Al procesar compras se deben emitir distintos documentos, algunos de ellos permitirán que se certifique que la compra venta de productos se ha llevado a cabo tal como debería. Entre estos se encuentran las notas de remisión. Si te interesa saber más acerca del tema, a continuación te contamos más.
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¿Qué es una nota de remisión?
La nota de remisión podemos definirla como un documento probatorio mercantil. Se emplea cuando dos partes, un comprador y un vendedor, realizan una transacción. El objetivo de este documento es acreditar que se ha hecho la entrega de los productos de la forma adecuada.
Para que sea válido debe contener algunos elementos como los productos que forman parte de la transacción, fechas, precios, etc.
¿Una nota de remisión es lo mismo que una factura?
La nota de remisión se confunde constantemente con las facturas. En primera instancia pueden ser parecidas, pero el peso legal que tienen los dos documentos es diferente. Por un lado, una factura es un documento mercantil con validez fiscal que hace valer que se ha procesado una compra.
En cambio, la nota servirá para ratificar que se ha hecho la entrega y recepción de los productos de la transacción. Es decir, primero se deberá emitir la factura y después se emitirá la nota, siempre en este orden.
Una de las diferencias más claras entre estos dos documentos es que la nota, aunque tiene número no es el mismo que el de la factura e incluir el número puede ser opcional. En cambio, la factura siempre debe tener número, esto porque la factura formará parte de la contabilidad de la empresa y la nota no, aunque se suele guardar como un comprobante.
Ejemplo de Nota de Remisión (Excel y Word) para descargar
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¿Para qué sirve la nota de remisión?
La nota es un documento probatorio, esta es su principal funcionalidad. Se utilizará cuando se lleve a cabo la compra venta de algún producto sin distinción alguna, pueden ser alimentos, muebles, etc. Este documento le permitirá al comprador de los productos verificar que lo que ha recibido es exactamente por lo que ha pagado.
Supongamos que el comprador ha solicitado y pagado 30 manzanas. Cuando revisa las cajas en las que viene se da cuenta de que hay solo 28 y en la nota de remisión dice que se han vendido 25. Aquí hay un claro error que deberá corregirse. El pedido, la mercancía entregada, la factura y la nota deberán coincidir en todo momento.
En caso de que el comprador reciba los productos y estos coincidan, la nota también le servirá al vendedor para que en el futuro tenga un medio de prueba para demostrar que el comprador ha estado conforme con la transacción y no alegue incongruencias.
¿Qué debe incluir una nota de remisión?
Cada ejemplo de nota de remisión puede variar según las necesidades de las partes, pero siempre es importante que se incluya:
Datos de la empresa
Se colocará el nombre o razón social de la compañía que emite la nota. También se coloca el logo, dirección y medios de contacto como teléfono o correo.
Datos del receptor
El cliente o comprador deberá estar identificado. Este puede ser una empresa, si fuese este el caso se colocará el nombre o razón social, dirección y medios de contacto. Si fuese una persona se coloca nombre, apellido, número de identidad, dirección y medio de contacto.
Fecha
Aquí se coloca el día, mes y año en el que se ha efectuado la compra de los productos de la nota.
Número
Al momento de poner el número de la nota debe ser distinto al de la factura. Es decir, la nota debe tener una enumeración propia. Supongamos que las facturas en tu empresa se ordenan solo con números, para diferenciar con las notas coloca “NR 00002”. Así no mezclarás los documentos y cada uno se archivará por separado.
Descripción
De una manera casi exacta como en la factura se colocarán los productos que forman parte de la transacción. Coloca en este apartado el nombre de los productos, número de catálogo si aplica, cantidad de cada producto, el precio unitario y el importe total.
Totales
Tal como en la factura incluye el subtotal, que será producto de la sumatoria de todos los productos de la transacción. También debes aplicar el IVA, lo usual es que sea el general de 21%. Luego colocarás el total que será sumatoria del subtotal y los impuestos.
¿Quién emite la nota de remisión?
Siempre el encargado de emitir la nota es el vendedor de los productos y el receptor será el comprador. Nunca se puede emitir la nota de manera inversa.
¿Es necesario firmar la nota de remisión?
Sí, la firma es una de las partes más importantes del documento y completamente indispensable. Quien firmará la nota será el cliente, comprador o receptor de la mercancía que ha formado parte de la transacción. Si no se incluye la firma, el documento no será válido.
La firma del receptor servirá para ratificar que la transacción se ha realizado con éxito, que la mercancía que ha recibido coincide con el pedido y con lo que ha pagado, además de que guarda las espaldas del vendedor por si ocurrieran conflictos en el futuro.
¿Cuál es la extensión de una nota de remisión?
Antes te hemos comentado que la nota puede tener más o menos elementos dependiendo de las necesidades de las partes y la extensión está relacionada con ello. En términos generales no hay una extensión máximo o mínima de la nota pues será tan larga como productos se han formado parte de la transacción.
Esto quiere decir que se podrá emitir cuando sea una compra de 1 o 2 productos y no superará una página, por lo que se suele utilizar el formato media carta. O puede ser una nota de muchos productos y se extenderá tanto como sea necesario.
Lo que importa en este caso no es la extensión, sino que el contenido que se incluya sea útil para verificar que la entrega se ha hecho como debía.
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