência e a corrupção (JUSTEN FILHO, Marçal. Comentários à Lei de Licitações e Contratações Administrativas: Lei nº 14.133/2021. São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2021). Assim, imbuído do propósito de assessorar preventivamente os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal sobre esta etapa das contratações públicas e, também, otimizar o trabalho dos Advogados Públicos responsáveis pelas atividades de assessoramento e consultoria jurídica, passa-se a detalhar recomendações gerais aos gestores na preparação e desenvolvimento dos processos de contratação, notadamente na fase de planejamento, a qual é composta pela: 8 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU • Formalização da Demanda; • Estudo Técnico Preliminar; • Gerenciamento de Riscos; • Pesquisa de preços; • Termo de Referência; • Edital e anexos. Após breve explanação da importância de cada fase e indicação de quais elementos devem estar presentes nos documentos que materializam as etapas, será apresentado um modelo a ser seguido pelas equipes de planejamento e área requisitante, buscando-se desta forma uniformização, maior celeridade nos trabalhos e diminuição de riscos que possam comprometer a correção das contratações pretendidas. Cabe consignar que os documentos aqui tratados contêm os elementos mínimos para a instrução do planejamento da contratação, sendo de competência das áreas requisitante e administrativa a realização de ajustes e robustecimento das informações ali contidas, sempre conforme particularidades do caso concreto. Deve o Assessorado, quando submeter a demanda à análise do órgão de consultoria jurídica, informar o “link” e a data em que obteve o modelo utilizado para a elaboração do Termo de Referência, do Edital, da Minuta de Contrato e, se for o caso, da Ata de Registro de Preços, viabilizando, assim, uma análise mais célere quanto à adoção de sua versão mais recente e se esta foi a mais adequada para o tipo da contratação. Especificamente quanto aos Termos de Referência (TR),Editais, Contratos e Atas de registro de preços, os modelos a utilizar são elaborados e atualizados, em parceria, pela Advocacia-Geral da União e pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e Inovação em Serviço Públicos, podendo ser encontrados clicando aqui. Em relação ao Estudo Técnico Preliminar, o modelo a utilizar é o “ETP Digital” disponibilizado pela SEGES/MGI na plataforma Compras.gov.br, que pode ser acessado aqui. ATENÇÃO! 9 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos https://www.gov.br/compras/pt-br IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O Ao final deste trabalho, segue modelo de “Declaração de utilização dos modelos atualizados da AGU e MGI”, o qual deve ser internalizado no ambiente SEI ou plataforma de processo eletrônico equivalente para facilitar e uniformizar os trabalhos dos interessados. Vale ponderar que o nível de detalhamento de informações necessárias para instruir cada fase da contratação deverá ser mensurado de acordo com os possíveis riscos do objeto contratado, ou seja, permite-se ao gestor avaliar e justificar nos autos, com base no risco da contratação, o maior ou menor nível de detalhamento dos artefatos de planejamento, o que, esclareça-se, não se confunde com mera supressão dos respectivos itens que compõem cada documento. Para o encaminhamento do procedimento licitatório à análise jurídica, o processo deverá ser instruído com os seguintes documentos: • Documento de formalização da demanda; • Portaria de Equipe de Planejamento da Contratação (quando houver); • Estudo técnico preliminar; • Análise de riscos; • Planilha com os preços pesquisados; • Nota técnica com a análise crítica da pesquisa de preços; • Declarações de disponibilidade e de adequação orçamentária (exceto quando se tratar de registro de preços); • Cópia do ato de designação do agente de contratação e da equipe de apoio, ou, preferencialmente, a indicação do local de publicação dos respectivos atos; • Termo de Referência assinado; • Minuta de edital; • Minuta de contrato (se for o caso); • Minuta de ata de registro de preços (se for o caso); • Declaração de utilização dos modelos da Advocacia-Geral da União e Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos; • Declaração de observância deste instrumento de padronização, cuja obrigatoriedade é oriunda de cooperação técnica entre AGU e MGI; • Autorização para a contratação; e • Lista de verificação de documentos da Advocacia-Geral da União. 10 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU E para uma melhoria contínua da instrução processual, as seguintes boas práticas devem ser adotadas: • Os documentos de planejamento/licitação/contratação devem constar em um NUP único e em sequência cronológica, em atenção à Orientação Normativa AGU nº 2/2009. ON/AGU nº 02/2009 Os instrumentos dos contratos, convênios e demais ajustes, bem como os respectivos aditivos, devem integrar um único processo administrativo, devidamente autuado em sequência cronológica, numerado, rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura e encerramento. • Os documentos devem ser juntados em formato de arquivo “PDF/A”, ou seja, pesquisável, em obediência ao Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, quando cabível. • Não é recomendável incluir no Sei arquivos zipados ou em Excel, os quais não podem ser baixados em PDF e inviabilizam que os membros da Advocacia Geral da União façam download integral do processo eletrônico para a adequada análise de todos os documentos. • De suma importância, motivo pelo qual o tópico será retomado algumas vezes ao longo do trabalho, que se mantenha a padronização dos modelos utilizados, evitando-se alterações desnecessárias e/ou sem qualquer justificativa. A Advocacia-Geral da União e a Secretaria de Gestão do Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos têm envidado esforços para disponibilizar minutas padronizadas para servirem de modelos aos assessorados, o que, além de agilizar as atividades de exame e aprovação na lei, colabora para a redução dos riscos de ocorrência de procedimentos em descompasso com a legislação vigente. Esses documentos consolidam experiências de diversos Órgãos Consultivos da AGU, tendo a finalidade de orientação, uniformização de entendimento e padronização de procedimentos. Assim, uma vez que constituem material auxiliar relevante, mostra- se recomendável a sua utilização pela Administração, de forma a favorecer a regularidade dos procedimentos administrativos, conferir maior segurança, celeridade, precisão e homogeneidade. • Recomenda-se sempre o destaque no corpo das minutas em relação às alterações realizadas de forma a permitir sua identificação pelo parecerista (preferencialmente, observando a sugestão de formatação de modificações presentes neste trabalho), consoante Enunciado BPC nº 06 e previsão na lista de verificação da AGU. 11 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O • Recomenda-se que sejam mantidas as notas de rodapé a fim de que seja possível identificar a versão da minuta-padrão utilizada. Quando não for possível manter, tal informação deve constar no documento de “Declaração de Utilização de Modelos AGU/MGI”. No documento a ser publicado, o rodapé poderá ser suprimido. • A correta indicação da nomenclatura específica de cada documento nos sistemas processuais também facilita a visualização e compreensão dos processos, contribuindo principalmente para reduzir o tempo de triagem. • Evitar a repetição desnecessária dos mesmos documentos. Em alguns casos, a pesquisa de preços é juntada como anexo do ETP, do TR e do Edital, o que dificulta a análise e contribui para a lentidão do download dos processos. • É aconselhável inabilitar no SEI ou plataforma de processo eletrônico equivalente, sempre que possível, as versões preliminares dos documentos, ficando acessível apenas as versões finais a serem examinadas pelo órgão de assessoramento jurídico, acostando ao processo a respectiva justificativa (por exemplo: alteração no quantitativo, atualização na pesquisa de mercado). Tal medida contribui com a celeridade processual, tornando o processo mais enxuto e compreensível. • Destaca-se a importância da utilização da Lista de Verificação atualizada, devendo esta ser juntada somente no final da instrução, evitando-se a simples aposição de “sim” ou “não”. É imprescindível a indicação das folhas ou do documento em que se encontra a comprovação do preenchimento do respectivo requisito, de modo a permitir a sua localização no processo. Oportuno registrar que o presente trabalho NÃO aborda as especificidades das contratações de obras e serviços de engenharia, de serviços de tecnologia, informação e comunicação, serviços de publicidade ou aquelas que utilizam como modalidade o Diálogo Competitivo. Para contratações dessas naturezas, é recomendável o assessoramento casuístico por parte dos órgãos da AGU. Para além disso, não é demais destacar a vedação da aplicação combinada da Lei nº 14.133/2021 com a Lei nº 8.666/1993, a Lei nº 10.520/2002 (Lei do Pregão) e a Lei nº 12.462/2011 (Regime Diferenciado de Contratações) – art. 191, da Lei nº 14.133/2021 e item 217 do PARECER nº 00002/2021/CNMLC/ CGU/AGU. ATENÇÃO! 12 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU 2. DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA 2.1 O QUE É? Nos termos do artigo 2º, inciso IV, do Decretonº 10.947, de 25 de janeiro de 2022, o documento de formalização de demanda (DFD) é o artefato que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação. Conforme a lógica instituída pelo Decreto nº 10.947/2022, os DFDs são confeccionados no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) e constituem a base do plano de contratações anual (art. 8º). É recomendável que cópia do documento conste do expediente de contratação. O documento de formalização de demanda é artefato de extrema importância, já que é o ato inicial que deflagrará todo o procedimento administrativo de contratação. 13 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O 2.2 COMO FAZER? O artefato deverá ser confeccionado no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC), no Portal de Compras do Governo Federal (compras.gov.br). O Portal de Compras do Governo Federal oferece um manual para a criação do artefato, que pode ser acessado neste link ou pelo QR Code abaixo: 2.3 O QUE PRECISO COLOCAR NO DOCUMENTO? Deverá obedecer aos requisitos previstos no artigo 8º do Decreto nº 10.947/2022, nomeadamente: Decreto nº 10.947/2022 Art. 8º Para elaboração do plano de contratações anual, o requisitante preencherá o documento de formalização de demanda no PGC com as seguintes informações: I - justificativa da necessidade da contratação; II - descrição sucinta do objeto; III - quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo anual; IV - estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado, de acordo com as orientações da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia; V - indicação da data pretendida para a conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidade das atividades do órgão ou da entidade; 14 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.gov.br/compras/pt-br/sistemas/conheca-o-compras/sistema-de-planejamento-e-gerenciamento-de-contratacoes/DFDnaprtica2.pdf VI - grau de prioridade da compra ou da contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou pela entidade contratante; VII - indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro documento de formalização de demanda para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas; e VIII - nome da área requisitante ou técnica com a identificação do responsável. Parágrafo único. Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e as entidades observarão, no mínimo, o nível referente à classe dos materiais ou ao grupo dos serviços e das obras dos Sistemas de Catalogação de Material, de Serviços ou de Obras do Governo federal (sem grifos no original). 2.4 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS? No preenchimento do documento, é necessário atenção especificamente: • Justificativa da necessidade da contratação: deve ser explicitada a pertinência da contratação com as necessidades do órgão. Para as compras, deve ser enfrentada a questão da obediência ao princípio da padronização (artigo 40, inciso V, alínea ‘a’, NLLC) e a necessidade (com fundamento de fato e de direito) de indicação de determinada(s) marca(s) ou modelo(s) (artigo 41, inciso I, NLLC) ou eventual proibição de contratação de marca ou modelo específicos (artigo 41, inciso II, NLLC). No caso dos serviços, deve ser atestado que estes não estão inseridos nas atribuições dos cargos de carreira do requisitante e nem se amoldam às outras vedações e exceções trazidas pelo artigo 48 e, se necessário, justificar a opção pela contratação de mais de uma empresa ou instituição para executar o mesmo serviço (artigo 49, NLLC); • Descrição sucinta do objeto: sem imposição de condições que restrinjam a competitividade e observando o nível referente à classe dos materiais ou ao grupo dos serviços e das obras dos Sistemas de Catálogo de Material (CATMAT), de Serviços (CATSER) ou de Obras do Governo federal (orientação da Secretaria de Gestão). Deve ser observada, especialmente, a decisão contida no Acórdão 2.831/2021 - Plenário TCU, bem como as orientações específicas contidas no Comunicado nº 02/2023 da SEGES, disponível neste link. É, ainda, relevante Consultar o Portal Nacional de Contratações Públicas – PNCP, para verificar se o objeto da contratação é um item padronizado disponível no Catálogo Eletrônico de Padronização. 15 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/orientacoes-e-procedimentos/36-recomendacao-sobre-uso-de-codigo-especifico-do-catalogo-de-bens-e-servicos-catmat-catser-2013-acordao-2831-2021-tcu-plenario https://pesquisa.apps.tcu.gov.br/#/documento/acordao-completo/*/NUMACORDAO%253A2831%2520ANOACORDAO%253A2021%2520COLEGIADO%253A%2522Plen%25C3%25A1rio%2522/DTRELEVANCIA%2520desc%252C%2520NUMACORDAOINT%2520desc/0/%2520 https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/comunicados/comunicado-02-2023-utilizacao-de-codigos-genericos-na-instrucao-de-processos-de-contratacao https://www.gov.br/pncp/pt-br/catalogo-eletronico-de-padronizacao/itens-padronizados https://www.gov.br/pncp/pt-br/catalogo-eletronico-de-padronizacao/itens-padronizados IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O • Quantidade a ser contratada: o mal dimensionamento do quantitativo a ser contratado consiste em um dos principais fatores geradores de contratos antieconômicos à Administração Pública. É relevante mensurar com cautela o quantum que se busca contratar, baseado em experiências anteriores e atentando-se para eventual extraordinariedade. Por exemplo, em períodos de grandes eventos no país e que demandam maior dedicação dos agentes públicos envolvidos em atividade de Inteligência, é razoável crer que haverá uma maior necessidade de serviços e bens de consumo na repartição, ainda que temporária. Essas circunstâncias, dentro do possível, devem ser analisadas na fase de planejamento, pois o acréscimo no curso da execução contratual pode resultar na perda de economia de escala, na forma do artigo 40, inciso III, da NLLC; • Estimativa preliminar do valor da contratação, que, segundo orientação da Secretaria de Gestão (acessível neste link), dispensa, nesta etapa do planejamento, a observância dos ritos formais do artigo 23 da NLLC e da IN SEGES/MP nº 65, de 7 de julho de 2021, bastando a consulta a fontes que permitam a estimativa do valor pela Administração, por exemplo: histórico de preços praticado em contratações do órgão ou da entidade; preços de contratações públicas similares realizadas por outros órgãos e entidades da Administração; preços de mercado vigentes ou quaisquer outros meios. É facultado ao setor técnico a aplicação de percentuais ou índices oficiais nos valores das fontes consultadas, a título de correção inflacionária. Para esse momento da contratação, o principal é buscar preços vigentes ou atualizados, prospectados para cenários futuros. • Nome da área requisitante ou técnica, com a identificação do responsável, para compor a equipe que irá elaborar Estudos Preliminares e Gerenciamento de Risco e, se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços. Após sua elaboração, o “Documento de Formalização da Demanda” deve ser enviado ao setor de licitações do órgão, cabendo a designação formal da equipe de Planejamento da Contrataçãopela autoridade competente de aludido setor. Importante assinalar que deve a Administração envidar esforços para que a equipe de planejamento seja composta por servidores que reúnam conhecimentos sobre os aspectos técnicos e de uso do objeto, devendo ainda terem ciência da indicação antes da formal designação. 16 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/orientacoes-e-procedimentos/35-orientacao-sobre-procedimento-simplificado-para-estimar-o-valor-preliminar-da-contratacao-para-plano-de-contratacoes-anual 3. PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO 3.1 O QUE É? É o ato formal que designa o conjunto de agentes que reúnem as competências necessárias à completa execução das etapas de planejamento da contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos- operacionais e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros. 3.2 COMO FAZER? Deve-se atentar para a existência de regramentos específicos do órgão ou entidade, mas a portaria possui uma estrutura simples, devendo apontar, no mínimo, o objeto dos serviços, a identificação dos servidores e das funções a serem exercidas e a data de entrada de vigência do ato normativo. 17 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O 3.3 MODELO - PORTARIA DE DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO PORTARIA Nº xxx, DE xx DE xxxxxx DE 20xx. O [Indicar o cargo da autoridade máxima do órgão ou entidade], no uso de suas atribuições legais e regimentais, estabelecidas pela [indicar a norma que confere atribuição à autoridade], tendo em vista o que determina o art. 18 da Lei nº 14.133/2021 e as Instruções Normativas n° 5, expedida em 26 de maio de 2017 pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, n° 40, de 22 de maio de 2020, n° 40 de 30 de junho de 2020 e nº 58, de 08 de agosto de 2022, expedidas pela Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, assim como o despacho exarado [indicar quem solicitou a expedição da portaria] nº [indicar o número do processo de contratação], RESOLVE: Art.1º Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação da prestação de serviços xxxxxx. Art. 2º Designar os servidores abaixo relacionados, pertencentes ao Quadro Permanente desta [indicar a instituição], para, sob a presidência do primeiro, constituírem a Equipe especificada no artigo precedente: Presidente: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxxx Integrante Requisitante: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxx Integrante Administrativo: xxxxxxxxxxxx – Matrícula xxxxxxx Art. 3º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá realizar todas as atividades das etapas de Planejamento da Contratação, além de acompanhar e apoiar a fase de Seleção do Fornecedor, quando solicitado pelas áreas responsáveis. O grupo poderá ser requisitado para diligências e esclarecimentos acerca do Estudo e Planejamento da Contratação até a conclusão da compra/contratação, entendido como sendo a homologação da licitação ou ratificação para compra/contratação. Art. 4º Estabelecer o prazo de xxxx (xxxxx) dias para conclusão do Estudo Técnico Preliminar. Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura. xxxxxxxxxxxxxxxx Cargo 18 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU 4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR 4.1 O QUE É? Conforme definição do art. 6º, inciso XX da Lei nº 14.133/2021, o estudo técnico preliminar (ETP) é documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução, dando base – posteriormente - ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação. O ETP agrega novos elementos de planejamento, destacando-se, entre outros, o estudo e a análise das soluções disponíveis no mercado para efetivo atendimento da pretensão contratual, o apontamento dos requisitos da contratação – com especial atenção a eventuais peculiaridades técnicas da demanda, e o demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento. Antes previstos em instruções normativas do órgão central do Poder Executivo Federal, os elementos que devem constar do ETP passaram a compor dispositivo próprio da Nova Lei de Licitações e Contratos, notadamente o §1º do art. 18: I - descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público; II - demonstração da previsão da contratação no plano de contratações anual, sempre que elaborado, de modo a indicar o seu alinhamento com o planejamento da Administração; III - requisitos da contratação; IV - estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala; 19 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O V - levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justif icativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar; VI - estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação; VII - descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso; VIII - justificativas para o parcelamento ou não da contratação; IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis; X - providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual; XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; XII - descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável; XIII - posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina. Oportuno registrar que, caso o ETP deixe de abordar algum elemento acima apontado, deverá haver expressa justif icativa para tal (art. 18, §2º), o que se coaduna com o dever de motivação que recai sobre a Administração Pública (art. 50, da Lei nº 9.784/1999). Novidade trazida pela Instrução Normativa nº 40/2020, da então Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e ratif icada pela Instrução Normativa SEGES nº 58, de 8 de agosto de 2022, foi a instituição do sistema “ETP Digital”, de uso obrigatório pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG) e acessado pela plataforma Portal de Compras do Governo Federal. 20 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU 4.2 ONDE E COMO FAZER? O acesso ao Estudo Técnico Preliminar Digital pode se dar neste link. A existência de um sistema digital, estruturando de forma prévia os estudos preliminares em tópicos, torna desnecessária a apresentação de um modelo de documento propriamente dito, pois a plataformaindica os elementos mínimos a serem contemplados no artefato da contratação. Nada obstante, diretrizes são necessárias para auxiliar os gestores no preenchimento dos campos específ icos no sistema ETP Digital, sem prejuízo de consulta ao Manual do ETP Digital, o qual pode ser acessado neste link ou no QR Code abaixo: 4.3 COMO PREENCHER CADA UM DOS CAMPOS? Conforme exposto pela Instrução Normativa SEGES nº 58, de 8 de agosto de 2022, o estudo técnico preliminar deve privilegiar a consecução dos objetivos de uma contratação, nos termos do art. 11 da Lei nº 14.133/2021, em detrimento de modelagem de contratação centrada em exigências meramente formais. No preenchimento do documento, é necessário atenção especificamente: • Necessidade da contratação: Nada obstante a necessidade tenha sido previamente apresentada no “documento de formalização da demanda”, é possível que mais elementos a indicar a imprescindibilidade da contratação tenham sido coletados, devendo portanto a justificativa ser robustecida; é imprescindível que o campo aborde o problema identificado a ser resolvido, a real necessidade gerada por ele e o que se almeja alcançar com a contratação. Trata-se de informação a ser fornecida pela área requisitante e de importância para o correto andamento das etapas subsequentes. Conforme bem delineado em parecer parametrizado de autoria da Câmara Nacional de Modelos da AGU, cujo acesso pode se dar por este link, “a identificação da necessidade da contratação é o primeiro 21 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortalUASG.asp https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/manuais/manual-etp-digital https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos/14133/modelos-da-lei-no-14-133-21-para-pregao IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O aspecto a ser abordado em um estudo técnico preliminar, justamente para permitir a reflexão sobre os motivos pelos quais determinada contratação foi solicitada, investigando assim qual a necessidade final a ser atendida, que pode inclusive ser distinta a depender da finalidade do órgão ou entidade, ainda que o objeto indicado pelo setor requisitante seja o mesmo”. E continua a D. Câmara, “trata-se de etapa fundamental do processo, por meio da qual o problema colocado para a Administração pode vir a ser compreendido sob outra perspectiva e assim contribuir para que outras soluções se mostrem propícias a atender a demanda, quando se passar à fase de levantamento de mercado, tratada mais à frente”. O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021). • Requisitos da contratação: Tópico de suma importância, pois responsável por especificar a real demanda da Administração e por delimitar a aptidão para a competição, elencando-se os requisitos necessários ao atendimento da pretensão e atentando-se para: » padrões mínimos de qualidade; » em caso de não utilização do catálogo eletrônico de padronização, justificar; » no caso de serviços, definir e justificar se o serviço possui natureza continuada ou não; » incluir, no que cabível, critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como obrigação da contratada, observado o Guia Nacional de Contratações Sustentáveis. Caso não aplicáveis critérios de sustentabilidade, a decisão deve ser justificada pela área técnica; 4.4 COMO PREENCHER OS REQUISITOS DE SUSTENTABILIDADE? O acesso ao Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da Advocacia- Geral da União, para auxiliar o gestor na tarefa, pode ser feito por este link ou pelo QR Code abaixo: 22 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/guias/gncs_082022.pdf » avaliar a duração inicial do contrato de prestação de serviços de natureza continuada, justificando a decisão; » possível necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas, arrolando como sua obrigação; » deverá ser feito minucioso quadro identificando as soluções de mercado existentes (produtos, fornecedores, fabricantes, etc) e que possuem aptidão em atender aos requisitos especificados; caso se vislumbre uma quantidade de fornecedores restrita, verificar se a solução pretendida ou os requisitos eleitos são realmente indispensáveis, avaliando se possível a sua retirada ou flexibilização (mas sempre se atentando para que uma especificação não se mostre insuficiente a ponto de conduzir a uma contratação que não atenda às necessidades da Administração); » No caso de materiais: » indicar se será exigida amostra ou prova de conceito para algum item, a qual deverá estar clara, precisa e acompanhada de metodologia de análise. » se houver qualquer direcionamento de marca, este deverá ser justificado tecnicamente, sob pena de enquadramento como restrição indevida de competitividade. » indicar os CATMATs que contêm as especificações desejadas para os itens a serem licitados, certificando-se tratar-se ou não de item padronizado. Também indicar os códigos SIPAC que atendem à demanda. Poderá ser anexada uma tabela que contenha todas as informações e, nos tópicos do ETP, esta tabela pode ser referenciada. Para casos em que não existirem códigos SIPAC padronizados, solicitar os cadastros junto ao setor de Catálogo de Materiais. » certificar que o objeto não se enquadra como bem de luxo (art. 20 de Lei nº 14.133/2021 e Decreto nº 10.818/2021). » se houver indicação de marca ou modelo deve-se constar justificativa fundamentada para indicação. » se houver vedação de determinada marca e/ou produto, deve ser indicado processo administrativo em que esteja comprovado que não atendem às necessidades da Administração. » No caso de serviços: » certificar que os serviços a serem contratados se enquadram como atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares aos assuntos que constituem área de competência legal do órgão ou da entidade. 23 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.gov.br/pncp/pt-br/catalogo-eletronico-de-padronizacao/itens-padronizados IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O » indicar a necessidade de garantias/assistência técnica; » indicar questões referentes ao frete e a entrega da mercadoria ou realização do serviço; » indicar requisitos específicos que couberem quanto à exigência de habilitação técnica ou atendimento a normas como ABNT; » avaliar a possibilidade de subcontratação; » o eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final, da Lei nº 14.133/2021). • Levantamento de mercado: O estudo aprofundado de como funciona o mercado envolvendo a solução pretendida e a posterior aposição expressa de suas peculiaridades no ETP viabiliza contratação pela Administração em melhor consonância com a realidade, e portanto com menos suscetibilidade a práticas antieconômicas. Propicia ainda uma melhor justificativa por quais razões possíveis decisões de flexibilização foram adotadas, o que demonstra a importância deste tópico receber adequado tratamento pela equipe de planejamento. Deve-se considerar diferentes fontes, inclusive contratações similares feitas por outros órgãos, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração. Atentar-se, a depender do objeto que se pretende contratar, para odinamismo do mercado. Uma modelagem adotada em contratação anterior não necessariamente será a mais adequada atualmente se o segmento do serviço e/ou bem pretendido rotineiramente apresenta inovações. Em situações específicas ou nos casos de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública, preferencialmente na forma eletrônica, para coleta de subsídios que definirão a solução mais adequada sob a ótica do melhor custo-benefício. No caso de materiais, deve-se certificar que a opção pela aquisição é mais vantajosa do que outras alternativas, a exemplo da locação de bens (artigo 44 da Lei nº 14.133/2021). Caso após o levantamento de mercado a quantidade de fornecedores for considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível (art. 9º, I, §2º, da IN SEGES/ME nº 58/2022). ATENÇÃO! 24 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final, da Lei nº 14.133/2021). • Descrição da solução como um todo Neste tópico devem ser descritos todos os elementos a se produzir/ contratar/executar para que a contratação produza, de fato, os resultados pretendidos pela Administração e atinja, de forma satisfatória, o escopo previamente eleito, com apresentação, quando for o caso, das justificativas técnicas e econômicas do tipo de solução escolhida. Descrições incompletas, insuficientes, imprecisas podem vir a prejudicar a definição do futuro objeto licitatório e afastar potenciais fornecedores ou então atrair fornecedores impertinentes, o que reclama atenção. Em caso de exigências de qualificação técnica ou econômica: » necessitam ser específicas e objetivas; » devem ser justificadas neste tópico; » caso refiram-se a contratações para: a) entrega imediata; b) contratações com valores inferiores a um quarto do limite para dispensa de licitação para compras em geral, ou, c) contratações de produto para pesquisa e desenvolvimento até o valor de R$ 324.122,46 (trezentos e vinte e quatro mil cento e vinte e dois reais e quarenta e seis centavos) – valor atualizado anualmente –, é preciso justificar porque não foram dispensadas. No caso de serviços com contratação simultânea para o mesmo objeto, caso a Administração pretenda contratar mais de uma empresa para execução do objeto, é necessário atestar ainda que não houve perda da economia de escala; é possível e conveniente a execução simultânea e; e há controle individualizado para execução de cada contratado (conforme art. 49 da Lei nº 14.133/2021). O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Estimativa das quantidades Indicar qual o método utilizado para se apurar a estimativa das quantidades pretendidas. A estimativa deve ser obtida a partir de dados concretos (ex.: série histórica de consumo, atentando-se a eventual fato futuro apto a impactar o quantitativo demandado). Incluir memórias de cálculo e documentos que dão suporte à estimativa, inclusive, se for o caso, quadro de informações das contratações anteriores. 25 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O Considerar a interdependência com outras contratações, de modo a possibilitar avaliação quanto a uma possível economia de escala. Para os casos em que a previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, deverá ser avaliada a utilização de mecanismos que sejam aptos a minorar o problema da mensuração, cabendo a indicação e justificativa de sua escolha. Ressalte-se que o salutar aumento do controle institucional e social sobre as contratações públicas aumenta a importância de o processo ser “autoexplicativo”, inclusive no que tange ao aspecto quantitativo, sob pena de trazer insegurança jurídica não só para a contratação buscada como também para os servidores que atuaram no feito. Por essa razão, é fundamental que as explicações sobre a necessidade e quantidade estejam facilmente acessíveis no processo, para o caso de advirem indagações, tendo em vista que a memória sobre as circunstâncias envolvidas nas decisões tomadas vai se perdendo ao longo do tempo, dificultando sobremaneira explicações posteriores. O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021). • Estimativa do valor da contratação Definir e justificar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais, devendo atestar ter seguido as diretrizes dos normativos que versam sobre o tema para elaboração da imprescindível análise crítica, notadamente a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021. Em síntese, a pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não: I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente; II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente; III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo 26 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso; IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia. Cumpre registrar que serão priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II acima, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justif icativa nos autos, como determina o §1º do art. 5º da supracitada Instrução Normativa nº 65/2021. Por outro lado, serão utilizados como métodos para obtenção do preço estimado a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros acima elencados, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados. Vale lembrar que excepcionalmente será admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justif icada nos autos pelo gestor responsável e aprovada pela autoridade competente. Devem ser incluídos nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços unitários referenciais e os documentos que lhe dão suporte. Esses elementos poderão constar de anexo classif icado, caso a Administração opte fundamentadamente por preservar o seu sigilo até a conclusão dalicitação (art. 24 da Lei nº 14.133/2021). Neste item, ainda, devem ser consignadas a listagem dos fornecedores consultados, as justif icativas de sua escolha e as empresas que, consultadas, não apresentaram resposta. Após realizar análise crítica dos preços coletados, cabe justif icar expressamente eventuais dif iculdades encontradas na execução da tarefa e concluir pela vantajosidade em se empreender a contratação nos moldes eleitos. 27 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O Ante a relevância do tema, o assunto será aprofundado em capítulo próprio mais adiante. O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º, da Lei nº 14.133/2021). • Justificativa para o parcelamento ou não da solução A regra a ser observada pela Administração nas licitações é a do parcelamento do objeto, conforme disposto na alínea b do inciso V do art. 40 e art. 47, §1º, ambos da Lei nº 14.133/2021, mas é imprescindível que a divisão do objeto seja técnica e economicamente viável e não represente perda de economia de escala. Haverá parcelamento da solução e, portanto, licitação por item, sempre que o objeto for divisível e tal decisão assegure: a) ser técnica e economicamente viável para atingimento dos resultados pretendidos; b) não haver perda de economia de escala; c) haver melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade. Caso se entenda pelo não parcelamento da solução de objeto divisível, a justificativa deve trazer elementos que demonstrem que haveria prejuízo ao conjunto ou à perda de economia de escala se adotada decisão em sentido contrário. Recomendável reforçar, neste tópico, o funcionamento do mercado do bem ou do serviço a ser contratado, de maneira a evidenciar que a decisão da Administração em parcelar (ou não) o objeto está em consonância às práticas daquele setor econômico e busca o melhor aproveitamento do objeto. No caso de aquisição de item em vultosa quantidade, avaliar a pertinência na divisão em lotes, propiciando assim maior participação daqueles que, embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a um menor quantitativo de unidades - desde que se constate, claro, não haver um real prejuízo à economia de escala. O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º da Lei nº 14.133/2021). • Identificação de contratações correlatas e/ou interdependentes O órgão assessorado deverá informar a existência de contratações que guardem relação ou afinidade, pretéritas ou futuras, com a atual pretensão contratual. 28 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU Com tais informações postas de forma clara, os gestores terão melhores condições na tomada de decisões, com possível aproveitamento de economia de escala e evitando-se posicionamentos contraditórios e sobreposição de contratações. O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Demonstração do alinhamento entre a contratação e o planejamento Informar a política pública a que esteja vinculada ou a ser instituída pela contratação (quando couber) e indicar se a contratação está alinhada aos planos de governança instituídos pelo órgão, como por exemplo o Plano de Contratações Anual, Plano de Desenvolvimento Institucional, Planejamento Estratégico, Plano Diretor de Logística Sustentável, Sistema de Governança, dentre outros. A ausência de previsão da contratação em algum desses artefatos de planejamento deverá ser justificada, com indicação das medidas a serem adotadas para suprimento da omissão. O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Resultados pretendidos Indicar os benefícios diretos e indiretos que o órgão almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, melhor aproveitamento de recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos e melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade. Os resultados pretendidos consistem em importante vetor de análise e reanálise da formatação da contratação e da plausibilidade de êxito, cabendo sua constante “revisitação” até elaboração final do termo de referência, o que confere maior segurança aos planejadores de que os elementos escolhidos para balizar a contratação são aqueles com maior capacidade de atingimento das consequências esperadas. Para além disso, quando há clareza nos resultados pretendidos, há maior facilidade na estipulação dos níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento. No caso da contratação de serviços, poderá ser elaborado o Instrumento de Medição de Resultados (IMR) ou instrumento substituto, se for o caso, que deverá constar como anexo dos Estudos Preliminares (IN SEGES/MP nº 05/2017, Anexos V-B e VIII-A). 29 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Providências a serem adotadas Caso seja necessária a adequação do ambiente da organização para que a contratação surta seus efeitos, cumpre elaborar cronograma com todas as atividades necessárias para tal e com indicação dos responsáveis por esses ajustes. Deve-se ainda considerar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto. Em havendo necessidade de ajustes, o cronograma deverá ser juntado ao processo e esta atuação prévia deve ser incluída no Mapa de Riscos como um fator de risco ao sucesso da contratação caso não seja implementada a tempo. O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Descrição dos possíveis impactos ambientais Indicar os possíveis impactos ambientais gerados pela contratação e as respectivas medidas de tratamento ou de mitigação para minimizá-los. Recomendável, mais uma vez, a consulta e balizamento pelo Guia Nacional de Contratações Sustentáveis elaborado pela Advocacia-Geral da União e que pode ser acessado neste link. O eventual não preenchimento deste campo deverá ser justificado (art. 18, §2º, parte final da Lei nº 14.133/2021). • Declaração da viabilidade ou não da contratação A equipe de planejamento deve explicitamente declarar que a contratação é viável e razoável (ou não), justificando com base nos elementos apresentados no estudo técnico preliminar. O preenchimento do campo é obrigatório (art. 18, §2º, da Lei nº 14.133/2021). • Providências complementares Ao final da elaboração dos estudos preliminares, deve-se avaliar a necessidade de classificá-lo nos termos da Lei nº 12.527/2011. 30 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.gov.br/agu/pt-br/comunicacao/noticias/AGUGuiaNacionaldeContrataesSustentveis4edio.pdf Os documentos necessários para suporte das informações constantes no estudo técnico preliminar devem ser juntadas no sistema ETP digital na aba “Anexos”. Durante a elaboração do ETP deverão ser avaliadas: a) a possibilidade de utilização de mão de obra, materiais, tecnologias e matérias- primas existentes no local da execução, conservação e operação do bem, serviço ou obra, desde que não haja prejuízos à competitividade do processo licitatório e à eficiência do respectivo contrato; b) anecessidade de ser exigido, em edital ou em aviso de contratação direta, que os serviços de manutenção e assistência técnica sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades. Cabe pontuar, por fim, que a etapa de Estudo Técnico Preliminar pode ser dispensada (artigo 14, da IN SEGES/ME nº 58/2022): (a) nas hipóteses dos incisos I, II, VII e VIII do art. 75 e do § 7º do art. 90 da Lei nº 14.133/2021; (b) na hipótese do inciso III do art. 75 da Lei nº 14.133/2021; e (c) e nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos, devendo, em qualquer dos casos, o gestor justificar expressamente nos autos a posição adotada, como, por exemplo, que a elaboração do documento é incompatível com a urgência da contratação. ATENÇÃO! 31 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O 5. GERENCIAMENTO DE RISCOS 5.1 O QUE É? Risco é um evento futuro, identificado e passível de atribuir uma probabilidade de ocorrência e um impacto (caso aconteça). A gestão de riscos, por sua vez, consiste em um processo composto por cinco etapas: a) identificação; b) avaliação; c) tratamento; d) implementação; e e) monitoramento. O gerenciamento de riscos, então, trata-se de importante etapa do Planejamento da Contratação em que cabe à equipe responsável pela sua realização: • identificar os principais riscos que possam comprometer a efetividade da contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades do órgão; • avaliar os riscos que foram identificados e mensurar a probabilidade de sua ocorrência e o seu possível impacto; • conferir tratamento aos riscos por meio da definição de ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos e consequência (“ações preventivas”), ou então, para os riscos que persistirem, definir as “ações de contingência” para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; 32 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU • definir os responsáveis pelas ações de tratamento e monitoramento dos riscos, sendo relevante a indicação do setor que, de fato, tenha atribuição para tratar de forma eficiente os eventos mapeados. 5.2 COMO FAZER? O Gerenciamento de Risco se materializa pelo denominado “Mapa de Riscos” e deverá ser confeccionado no módulo de Gestão de Riscos Digital, conforme as orientações da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, cujo acesso pode ser feito por este link ou pelo QR Code abaixo. A identificação dos possíveis riscos a impactar e possivelmente prejudicar o êxito da contratação deve guardar pertinência com as especificidades da pretensão, devendo-se evitar indicações genéricas e meramente protocolares. O “Mapa de Riscos”, o qual deve ser reanalisado conforme avança o planejamento da contratação, haja vista o constante aumento de elementos a melhor precisar as suas necessidades e vicissitudes, deverá ser atualizado e juntado: • ao final da elaboração do Estudo Técnico Preliminar; • ao final da elaboração do Termo de Referência; • após a fase de Seleção do Fornecedor; e • após eventos relevantes. O êxito no planejamento da contratação passa necessariamente por uma análise perspicaz dos possíveis riscos que possam afetar a sua correção e uma antevisão das medidas mais eficazes de prevenção e contenção dos danos que daqueles decorrem. 33 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/orientacoes-e-procedimentos/37-orientacoes-sobre-o-relatorio-de-gestao-de-riscos-do-plano-de-contratacoes-anual-2013-pca-1 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O Cabe pontuar que “Mapa de Riscos” NÃO se confunde com cláusula de matriz de risco, a qual será tratada quando da minuta de contrato e é considerada como a caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em que se aloca, de forma prévia e acertada, a responsabilidade das partes por possível ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação. Assim, a idealização e elaboração do “Mapa de Riscos” não supre a necessidade da Administração Pública, em momento oportuno, discutir a matriz de riscos a ser estabelecida no instrumento contratual. Cabe pontuar que a etapa de Gerenciamento de Riscos, exceto quanto àquela relacionada à fase de gestão do contrato, pode ser dispensada no caso das contratações diretas (artigo 72, inciso I, da Lei nº 14.133/2021). A dispensa do mapa de risco está condicionada à juntada aos autos de justificativa, demonstrando, por exemplo, que a elaboração do documento é incompatível com a urgência da contratação. Não deixe de conferir mais informações sobre o módulo de Gestão de Riscos Digital e sobre os processos de gerenciamento de riscos. PARA SABER MAIS! 34 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.youtube.com/watch?v=mEQsPEiiWX8 https://portal.tcu.gov.br/data/files/46/B3/C6/F4/97D647109EB62737F18818A8/Manual_gestao_riscos_TCU_2_edicao.pdf 6. PESQUISA DE PREÇOS E PLANILHA COM OS PREÇOS PESQUISADOS 6.1 O QUE É? A pesquisa ampla e idônea com base no valor de mercado é essencial para propiciar a adequada estimativa de custos da contratação de forma transparente e proba e, ao mesmo tempo, possibilitar a aferição do valor referencial do(s) item(ns) que servirá(ão) como parâmetro na análise da exequibilidade e aceitabilidade das propostas ou lances das empresas licitantes na ocasião do certame, podendo nortear o valor máximo aceitável. O procedimento de pesquisa de preços é previsto no artigo 23 da Lei nº 14.133/2021, e regulamentado na IN SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021. Necessário pontuar que a IN SEGES/ME n° 65/2021, traz algumas inovações em relação à IN SEGES/ME nº 73/2020, das quais destacam-se: • requisitos adicionais para o documento que formaliza a pesquisa de preços (artigo 3º), notadamente: memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta; • diligências adicionais em caso de elaboração de matriz de alocação de riscos (artigo 4º, p. único); 35 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O • inclusão da pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas (artigo 5º, inciso V) como parâmetro de pesquisa de preços (embora o dispositivo não tenha, ainda, sido regulamentado); • novas condicionantes para a realização de pesquisa de preços direta com fornecedores (artigo 5º, §2º); • possibilidade de admissão de preços fora do período de 1 (um) ano anterior à pesquisa de preços, exigida pelo artigo 5º, inciso II, desde que apresentadas as justificativas pelo agente de contratação; e • maior detalhamento à metodologia da pesquisa de preços (artigo 6º). 6.2 ONDE FAZER A PESQUISA (PARÂMETROS)? A pesquisa de preços deve ser conduzida com auxílio do módulo de pesquisa de preços do Portal de Compras do Governo Federal. Os parâmetros a serem utilizados na pesquisa de preços estão previstos no artigo 5º da IN SEGES/ME nº 65/2021, e podem ser usados de forma combinada ou não:• composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente; • contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente; • dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso; • pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; • pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas f iscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da 36 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/ https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/ http://bps.saude.gov.br/login.jsf Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia. A pesquisa baseada em dados retirados de sistemas oficiais do governo e de contratações similares feitas pela Administração Pública deve ser priorizada e, em caso de impossibilidade de utilização desses dois parâmetros, apresentada a justificativa nos autos. É importante, ademais, que os responsáveis pelas pesquisa de preços atentem para as condicionantes na utilização de cada um dos parâmetros, em especial o prazo máximo de antecedência em relação à publicação do edital e consignação de data e hora de acesso nos documentos, quando retirados da internet. Ademais, a escolha pela pesquisa direta com fornecedores demanda alguns cuidados adicionais da Administração: • o ofício ou email encaminhado ao fornecedor deve conter prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado (recomendando-se não seja inferior a cinco dias) e informações das características da contratação; • zelar para que as respostas dos fornecedores contenham: a) descrição do objeto, valor unitário e total; b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente; c) endereços físico e eletrônico e telefone de contato; d) data de emissão; e e) nome completo e identificação do responsável. • anexar aos autos relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram respostas à solicitação da Administração. 6.3 COMO FAZER A PESQUISA NO PAINEL DE PREÇOS? O Manual do Painel de Preços, com dados e informações apresentados de forma simples para auxiliar a realização da pesquisa de preços, pode ser acessado neste link ou pelo QR Code abaixo: Se preferir, há um tutorial na forma de vídeo, que pode ser acessado neste link. 37 IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOSMGI https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/storage/144ef8a4758cf50f113f449f0c571272.pdf https://www.youtube.com/watch?v=izDDyUjyCZo IN ST R U M E N TO D E P A D R O N IZ A Ç Ã O D O S P R O C E D IM E N TO S D E C O N TR A TA Ç Ã O 6.4 COMO CALCULAR O VALOR ESTIMADO DA CONTRATAÇÃO (METODOLOGIA)? Com os dados obtidos na pesquisa do preço, o gestor público deve aplicar método para a estimativa do valor da contratação. O artigo 6º da IN SEGES/ME nº 65/2021, cita, em rol exemplificativo, a possibilidade de utilização da média, da mediana ou do menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. MÉDIA X MEDIANA A Média é o resultado da soma de todas as informações de um conjunto de dados dividido pelo número de informações que foram somadas. Assim, se a pesquisa de preços obteve 5 (cinco) orçamentos, somam- se os preços orçados e divide-se o total por 5 (cinco). Todavia, o gestor necessita ter atenção para o fato de a média ser fortemente influenciada por valores extremos, razão pela qual os valores destoantes devem ser desconsiderados. Fórmula: Me= x1 + x2 + x3+ .... + xn / N Em que: Me:média x1, x2, x3,..., xn: valores dos dados /: dividido N: número de elementos do conjunto de dados Já a Mediana representa o valor central de um conjunto de dados. Para encontrar o valor da mediana é necessário colocar os valores em ordem crescente ou decrescente. Assim, caso coletados 5 (cinco) valores, a mediana será o valor posicionado na terceira posição. Por exemplo, considerem os seguintes valores coletados (já em ordem crescente): R$ 25,00; R$ 25,50; R$ 27,00; R$ 32,00 e R$ 33,20. O preço de referência a ser considerado pela mediana seria o de R$ 27,00. Quando o número de elementos de um conjunto é par, a mediana é encontrada pela média dos dois valores centrais. Assim, esses valores são somados e divididos por dois. Por exemplo, considerem os seguintes valores coletados (já em ordem crescente): R$ 25,00; R$ 25,50; R$ 27,00; R$ 32,00; R$ 33,20 e R$ 34,00. Fórmula: Md = 27 + 32 / 2 = 59/2 = 29,5 38 ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO AGU A IN SEGES/ME nº 65/2021, autoriza a utilização de outros critérios ou métodos, desde que justificados nos autos pelo gestor responsável e aprovados pela autoridade competente. Além disso, a partir do tratamento dos dados obtidos na pesquisa, é possível que o preço estimado da contratação seja obtido mediante o acréscimo ou subtração de determinado percentual, de forma a aliar a atratividade do mercado e mitigar o risco de sobrepreço. De todo modo, deverá a autoridade competente justificar qual a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência do certame (se a média, a mediana, o menor dos valores obtidos, aplicação de percentual ou qualquer que seja ele) e se a opção feita é aquela que melhor resguarda os interesses da Administração no certame, cabendo ainda apresentar a fundamentação para desconsideração dos valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados. Excepcionalmente, é admitida a determinação de preço estimado com base em menos de três preços, desde que devidamente justificada nos autos pelo gestor responsável e aprovada pela autoridade competente. Esse aspecto é especialmente importante nas contratações diretas (dispensa e inexigibilidade de licitação), cujo procedimento de pesquisa de preços é trazido no artigo 7º da IN SEGES/ME nº 65/2021: IN SEGES/ME nº 65/2021 Art. 7º Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º. § 1º Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida no art. 5º, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo. § 2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o
Compartilhar