【冷知識】深點談『活動』基本概念-3 - uichi30的創作 - 巴哈姆特

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【冷知識】深點談『活動』基本概念-3

作者：藍調爵士│2014-03-09 01:02:16│巴幣：2│人氣：1483

上次提到了合作要素、活動五力、活動階段、Brief單、動腦會議、創意發想法及最後的決定心中概念與方案

那麼今天就再深入一點

然後簡單一點的講這部分好了。

如何檢視各環節是否符合心中的概念？

決定好活動的初步方案後，必須再確認主辦單位辦活動的初衷與已發展出的心中概念和活動環節是否能緊密連結，只要方向沒錯各環節又符合概念延伸，那麼就保證方案的一致性達到主辦單位的預期目標，甚至更可能超越原本期待。

短、中、長期目標與活動的相互關係

什麼是活動的組成要素？

辦活動就像剝洋蔥，必須循序漸進，有計畫的逐步展開活動細節。當確立初步方案後，接著就是依照活動的組成要素訂立活動企劃。

原則上活動是由人、事、時、地、物、預算等六類基本要素所構成，每個要素可以拆成若干必須加以規畫的重點，行程完整的活動企劃。

活動的組成要素

BTW

何時該撰寫活動企劃書？

很多熟練的活動工作者會習慣同時規畫活動方案與撰寫企劃書。

好處是能依照氣花書架構循序加入內容避免缺失，並同時完成活動方案與活動企劃書節省時間。

缺點在於新手若不能學習思考活動整體架構語組成則容易將活動企劃流於按單填鴨，反而失去企劃的原意。

活動企劃期間仍有必要將企劃內容做成文件記錄，當成往後撰寫活動企劃書的基礎。

接下來談談活動的組成要素

首先是

「人」的企畫

針對活動參與者做規畫

如圖示所表明，跟活動相關的人有三種，一是主辦單位、二是參與活動的目標對象、三則是藉由舉辦活動，連結主辦單位與活動目標群眾的活動團隊。

活動團隊針對主辦單位的需求、目標群眾的偏好設計活動，而活動內容與資原則又影響了活動團隊內部的組織架構。

活動企劃期必須進一步釐清希望吸引的目標群眾針對其偏好與主辦單位的形象定位，設計同時符合兩者的活動類型與內容。

如何建構活動團隊？

大多數活動的人力資源都會「漸進式」開展，隨活動進行而增加人力，一但活動結束人力也隨之退出。

在活動企劃期應根據活動內容與需求，建構適合的活動團隊架構，方便往後的人力規畫。

以下畫分為三類不同的活動團隊：

簡易團隊

最單純的活動組織架構，成員人數不多，適用於小型活動。大多活動項目會由團隊成員親力親為，而活動企劃、內容、決策均由活動召集人主導。

好處是權責統一、人員互相支援的彈性大。

缺點是權責過度集中，若召集人無法協調團隊或他自己發生任何狀況都會嚴重影響活動進行。

方格式團隊

較大型活動可能會在同一時間、地點，分別舉行數個小活動。除了活動總召集人外，每個子活動也都需要有人負責，此時可考慮建立方格式活動團隊處理子活動，共同的交通、宣傳、設備等，則整合成獨立的支援小組，統籌進行。

好處是能有效整合資源。

舉例：巴哈站聚發包給各公會進行攤位活動、各大電玩展發包給各廠商進行攤位活動。

網絡式團隊

規模很大的活動，並不一定需要龐大的團隊。很多專業的活動企劃公司會以小團隊為核心，再將所有的活動相關事物，如現場保全、美術設計、舞台設備等通通外包。好處是核心團隊人數少、彈性大、降低活動成本，溝通有效率。

壞處是外包的狀況不穩定，不同廠商的工作人員也較難互相配合。

舉例：某知名電玩公司舉辦比賽，所進行很多的外包工程項目，但主要負責人只有幾位。

接下來

「事」的企畫

規劃活動內容

活動的「事」可分為抽象與具體，抽象為活動所要傳達的概念，具體的則為活動為此舉行的特定事件，是活動的重點所在。

舉例：金馬獎是為了表揚電影藝術的成就，因此頒獎儀式的設計與穿插的節目表演都需要呼應活動主題。

活動內容包括哪些事？

活動內容是所有構想的具體呈現，在設想好心中概念與活動項目的前提下，活動企劃期便可開始著手安排大致的活動流程、預想適合的執行者屬性等，方便後續撰寫企劃書。

活動內容的組成

即便是目的單純、毫不複雜的活動，其活動內容仍可依目的區分若干活動細節所組成區塊。區塊間的銜接即是「活動流程」，而活動細節則是「活動節目」。由於活動方案可能在提案討論時異動，不宜推展過細，只要大致安排流程跟細節順序即可。

如何安排整體活動的順序與節奏？

活動對象不同，適合的活動類型不同，但活動的排列順序與營造節奏感卻有相同之處。總體來說活動流程設計不外乎「起、承、轉、合」大多數的活動類型，均可以此原則加以運用、變通。

起：簡單帶出活動背景，告知大眾活動的重要意涵，讓參與對象都明白活動意義。

承：承續活動簡介，以實際操作表現出活動意涵，運用設計連結抽象的活動概念。

轉：活動到此進入高潮，加強催化民眾情緒。

合：統合活動精華，重申活動意涵，帶出祝福以及對下次活動的期待，呈現完美收場。

活動執行者必須準確的掌握整個活動的節奏並確保順序不出意外，現場的應變也需要多元處理。

藍調甘苦談：高一時期不太懂得掌握活動節奏，老是被學長學姊主任老師們唸，長期累積經驗下來，藍調在舞台上當主持人依照幕後的監督對於活動上的掌握來導向整個活動的流程，也學會了如何在舞台上隨機應變做出危機處理。這方面是所謂的經驗上的增長，若是新手期，建議多看看有經驗的人怎麼做，模仿學習，並多多開口學取經驗。

後來藍調轉任幕後，成為了最主要控制整個活動流程的舞監(後舞台監督)，慶幸自己在主持人時期已成功學習掌握流程，成了算是該時期PRO級的監督。

再來是

「時」的企畫

規畫活動時程可分成三個層次

1.舉辦時機是否恰當，當下整體大環境的社會氛圍是否有利於舉辦此項活動。

2.舉辦的時間及日期是否合適，須考量到該時段活動對象是否方便參加。

2.籌備時程的規畫是否完整。

一但定下確切時間就不宜更改，如何規畫活動進程，也是影響活動成敗的重要因素。

在活動企劃期，工作者應考量並妥善安排每個執行項目所需的時間，讓工作能在預訂時程內執行完畢。

有沒有規畫活動時程的技巧呢？

答案是有的。

活動新鮮人常困於經驗不足而無法準確規畫時間，不只耽誤活動執行，籌備狀況也七零八落。

以下提供3種小技巧讓新鮮人也能順利排定活動時程。

技巧1.詢問相關人員及合作廠商

如果沒有辦過類似活動的經驗，不太可能憑空預估出每個活動細節所需要的時間，但對於辦過類似活動的前輩或專精某個區塊的配合廠商來說，估計時間則是易如反掌。可請教前輩或逐一詢問廠商，已獲得準確的執行時間。

詢位前輩或查找以前的活動企劃書的好處：省時、省力、聽取整體建議。

詢位前輩或查找以前的活動企劃書的壞處：資料可能過時、容易忘記、打擾別人工作。

逐一詢問配合廠商與人員的好處：資訊新、較不易遺忘、增進對活動的認識。

逐一詢問配合廠商與人員的壞處：費時、建議較不全面、可能有遺漏。

技巧2.預留彈性時間

安排時程跟上般、上學一樣，如果都搶最後一分鐘出門，那就太過驚險，難保不會因為突如其來的意外而延誤。因此知道每項工作的所需時間後記得要預留一到三日的彈性時間，以備不時之需。

技巧3.從活動開始日倒推計算

對於活動工作者來說，「倒推法」是排定活動時程最重要的方法之一。由於活動籌辦有時耗時數月，面對很久後才驗收的執行目標，工作者很容易不小心就忽略眼前進度是否落後。「倒推法」是將執行目標拆成一個個小工作，從活動正式開始當天起算，倒推所有串連進行的執行細項，以確認目前的工作進度。

緊接著

「地」的企畫

活動地點可分為「位置」與「場地」。

「位置」是指活動場地位於何處。

舉例：台大體育館、南海展覽館、國家戲劇廳、國家音樂廳。

「場地」則是執行活動的場所。

舉例：台大體育館某某攤位、南海展覽館大廳入口攤位及演藝廳。

地的企畫最大地雷是活動會場勘查不確實，到場地佈置或活動當天才發現與原本設想有所誤差，影響成效。因此，活動場地的實景照片、平面配置圖將會是企畫階段規畫活動場地的主要依據。

「物」的企畫

規劃宣傳品與宣傳策略

「物」是指傳達活動的具體物品，為行銷宣傳的重點所在。

宣傳大致可分為媒體宣傳與實體文宣。前者包含在大眾媒體上刊載廣告、新聞或架設網站粉絲頁面；後者則是一般常見的海報、傳單、看板與旗幟等。成功的宣傳活動要能同時搭配宣傳品與適合的宣傳策略，引發群眾興趣。

而基本的宣傳時程分為前導期、宣傳期及延續期，三者目的不同，故著重重點也自不相同。

活動宣傳規劃的四階段

企劃製作期：

此時活動宣傳尚未正式開始，主要目的在規畫活動的宣傳策略、主視覺形象以及決定要採用哪些宣傳品項，並交付設計製作，是活動宣傳的根本所在。

↓

前導期：

只在活動日之前的訊息發布，目的在告知大眾即將辦此活動，宣傳活動特色，吸引民眾屆時前來參加。

↓

宣傳期：

指逼近活動開始日到舉辦期間內的宣傳，目的在加強宣傳活動的精神及特色，適度曝光活動爆點，增加話題。不論活動舉行時間是一天或是多日，在宣傳期內都須創造話題增加目標民眾的印象及關注。

↓

延續期：

指活動接近尾聲時或活動結束後的宣傳，目的在加深活動印像，提升該活動的完美形象，也直接增加主辦單位的信譽。

最後是

「預算」的企畫

從無到有的活動過程中，活動工作者會需要編列數次預算，過程由粗到細，由預算比重到每項花費都是逐步推進而非一蹴可幾。當擬訂初步方案時，需計算活動的大致預算範圍，活動企劃期會進入預算編列的第二階段，初步方案規畫的預算主項目，分配各活動環節預算，大略估計每個細項執行費用。

對於第一次估算費用的活動工作者，可依以下原則來編列預算。

1.寧可多估所需細項，避免少估

由於活動新鮮人編列預算的經驗不多，常會因對執行項目及價格不瞭解，造成預算編列過少，或忘記編列某一重要項目，使得可動用的預算低於實際花費，對活動執行造成嚴重困擾。因此，在初期寧可多估需要哪些細項，也不要少估。只要細心縝密的推演每個活動內容，需要花費哪些項目才能完成，每個活動新鮮人都能對編列預算上手。

2.多估約1.5至2成比例的預算

企劃階段的預算及執行項目都尚無最終定論。主辦單位往往會更改、增加或刪減某些創意內容，通常多估2成以內的預算能大致涵括增加出來的執行項目，不致於使總預算金額差距太大。可讓出資者能知道活動的預算範圍，當最後版本的預算書確定時，也能落在此預算範圍內，讓活動工作者順利取得預算。

3.對外訪價，貨比三家

在做項目估價時，要多詢問幾家的製作方式、製作材質、價格等細節，活動工作者越瞭解將越能準確編列預算。再者每家廠商的器材及做法有時略有不同，藉由訪價再深入瞭解，才能明白哪個廠商較符合需求，這正是貨比三家時活動新鮮人要多多學習的事項。

在此篇的尾聲

來小小提下

文宣品的設計規劃

大多數活動會一活動類型選擇不同宣傳策略，發送文宣品獲取目標群眾注意，或設計宣傳活動爭取官方曝光。文宣品基本上可用「主視覺設計重點」、「宣傳品種類及發放通路」、「製作規格與數量」三個項次，說明如何設計規劃宣傳品。

宣傳品的主視覺設計重點

想提高活動辨識度，予人整體、獨特的視覺印象，多辦得靠設計良好的活動主視覺，延伸到活動各層面。一般來說，主視覺設計會以LOGO做為具體呈現，其中選用的色系、形式、圖樣包含以活動概念為核心的豐富元素。除了提供宣傳品直接取用外，也是活動會場佈置的靈感來源。

舉例：奧運標誌，是全世界最為人們所熟習的活動主視覺設計之一。透過他的型狀排列，急便沒有顏色區分，也可一眼認出。

而各屆奧運主辦國會依照該地的風土人情、歷史文化，以奧運標誌為基礎重新設計該屆的LOGO。該年的宣傳品、活動場地、贊助商品也會大量出現這些視覺符號。

文宣品的種類與發放通路

由於文宣品需要自行找廠商合作，隨著宣傳手法與預算差異，宣傳品也會有所出入。通常一個活動不會只有單一種文宣，需視發放情境調整宣傳品的設計與種類。活動工作者應事前了解各種宣傳品的特色，才能選擇適合發放或佈置的地點，達到最大的宣傳效益。

文宣品的特色與適用時機
種類	特色	適用時機	發放通路或地點
傳單	價格較低，傳閱率高	大量印刷時	人潮聚集處
海報	版面較大可	刊登活動說明時	特定佈告欄、展所出入口
旗幟	視覺強烈較吸睛	須強力傳達活動形象	主要活動攤位及地點
紀念品	設計感精緻小巧	需增加活動記憶時	活動現場
酷卡	可玩3D視覺創意	須傳達商品記憶程度	人潮聚集處、活動現場、流動性高處
大型看板	接觸人潮最多，訊息強烈而單純	完整傳達活動形象	人潮聚集處、活動現場、流動性高處