澄邑居**~~EXCEL行政魔法屋~~**

目的就是要，只要能讓進貨、銷貨算出庫存，而且能隨時查閱庫存量…

EXCEL經驗學堂第五課：簡單進銷存設計

實作！出的速度是慢了點，說是比較難，其實還是比較懶，二聲和三聲之差了！…
 

接著進入主題，有了前面四堂課後，接著當然就是設計有用的、能簡化工作作業的東西出來啦！
 

老闆不管有沒有準備好用的系統，透過這樣的做法後，一樣能減輕工作量。
 

下面將以曾做過的一個檔案來做範例：簡易進銷存…（點擊，內有完整檔案）
 

一、在第一堂課中，我們談過表格，但畫出那樣「列印美美的圖表」，只是基礎而已，重點是欄位之於系統的功能，那就是下公式。
 

二、在第四堂課中，談到的是在不同工作表之間做連間，這個在系統是重要的概念，不要把EXCEL中的每個檔案都只使用一個工作表，或希望在一個工作表中完成所有的工作，在不使用「程式語言」的模式下，是千萬不要有這樣暇想，因為你想的很美，不過以「現有資源」來說，要能跑得出資料，才能真正達到工作簡化的目的，這麼說吧，不就是行政而已，何必搞得自己像工程師！目的就是要，只要能讓進貨、銷貨算出庫存，而且能隨時查閱庫存量，就好了，因此先建立三個工作表，分別是：進貨、銷貨、庫存。

在左側的最下端，一般打開是sheet1至3，庫存邊的那個小圖是新增新工作表的快速按鈕，看想要幾個都可以（雖是這麼多，還是有限制的啦，正常應該用不了這麼多，所以我也不知道能增到多少，有興趣請自己查），然後快按兩下就可以改名字了。

 三、輸入抬頭「進貨日期、產品名稱、數量、單價、總額…（還有需要什麼，依個人需求改變吧！）」，畫面停在E2的欄位，在上面有一個「=IF(C2<>"",C2*D2,"")」的公式，這裡有個鋩角在，「C2<>””」，白話一點說叫C2的欄位不等於空白，如果直接下C2*D2的話，那麼就會出現0，看起來就不會是現在這樣沒資料的狀態是白白的了，所以，使用IF（假如）的公式，那麼就可以讓他變成沒資料就會是空白的狀態，美觀而已！

四、上面是進貨的資料，完成後就建立銷貨的資料，看進貨沒有什麼差別，只是進貨日期變成銷貨日期而已。 

五、有了進貨和銷貨就可以建立庫存了，版面關係，圖只做到3月。

A欄名稱部分，沒有公式，但使用時記得要先輸入，例如有新的產品時。

B欄庫存，公式「=IF(A2<>"",SUMIF(進貨!B:B,A2,進貨!C:C)-SUMIF(銷貨!B:B,A2,銷貨!C:C),"")」，一樣是用IF，然後再加一個SUMIF（條件式加總），先把進貨工作表名稱叫A的數量加起來，再減掉銷貨工作表名稱叫A的數量，那就是總庫存了，所以公式是進貨的B:B，C:C，白話來說這個公式就是在進貨的B:B中，進貨名稱和和A2相同的，就加總他們的數量，這樣就可以算出庫存了。

C欄均進價，公式「=IF(A2<>"",AVERAGEIF(進貨!B:B,A2,進貨!D:D),"")」，這次是用IF加AVERAGEIF這個公式，條件式平均，所以白話文讀起來就和條件式加總一樣。

D欄總進額，公式「=IF(A2<>"",SUMIF(進貨!B:B,A2,進貨!E:E),"")」，是的，就是在進貨中對這個過稱的總額進行條件式加總，那麼E欄䈕總銷額，就是對銷貨進行條件式加總。

F1月盈餘，公式「=IF(A2<>"",SUMIFS(銷貨!$E:$E,銷貨!$B:$B,$A2,銷貨!$F:$F,1)-SUMIFS(進貨!$E:$E,進貨!$B:$B,$A2,進貨!$F:$F,1),"")」，SUMIFS是多重條件加總（這個是2003所沒有的函數），這個的白話文就是，先確定我要加總的範圍，再來是第一個條件範圍（產品名稱），然後是第一個條件範圍中要的條件（A2），後面都一樣的口訣，目前不知道可以加多少條件，其中的F:F，各位應該有發現，在上圖，並沒看到，為什麼？來個圖解：

是的，他被隱藏了，按右鍵找到最下面就可以看到「取消隱藏」，就可以看到了，為什麼要隱藏？因為不好看嘛！

隱藏F欄的公式「=IF(A2<>"",MONTH(A2),"")」，MONTH是月份的意思，所以就是要帶入括號內的日期月份，這是我個人的習慣做法，但其實這是可以加在公式中，而就不用再加設這個欄位了。

那後面2月以後的盈虧怎麼算？就是把1月盈虧中最後一個條件的1改為那個月份的數字即可（=IF(A2<>"",SUMIFS(銷貨!$E:$E,銷貨!$B:$B,$A2,銷貨!$F:$F,2)-SUMIFS(進貨!$E:$E,進貨!$B:$B,$A2,進貨!$F:$F,2),"")）。

六、這裡用的都是不同工作表之間的資料連結，所以才會在第四堂先提「如何連結」，否則表和表之間，或檔和檔之間就無法互相運作了。

七、這樣都做完以後就可以用第三堂談到的上鎖，看到圖中有白色和藍色不同的地方嗎？白色就是要自己填的欄位，藍色就是公式會帶的欄位，如果不想要不小心去動到公式，那就把這些都上鎖，以防萬一。
 

澄邑居/行政魔法屋特點：
◆進銷存、薪資計算、排班表一類設計外，更著重於行政簡化自動運算日常。
◆所謂行政簡化自動運算日常就是一般行政人員在離開ERP、HRM作業後，仍是無法避免的電子化作業。
◆行政同事說並不等於同一個人，基礎是建構在日常行政作業就是會有這些情況，透過範例告訴您，在單純公式下是有解的，公式設計絕不等於程式設計。
◆所有的行政同事說背後都代表著很小的動作，累積後就會是很多的時間，整合前後的差別不在於人力增減，只在於加班狀態增減。
◆一樣還是會有進銷存、薪資計算、排班表一類設計，改變的只是計費上的方案。

於文末附隨檔案一律為試用版，用於功能實體說明，無費用，歡迎下載試用！

檔案下載：
EXCEL經驗學堂第五課：簡單進銷存設計
下載檔案為壓縮檔，內含一個試用檔以及檔案操作說明。

試用版使用後有任何疑問與想法，包括想了解如何設計，試用版的解鎖，檔案的修改客製，如何計費，歡迎直接來信：

澄邑居/行政魔法屋