In der öffentlichen Verwaltung fehlt es bereits an vielen Stellen an qualifiziertem Personal. Gleichzeitig steigt die Zahl der zu bearbeitenden Fälle, weshalb immer weniger Zeit bleibt, diese zu erledigen. Zudem werden die Fälle immer komplexer – eine Herausforderung, die ohne Digitalisierungsmaßnahmen kaum noch zu bewältigen ist. Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) kann hier Abhilfe schaffen. In unserem Interview sprechen wir mit unserem KI-Experten Christian Hartz unter anderem darüber, wie die Digitalisierung und insbesondere der Einsatz von KI die aktuellen Herausforderungen bewältigen kann und wie der GovTech Prompt-a-thon, ein neues Event von Wolters Kluwer, dabei helfen soll, innovative KI-Lösungen für die öffentliche Verwaltung zu finden.
Wie kann Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen?
Künstliche Intelligenz hat in der öffentlichen Verwaltung großes Potenzial, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. In Gesprächen und Workshops mit Sachbearbeitenden aus der öffentlichen Verwaltung haben wir vier Kernbereiche identifiziert, in denen KI die Produktivität und Effizienz steigern kann.
Erstens kann KI Arbeitsabläufe, insbesondere bei Standardfällen, automatisieren. Dadurch gewinnen die Mitarbeitenden Zeit für komplexere Aufgaben. Zweitens kann KI Texte in "leichte Sprache" übersetzen, zugunsten der Barrierefreiheit. Außerdem können offizielle Anschreiben einfacher an neue Gegebenheiten angepasst werden. Der dritte Kernbereich ist das Filtern von Informationen. KI kann Informationen aus einer großen Datenmenge extrahieren und strukturieren. Der vierte Kernbereich ist die direkte Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. Chatbots können beispielsweise bei der Terminvereinbarung oder der Beantwortung allgemeiner Fragen helfen und die Sachbearbeitenden entlasten.
Wie kann KI optimal in den Arbeitsalltag integriert werden?
Eine enge Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung und den Digitalisierungs-Expert:innen ist wichtig, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die zum Beispiel den Arbeitsalltag erleichtern und die Servicequalität verbessern. Natürlich sollten diese Lösungen auch in die Digitalisierungsstrategie der Behörde eingebettet sein. Zu bedenken ist außerdem, dass die Vorteile der KI nur dann ausgeschöpft werden können, wenn die Digitalisierung in der Behörde generell vorangetrieben wird. Denn was nützt die beste KI, wenn die Daten, mit denen sie arbeiten soll, ausgedruckt in einer Papierakte liegen? Mit einer KI-Strategie allein ist es daher oft nicht getan. Vielmehr bedarf es einer umfassenden Digitalisierungsoffensive.
Welche Vorgehensweise empfehlen Sie für die Planung und Umsetzung von KI-Projekten?
Agile Methoden bieten sich an, also ein flexibles und iteratives Vorgehen. Um allerdings nicht kopflos irgendwo agil anzufangen, sollten zunächst die Bereiche identifiziert werden, in denen eine einfache Umsetzung möglich ist. Es sollten nicht gleich ganze Aufgabenbereiche ausgewählt werden, sondern nur einzelne Aufgaben, die automatisiert werden können. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die KI-Implementierung erfolgreich ist. Die identifizierten Bereiche sollten in eine klare Strategie überführt werden, die auch Ziele, Vorgehensweise und Ressourcen festlegt. Eine Erfolgskontrolle ist wichtig; ein wesentlicher Faktor dabei ist die Messbarkeit der Ergebnisse, um genau sagen zu können, wann das Ziel erreicht ist. Oftmals werden als Anforderung an KI eine 100%ige Genauigkeit postuliert, die im Ergebnis jedoch weder erreichbar noch notwendig ist. Außerdem können lokale und nationale Initiativen sowie Förderprogramme die Umsetzung von KI-Projekten begleiten.
Welches Ziel verfolgt nun der erste GovTech Prompt-a-thon von Wolters Kluwer und für wen ist das Event gemacht?
Bei unserem ersten GovTech Prompt-a-thon am 6. Juni in Hürth steht die zentrale Frage im Raum, wie Künstliche Intelligenz auch in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen und dabei unterstützen kann, die aktuellen Herausforderungen wie Digitalisierung und demografischer Wandel zu lösen. Auf dem kostenlosen Event arbeiten die Teilnehmenden gemeinsam mit KI-Spezialist:innen einen Tag lang an einer Lösung oder einer Produktidee für die öffentliche Verwaltung. Sie nutzen dabei generative KI-Modelle, die wir ihnen in einer sicheren Umgebung zur Verfügung stellen.
Wir freuen uns auf Teilnehmende aus Universitäten und Verwaltungen, aus dem öffentlichen Sektor und aus den Bereichen IT, Jura und Projektmanagement. Im Grunde kann jede Person teilnehmen, die Interesse daran hat, die öffentliche Verwaltung mit großartigen Ideen voranzubringen. Weitere Informationen gibt es unter: https://www.wolterskluwer.com/de-de/know/govtech-prompt-a-thon-2024