當混合辦公成為常態：中小企業該如何規劃其數位策略

在混合辦公的世界中，技術比以往扮演著更重要的角色，它建構了我們的工作空間、工作習慣以及協作方式。越來越多中小企業考慮轉向混合辦公，他們需要制定一套商務流程數位化的數位策略。這項策略需要能推動全面落實數位轉型，讓中小企業透過技術所驅動的混合辦公解決方案獲得優勢。

好消息是，在疫情之後，越來越多中小企業加速推動數位化。他們過去可能在數位轉型方面落後，但這樣的情況正在改變。

中小企業是「全球最強大的成長引擎」，代表全球約 90% 的公司，提供全球一半以上的就業機會；然而，為因應 COVID-19，他們必須學習充分利用自身的數位能力並加速業務數位化，才能保持競爭力。

企業領導者在規劃其數位策略時，需要考慮如何建立互聯的工作場所、加強數位安全性，並確保工作團隊的敏捷度與生產力。

建立互聯的工作場所

在靈活的混合辦公安排中，員工可能在辦公室、家中或第三空間 (如共享工作空間)，甚至是國外工作。無論在哪裡工作，您的員工都需要合適的工具和數位解決方案，來支援他們與同事和客戶保持聯繫。

企業順利運作的核心在於集中式的 IT 管理系統。其為混合辦公 IT 基礎架構的核心，使 IT 團隊能夠遠端部署軟體解決方案、進行 IT 維護、管理裝置及安裝軟體更新。尤為重要的是，其能夠輕鬆有效地為分散各地的員工提供 IT 支援。

當然，如果沒有安全、高速的網際網路連線，任何工作都不可能完成，因此連線能力是中小企業的首要考量。將公司的一部分 IT 預算用於無限制的行動數據方案、採用最新 WiFi 標準和穩定器的裝置，以及含身分安全和硬體保護的內建安全解決方案，例如機殼入侵警示、指紋感測器、BIOS/HDD 密碼等，將有助防止駭客攻擊。

無論員工身在辦公室、家中還是其他地點，他們都必須感到一樣放心，確保工作不會因 IT 故障而中斷，並且能夠隨時隨地與同事和客戶順暢互動。

專注於打造敏捷的工作團隊

有了可串聯在一起的虛擬辦公室平台，中小企業可以更專注於打造敏捷的工作團隊。靈活的工作與混合辦公模式自然契合，因為這兩種模式的共同的原則都是：工作是一種活動，而不需在同一個地點。

屏除 20 世紀傳統的僱用習慣，改採靈活的工作原則，使得中小企業不再受地點限制，根據最適合職位的人員進行徵才，藉此更輕鬆擴大人才庫。過去一年對工作地點安排的研究顯示，能夠隨時隨地工作，擁有自主權和彈性的員工往往更快樂。而感到「投入、滿意、有動力」的員工會更有效率，有利於提升企業績效。

為實現敏捷的工作模式，中小企業需要確保提供給員工的軟硬體具備行動性和靈活性。其使用的筆記型電腦需具備輕便、好攜帶、耐用，並有優異的電池續航力，讓使用者隨時可以在任何地點展開工作。

此外，裝置要能夠因應多種用途。例如，選用可以兼作平板電腦的筆記型電腦，讓使用者可以用觸控筆快速作筆記、進行設計草稿。

最重要的是，無論時間地點，都必須讓工作團隊盡可能發揮高生產力和效率。讓時間與空間不再是障礙，而是員工偏好的一種工作條件與屬性。

為敏捷的工作團隊建立高效的工作流程

針對分散各地的工作場所建立高效工作流程，對於混合辦公模式的成功也至關重要。由於員工團隊分散各地，中小企業需要集中儲存檔案和資料的位置。Microsoft 365、Google Workspace 等雲端儲存空間都是可行的解決方案，可讓員工隨時隨地存取公司檔案和資料。

同樣不可或缺的是，利用特定數位工具和裝置與多個參與者進行雙向通訊和協作。少了面對面的互動，員工將需要能夠支援創意激盪、專案規劃和管理、聊天，以及視訊會議的數位工作空間。根據業務性質和需求，中小企業也可以考慮投資可收納觸控筆的互動式觸控螢幕裝置，用於銷售或簡報。

加強遠距辦公的網路安全

隨著員工在不同地點遠距辦公，尚未將強化網路安全系統視為首要考量的企業，必須開始這麼做。多數網路攻擊和資料外洩都是從使用者層級開始，例如：員工點擊了網路釣魚電子郵件或未細心妥善處理敏感資料，都是十分常見的案例。因此，建立公司的數位防禦，需要從最薄弱的環節開始。

此外，員工有可能透過不安全的網路來存取公司資料，使公司的資訊安全暴露於危險之中。隨著技術演進，駭客的攻擊手法越來越老練、高超，中小企業必須格外小心防範。

事實上，專家推薦實施新網路安全政策，涵蓋網路安全的所有層面，例如包括軟硬體和網路的數位安全解決方案，以及員工培訓和網路使用準則。投資於強大的網路安全解決方案，是中小企業防禦駭客網路攻擊，以及保護公司資料和資產的關鍵。這些解決方案包括生物辨識安全性、防毒軟體和硬體保護等。

在數位工作時代，強大的數位防禦重要性不容小覷。

舉例來說，2020 年 4 月，Google 每天在其服務中統計超過 1,800 萬封與新冠病毒相關的惡意軟體和網路釣魚電子郵件。然而，根據專門服務中小企業 CEO 的美國諮詢公司 Vistage 指出，在疫情之前，只有 46% 的中小企業主擁有完全主動的網路安全策略。

此外，網路犯罪會造成高昂的損失。根據一家美國網路安全研究公司預測，到 2025 年，全球網路犯罪造成的損失將達到 10.5 兆美元。

中小企業必須提供必要的培訓，對員工進行網路安全教育，並制定安全檢查清單要求每個人都遵守。其中包括密碼準則、使用 VPN 登入、單一登入、生物辨識安全性，以及制定資料外洩事件的規程。透過實施集中式 IT 管理，中小企業將能確保遠端執行網路安全措施。

選擇走向混合辦公模式的中小企業，將過渡到一種全新的工作方式。為了在混合辦公的世界中茁壯成長，他們需要可靠的數位策略，幫助他們做好準備。

適用於混合辦公模式的產品推薦清單

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